Jak rozliczać czas pracy w biurze rachunkowym?
Przy stawkach godzinowych właściwe rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy w biurze rachunkowym są podstawą budowania zaufania z klientami.
W przypadku innych modeli płatności rzetelne rozliczanie czasu pracowników stanowi dla firmy źródło wiedzy. Jest podstawą do analizy rentowności klientów, wprowadzania optymalizacji i usprawnień oraz zarządzania czasem pracy.
Współczesne rozwiązania technologiczne znacząco ułatwiają zapanowanie nad chaosem w mierzeniu i rozliczaniu czasu pracy.
Aktualny poziom konkurencyjności sprawia, że stają się wręcz konieczne do utrzymania odpowiednio wysokiego poziomu obsługi.
Wyzwania związane z rozliczaniem czasu pracy w praktyce
Zazwyczaj stosowanym w biurach rachunkowych modelem rozliczeń z klientami jest stałe wynagrodzenie miesięczne, zależne od liczby dokumentów, transakcji, wysłanych deklaracji lub liczby pracowników.
Taki model wymaga monitorowania dla każdego klienta z osobna, czy limity w danym okresie nie zostały przekroczone.
Z kolei często stosowaną formą rozliczania prac dodatkowych są stawki godzinowe. W tym przypadku rzetelny pomiar jest największym wyzwaniem.
Wszelkie rozwiązania, w których pracownicy wpisują czas pracy ręcznie, często nie na bieżąco tylko z pamięci, są jedynie szacunkowe, przez co mogą prowadzić do niskiej rentowności.
Innym częstym problemem związanym ze wszystkimi modelami rozliczeń jest duża czasochłonność i podatność na błędy. Dużo zależy od organizacji tego procesu. Jeśli rozliczenia są wykonywane ręcznie, na podstawie danych z Excela albo, co gorsza, danych z wielu różnych źródeł, to zebranie i przetworzenie ich wszystkich zajmuje mnóstwo czas, a błędy są wręcz nieuniknione.
Dodatkowym tematem jest rozliczanie pracy zdalnej, które wymaga dobrej organizacji pracy i odpowiednich narzędzi.
Pracownik spędza czas na księgowaniu, ale poza księgowaniem robi jeszcze inne rzeczy, za które klient nie płaci, np. wykonuje przelewy, wystawia faktury, odbiera telefony albo odpisuje na maile. Czasem klient przedstawia na tyle trudny problem, że potrzebne są wewnętrzne konsultacje, a pracownicy poświęcają na to wszystko czas i to generuje koszty. Jak nie masz tego czasu zarejestrowanego to ciężko jest oszacować jego wartość. Jest też tak, że klienci zlecają coś dodatkowego, a potem o tym nie pamiętają. Sama faktura za dodatkowe prace, bez załącznika, bez wyszczególnionych prac powoduje niepotrzebne dyskusje. Szczególnie, gdy zlecenie było przekazane przez telefon i nie jest potwierdzone w mailach.
Stanisław Zasada
Co-founder, COO
WorkTime Expert
Rozwiązania w obszarze rozliczania czasu pracy
Wszystkim powyższe problemy można rozwiązać z zastosowaniem nowoczesnej technologii. Program do rozliczania czasu pracy minimalizuje czas potrzebny na kalkulacje oraz wyeliminuje wiele błędów.
To również świetne rozwiązanie w zakresie rozliczania czasu pracy pracowników, szczególnie w przypadku pracy zdalnej.
Co więcej, wiedza uzyskana poprzez mierzenie czasu pracy jest niezwykle istotna w codziennym zarządzaniu pracą i rentownością.
System WorkTime Expert wspiera ewidencję tak, żeby nie tracić ani jednej minuty czasu pracy - całość trafi do rozliczenia. Czas poświęcony na telefony czy maile nie pozostanie pominięty.
Wszystkie modele rozliczeń dopasowane do specyfiki biur rachunkowych są dostępne do użytku w programie.
Co więcej, na podstawie zbieranych danych rozliczenie dla każdego klienta lub pracownika może być generowane automatycznie, co oznacza ogromną oszczędność czasu oraz eliminację błędów.
Sprawdź, co potrafi WorkTime Expert: automatyczne rozliczenia i wiele więcej!
Podsumowanie
Głównymi problemami związanymi z rozliczeniami w biurach rachunkowych jest ich czasochłonność, podatność na błędy oraz straty na nierejestrowanych czynnościach.
Ich rozwiązanie prowadzi do zwiększenia rentowności oraz lepszej organizacji pracy całego biura.
Bezcenne wsparcie dla biur rachunkowych w zakresie rozliczeń proponuje nowoczesna technologia, taka jak system WorkTime Expert.
Program do rozliczeń umożliwia m.in. automatyzację tego procesu, eliminuje błędy oraz wspiera rzetelne zbieranie danych o wszystkich wykonywanych czynnościach dla każdego z klientów.
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.