Jak rozliczać czas pracy w biurze rachunkowym?

Przy stawkach godzinowych właściwe rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy w biurze rachunkowym są podstawą budowania zaufania z klientami.

W przypadku innych modeli płatności rzetelne rozliczanie czasu pracowników stanowi dla firmy źródło wiedzy. Jest podstawą do analizy rentowności klientów, wprowadzania optymalizacji i usprawnień oraz zarządzania czasem pracy.

Współczesne rozwiązania technologiczne znacząco ułatwiają zapanowanie nad chaosem w mierzeniu i rozliczaniu czasu pracy.

Aktualny poziom konkurencyjności sprawia, że stają się wręcz konieczne do utrzymania odpowiednio wysokiego poziomu obsługi.

Wyzwania związane z rozliczaniem czasu pracy w praktyce

Zazwyczaj stosowanym w biurach rachunkowych modelem rozliczeń z klientami jest stałe wynagrodzenie miesięczne, zależne od liczby dokumentów, transakcji, wysłanych deklaracji lub liczby pracowników.

Taki model wymaga monitorowania dla każdego klienta z osobna, czy limity w danym okresie nie zostały przekroczone.

Z kolei często stosowaną formą rozliczania prac dodatkowych są stawki godzinowe. W tym przypadku rzetelny pomiar jest największym wyzwaniem.

Wszelkie rozwiązania, w których pracownicy wpisują czas pracy ręcznie, często nie na bieżąco tylko z pamięci, są jedynie szacunkowe, przez co mogą prowadzić do niskiej rentowności.

Innym częstym problemem związanym ze wszystkimi modelami rozliczeń jest duża czasochłonność i podatność na błędy. Dużo zależy od organizacji tego procesu. Jeśli rozliczenia są wykonywane ręcznie, na podstawie danych z Excela albo, co gorsza, danych z wielu różnych źródeł, to zebranie i przetworzenie ich wszystkich zajmuje mnóstwo czas, a błędy są wręcz nieuniknione.

Dodatkowym tematem jest rozliczanie pracy zdalnej, które wymaga dobrej organizacji pracy i odpowiednich narzędzi.

Rozwiązania w obszarze rozliczania czasu pracy

Wszystkim powyższe problemy można rozwiązać z zastosowaniem nowoczesnej technologii. Program do rozliczania czasu pracy minimalizuje czas potrzebny na kalkulacje oraz wyeliminuje wiele błędów.

To również świetne rozwiązanie w zakresie rozliczania czasu pracy pracowników, szczególnie w przypadku pracy zdalnej.

Co więcej, wiedza uzyskana poprzez mierzenie czasu pracy jest niezwykle istotna w codziennym zarządzaniu pracą i rentownością.

System WorkTime Expert wspiera ewidencję tak, żeby nie tracić ani jednej minuty czasu pracy - całość trafi do rozliczenia. Czas poświęcony na telefony czy maile nie pozostanie pominięty.

Wszystkie modele rozliczeń dopasowane do specyfiki biur rachunkowych są dostępne do użytku w programie.

Co więcej, na podstawie zbieranych danych rozliczenie dla każdego klienta lub pracownika może być generowane automatycznie, co oznacza ogromną oszczędność czasu oraz eliminację błędów.

Podsumowanie

Głównymi problemami związanymi z rozliczeniami w biurach rachunkowych jest ich czasochłonność, podatność na błędy oraz straty na nierejestrowanych czynnościach.

Ich rozwiązanie prowadzi do zwiększenia rentowności oraz lepszej organizacji pracy całego biura.

Bezcenne wsparcie dla biur rachunkowych w zakresie rozliczeń proponuje nowoczesna technologia, taka jak system WorkTime Expert.

Program do rozliczeń umożliwia m.in. automatyzację tego procesu, eliminuje błędy oraz wspiera rzetelne zbieranie danych o wszystkich wykonywanych czynnościach dla każdego z klientów.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?

  • Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
  • Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
  • Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
  • Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
  • Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.

Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?

WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.

Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?

Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.

Na jak długo zawierana jest umowa?

Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.

Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?

Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.

Nie znalazłeś odpowiedzi na pytania?

Wyślij pytanie lub zadzwoń: +48 799 373 358

Zapoznałem(-łam) się z informacją o przetwarzaniu danych - więcej

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Empresoft Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie w celu udzielenia, drogą mailową, telefoniczną lub listownie, odpowiedzi na złożone zapytanie.
Wiem, że:

  • mam prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę,
  • wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w Regulaminie i Polityce Prywatności.