Jak organizować i rozliczać pracę w kancelarii?
W branży kancelarii prawnych większość przychodu stanowią godziny rozliczone według stawek godzinowych dla klientów, a większość kosztów to czas pracy specjalistów.
Stąd efektywna organizacja pracy oraz rzetelne rozliczenia są fundamentem sukcesu kancelarii.
W wielu przypadkach zastosowanie rzetelnego pomiaru czasu pracy może zwiększyć przychód poprzez dokładniejsze fakturowanie wszystkich prac, w tym również drobnych dodatkowych zadań.
Z drugiej strony dobra organizacja pracy może zwiększyć dochód poprzez skuteczniejszą kontrolę kosztów.
We współpracy z naszymi klientami zwiększyliśmy w ten sposób dochód kancelarii prawnych nawet o 10 - 20%
Wyzwania związane z organizacją i rozliczaniem czasu pracy w kancelarii
Efektywna organizacja czasu pracy w kancelarii wymaga wiedzy o obciążeniu pracą, aby delegowanie zadań przebiegało sprawnie i nie powodowało opóźnień.
Ważne jest także monitorowanie wykonania zadań oraz wiedza o tym, ile trwają poszczególne prace, co umożliwia realne planowanie.
Częstym wyzwaniem jest również opór pracowników przed rejestracją czasu pracy. Szczególnie wcześniejsze doświadczenia ze źle zaprojektowanymi czy czasochłonnymi narzędziami negatywnie nastawiają specjalistów do rejestracji czasu pracy.
W obszarze rozliczeń również istnieje parę wyzwań dla kancelarii. Przede wszystkim potrzebny jest rzetelny pomiar, który zagwarantuje brak błędów i uwzględnienie każdej minuty czasu pracy, każdego zadania, każdego telefonu czy odpisywania na maila.
Stare manualne metody ewidencji czasu pracy, takie jak wpisywanie ręcznie czasu pracy z pamięci do arkusza Excel generują mnóstwo błędów, co więcej pracownicy często o nich zapominają. Dodatkowo rozliczenia na koniec miesiąca na podstawie takich arkuszy są bardzo czasochłonne i podatne na kolejne błędy.
Kolejnym wyzwaniem jest tworzenie rzetelnych analiz i raportów do podejmowania decyzji biznesowych popartych wiedzą.
Moi pracownicy zawsze mierzyli swój czas pracy na potrzeby jego rozliczania z Klientami. Nie wykorzystywaliśmy w tym celu żadnego wyspecjalizowanego narzędzia co sprawiało, że przygotowywanie zbiorczych zestawień czasu pracy dla poszczególnych Klientów zabierało bardzo dużo czasu, a jak pokazała perspektywa korzystania z WorkTime Expert, nie było także precyzyjne (zwykle nie doliczaliśmy klientom od 10 do 20% czasu faktycznie spędzonego na pracy dla nich).
Paweł Gała
Kancelaria Radców Prawnych Gała i Wspólnicy Sp.k.
Skuteczna organizacja i rozliczanie pracy w kancelarii
Podstawą skutecznej organizacji i rozliczania czasu pracy w kancelarii jest współcześnie wybór odpowiedniego narzędzia.
Z jednej strony potrzebna jest prosta i intuicyjna aplikacja do rejestracji czasu pracy, która nie będzie dodatkowo obciążać specjalistów.
Z drugiej strony to samo narzędzie powinno dostarczać na podstawie gromadzonych danych raporty i analizy oraz automatycznie rozliczać czas pracy.
Zgodnie z tymi potrzebami kancelarii zaprojektowaliśmy system WorkTime Expert.
Narzędzie jest intuicyjne i umożliwia rozpoczęcie oraz zakończenie rejestracji czasu pracy w wielu miejscach w programie. Dodatkowo dostępna jest aplikacja mobilna, aby z łatwością rejestrować czas pracy w sądzie, czy na spotkaniach.
Minimum kliknięć dla specjalistów w systemie WorkTime Expert przekłada się na maksimum efektu dla właścicieli kancelarii i wspólników.
Program oferuje rejestrowanie czasu pracy po stronie kosztu (czas, który mierzą pracownicy), czas zmierzony po stronie potencjalnego przychodu oraz czas rozliczany z klientem. Umożliwiamy pełne mierzenie czasu pracy w kancelarii (również prac wewnętrznych) i oznaczanie, które godziny będą rozliczanie z klientem, a które nie.
Rozliczenia są dokonywane automatycznie na podstawie gromadzonych danych i konfiguracji systemu. Ułatwiamy kancelariom transparentne rozliczenia z klientami, aby budować relacje i zaufanie.
Co więcej, system dostarcza szereg raportów i analiz obejmujących utylizację, realizację, czas zmierzony i rozliczany, koszty i przychody.
W ten sposób z gromadzonych danych wyciągamy dodatkową wiedzę, jako podstawę do zarządzania kancelarią.
Zyskaj kontrolę nad czasem pracy i zwiększ efektywność kancelarii prawnej z systemem WorkTime Expert!
Podsumowanie
Skuteczna organizacja czasu pracy i rozliczeń w kancelarii prawnej pozwala osiągnąć dochody większe nawet o 20-30% bez pozyskiwania nowych klientów.
Wszystko dzięki rzetelnej rejestracji czasu pracy, dobrej organizacji zadań oraz kontroli kosztów.
Wyzwania związane z realizacją powyższych celów rozwiązuje współczesna technologia.
System taki jak WorkTime Expert oferuje szereg funkcjonalności ułatwiających planowanie i rejestrację czas pracy, a także automatyczne rozliczenia, raporty i analizy.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.