SaaS dla prawnika – 6 faktów, które powinna znać każda kancelaria prawna

Coraz więcej narzędzi usprawniających pracę kancelarii jest dostępnych w modelu biznesowym SaaS czyli Software as a service. Model ten polega na dystrybucji oprogramowania znajdującego się na serwerach producenta, które jest udostępniane użytkownikom przez Internet.

Programy udostępniane w ten sposób mogą mieć różny charakter – mogą to być aplikacje do mierzenia czasu (takie jak WorkTime), programy do zarządzania zadaniami czy CRM dla mikroprzedsiębiorstw, a także wiele innych często specjalistycznych programów. Poniżej przedstawiamy 6 faktów o SaaS, które powinieneś znać:

Bezpieczeństwo danych

Wokół tematu bezpieczeństwa danych w modelu SaaS narosło wiele mitów. Owszem, decydując się na korzystanie z rozwiązań w takim modelu godzimy się na to, że nasze dane są przechowywane na zewnętrznym serwerze, ale… bardzo często jest to bezpieczniejsze rozwiązanie niż posiadanie własnego serwera. Zwróć uwagę na to, że producenci oprogramowania, którzy są odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa danych, bardzo często korzystają z nowoczesnych centrum danych, które spełniają restrykcyjne standardy bezpieczeństwa. Odtworzenie takich standardów w niewielkiej firmie wiązałoby się z ogromnymi kosztami lub wręcz byłoby niemożliwe. Część producentów programów oferuje również szyfrowanie danych. W WorkTime wszystkie dane przechowywane na komputerach i urządzeniach mobilnych użytkowników oraz na serwerach są szyfrowane poprzez silne algorytmy szyfrujące. Dzięki temu, kancelarie prawne nie muszą się martwić, że dane nie są odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.

Oszczędność dla firmy

To jeden z najlepszych powodów by zdecydować się na wykupienie usługi w modelu SaaS. Załóżmy, że jest Ci potrzebny elektroniczny program do mierzenia czasu pracy – zdecydowanie łatwiej wykupić dostęp do takiej aplikacji w modelu abonamentowym, niż ponosić ogromne koszty zaprojektowania i wdrożenia dedykowanego programu do ewidencji czasu pracy dla Twojej firmy. Decydując się na rozwiązanie w modelu SaaS nie musisz inwestować dużej sumy pieniędzy w zakup własnego oprogramowania, nie musisz też ponosić kosztów wdrażania i utrzymania całej infrastruktury związanej z oprogramowaniem nad którą musieliby czuwać specjaliści IT. Zastanawiając się nad rozwiązaniem technologicznym w tradycyjnym modelu biznesowym i modelu SaaS, warto wziąć pod uwagę sytuację, w której Twoja firma czekając na zwrot z inwestycji będzie musiała zmierzyć się z aktualizacją zakupionego oprogramowania czy modernizacją infrastruktury co nieuchronnie wiąże się z kolejnymi kosztami. Zdarza się też, że tradycyjne oprogramowanie wymaga zakupu dodatkowych programów operacyjnych, baz danych, aktualizacji oprogramowania, zmiany komputerów na inne. Rodzi to kolejne koszty, których nie ponosisz decydując się na oprogramowanie w modelu SaaS. W tym przypadku nie ponosisz też żadnych kosztów w razie jakiejkolwiek awarii. Cała odpowiedzialność spoczywa po stronie producenta.

Gotowość, szybkość wdrożenia

Decydując się np. na system zarządzania kancelarią dostępny w modelu SaaS masz także pewność, że program zostanie szybko wdrożony - nie wymaga dodatkowych nakładów, jest dostępny „od ręki”. Dodatkowo w Internecie znajduje się mnóstwo materiałów instruktażowych, które pozwalają na swobodne korzystanie z danej aplikacji i poznawanie narzędzia we własnym zakresie, jeśli zajdzie taka potrzeba. My również przygotowaliśmy cały zestaw wskazówek dotyczący tego jak pracować w WorkTime. Możesz sprawdzić je tutaj

Wolny wybór

SaaS to duża elastyczność - korzystając z usług w tym modelu, nie musisz wiązać się umową z producentem na długie czy lata. Zazwyczaj możesz zapłacić za 12-miesięczną subskrypcję z góry lub płacić miesięczny abonament za usługę. W chwili gdy przestajesz regulować zobowiązanie tracisz dostęp do programu, bez dodatkowych nieprzyjemności. Ponadto większość z producentów aplikacji umożliwia użytkownikom skorzystanie z próbnej wersji (tzw. trial) programu, a więc daje darmowy dostęp do aplikacji na określony czas, po to by klient mógł przetestować program i sprawdzić czy faktycznie będzie on odpowiadał jego potrzebom. W WorkTime każdy zarejestrowany użytkownik otrzymuje bezpłatny dostęp do pełnej wersji programu aż na 14 dni.

Mobilność

Korzystając z rozwiązań w modelu SaaS możesz używać aplikacji wszędzie - na dowolnym urządzeniu niezależnie od tego czy jesteś w biurze czy poza nim. Jest to funkcja szczególnie przydatna w przypadku programu do rozliczania godzin pracy. Dzięki temu Ty i Twoi pracownicy możecie spokojnie rejestrować czas pracy wykonywanej również poza biurem. Zwróć uwagę, że większość programów opartych o model SaaS działa jedynie online. Niestety niesie to za sobą spore zagrożenie, bo w przypadku słabego zasięgu lub braku sieci nie można skorzystać z oprogramowania. Inaczej jest w przypadku WorkTime – nasz program do mierzenia czasu pracy działa również offline, co jest jego niezaprzeczalną zaletą.

Aktualność

Niezaprzeczalną zaletą oprogramowania w ramach SaaS jest jego aktualność. Ty jako użytkownik nie musisz się martwić o to, że program, z którego korzystasz jest już przestarzały, bądź wymaga wprowadzenia usprawnień. Aplikacje w modelu SaaS są nieustannie rozwijane i aktualizowane, a Ciebie nie kosztuje to ani złotówki.

Jak widać nowe technologie nieuchronnie pojawiają się w każdej branży. I wcale nie trzeba się ich bać – wręcz przeciwnie – testować, sprawdzać i wykorzystywać to co przynosi największe korzyści. Jak myślisz czy ten model korzystania z oprogramowania jest dla Ciebie? Sprawdź to – zarejestruj się i przetestuj WorkTime przez 14 dni za darmo: