Jak zwiększyć efektywność biura rachunkowego?
Efektywna organizacja czasu pracy to podstawa sprawnego działania większości przedsiębiorstw. Biura rachunkowe nie są tu wyjątkiem. Dobrze zorganizowany w czasie zespół jest w stanie obsłużyć więcej klientów, popełniać mniej błędów i generować większe zyski. A z kolei problemy związane z organizacją czasu pracy w biurze rachunkowym mogą znacząco wpłynąć na jego produktywność oraz na satysfakcję klientów.
Jakie trudności stoją na drodze do efektywności w organizacji czasu w biurze rachunkowym?
Jak łatwo zadbać o dobrą organizację czasu?
Odpowiedzi na te pytania zawarliśmy w artykule.
Nieefektywna organizacja pracy biura rachunkowego – problem, który ma wiele twarzy
Głównym problemem, z którym mierzy się wiele biur rachunkowych narzekających na trudności z organizacją czasu pracy, jest fakt, że zapanowanie nad właściwą organizacją i rzetelnym rozliczaniem czasu pracy księgowych jest po prostu uciążliwe i czasochłonne — zarówno dla menedżerów, jak i pracowników.
Pracownicy biur rachunkowych na co dzień mają do czynienia z mnóstwem zadań o różnym stopniu czasochłonności i priorytetu: od bieżącego księgowania pojedynczych dokumentów rozliczeniowych, przez prowadzenie całej obsługi kadrowo-płacowej klientów, po zajmowanie się rozliczeniami podatkowymi. Ale tuż obok tych ważnych zadań księgowych często nakładane są na nich obowiązki związane z ewidencjonowaniem czasu ich pracy.
Na dodatek, wiele firm wciąż polega na tradycyjnych metodach ewidencjonowania czasu pracy. Takich jak ręczne wprowadzanie danych o przepracowanych godzinach do tabel w Excelu. A takie podejście jest nie tylko czasochłonne, ale i uciążliwe oraz podatne na błędy. Może też sprawić, że pracownicy – zniechęceni koniecznością poświęcenia wielu cennych minut i godzin na wprowadzanie danych do arkusza z ewidencją – będą odkładać ten przykry obowiązek lub o nim zapominać. Naturalną konsekwencją takich sytuacji będą nieścisłości w rozliczeniach, błędne naliczanie wynagrodzeń pracowników biura i fakturowanie klientów za usługi księgowe świadczone przez biuro.
Pracownik spędza czas na księgowaniu, ale poza księgowaniem robi jeszcze inne rzeczy, za które klient nie płaci, np. wykonuje przelewy, wystawia faktury, odbiera telefony albo odpisuje na maile. Czasem klient przedstawia na tyle trudny problem, że potrzebne są wewnętrzne konsultacje, a pracownicy poświęcają na to wszystko czas i to generuje koszty. Jak nie masz tego czasu zarejestrowanego to ciężko jest oszacować jego wartość. Jest też tak, że klienci zlecają coś dodatkowego, a potem o tym nie pamiętają. Sama faktura za dodatkowe prace, bez załącznika, bez wyszczególnionych prac powoduje niepotrzebne dyskusje. Szczególnie, gdy zlecenie było przekazane przez telefon i nie jest potwierdzone w mailach.
Stanisław Zasada
Co-founder, COO
WorkTime Expert
Nietrudno więc sobie wyobrazić, że nieprawidłowe ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy doprowadzi w końcu do niezadowolenia klientów i strat finansowych w biurze rachunkowym. A brak kontroli nad tym, kto i ile czasu poświęca na poszczególne zadania, może prowadzić do niepotrzebnych przestojów i niewykorzystanego potencjału pracowników.
Jak więc zapobiec każdemu z tych czarnych scenariuszy?
Jak efektywniej organizować czas pracy w biurze rachunkowym – sprawdzone sposoby
W codziennej praktyce firmy wykorzystują wiele skutecznych sposobów na usprawnienie organizacji czasu pracy. Wiele z nich dobrze sprawdzi się także w biurze rachunkowym. Na początek warto zająć się określeniem priorytetów dla poszczególnych zadań i skupić się na tych najważniejszych. A następnie rozdzielić zadania między pracowników.
Pamiętajmy, że nie wszystkie zadania muszą być wykonywane przez księgowych. Część mniej kluczowych kwestii warto delegować mniej doświadczonym pracownikom lub zlecić zewnętrznym wykonawcom.
Co więcej, warto skupić się na efektywnym planowaniu pracy. Pomoże tu stworzenie planu pracy na dany dzień lub tydzień, aby każdy pracownik wiedział, co ma robić.
Aż wreszcie, absolutnie kluczowym sposobem na maksymalnie efektywną organizację czasu pracy jest regularne i precyzyjne zliczanie, monitorowanie i analizowanie czasu pracy.
Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, wiele biur ma w tej kwestii ogromne problemy wynikające z tego, że pracownicy nie zliczają czasu regularnie i precyzyjnie.
Na szczęście istnieją nowoczesne i proste w obsłudze narzędzia, które pomagają łatwo rozwiązać te problemy oraz z sukcesem wspierają efektywną organizację czasu pracy w biurze rachunkowym. Jednym z nich jest aplikacja WorkTime Expert, która została zaprojektowana z myślą o unikalnych potrzebach branży księgowej. Co warto o niej wiedzieć?
Mierzenie, rejestrowanie, ewidencjonowanie czasu pracy to jest jedna z ostatnich rzeczy, które chcą wykonywać profesjonaliści. Dlaczego? Dlatego, że to jest po prostu żmudne. Szczególnie wtedy, kiedy masz stary program i on się zacina, albo kiedy nawet masz nowy program, ale on jest niewygodny w użyciu. Dlatego zrobiliśmy WorkTime Expert tak, żeby było minimum kliknięć i maksimum efektu.
Stanisław Zasada
Co-founder, COO
WorkTime Expert
WorkTime Expert, czyli aplikacja wspierająca dobrą organizację czasu pracy w biurze rachunkowym
WorkTime Expert to prosta i intuicyjna w obsłudze aplikacja, która pozwala na:
-
Pomiar czasu pracy na bieżąco: pracownicy mogą łatwo rejestrować czas rozpoczęcia i zakończenia pracy nad każdym zadaniem. Dzięki temu rozwiązaniu nie umknie ani jedna minuta czasu pracy.
-
Rejestrację czasu pracy w wybranym momencie dnia: WorkTime Expert to nie tylko narzędzie uruchamiane w przeglądarce, ale także aplikacja mobilna, z pomocą której można łatwo zliczyć czas zarówno w biurze, jak i poza nim. O dowolnej porze. Aplikacja umożliwia również ręczne dodanie czasu pracy do ewidencji, jeśli pracownik zapomniał o jego uruchomieniu.
-
Rozliczanie czasu pracy zarówno po stronie kosztu, jak i przychodu: aplikacja pozwala na przypisanie czasu pracy do konkretnych projektów i klientów, co ułatwia rozliczenia i analizę kosztów.
-
Generowanie raportów: aplikacja oferuje szeroką gamę raportów, które umożliwiają nie tylko precyzyjne rozliczanie przepracowanych godzin z klientami, ale również dokładną analizę czasu pracy i efektywności pracowników, identyfikację potencjalnych problemów i optymalizację pracy zespołu. Każdy raport godzinowy można dopasować do potrzeb biura i wymagań konkretnego klienta.
Aplikacja WorkTime Expert to doskonałe rozwiązanie dla biur rachunkowych, które chcą zadbać o efektywną organizację czasu pracy swojego zespołu, pragną łatwo eliminować przestoje i nierozliczone godziny, a także zminimalizować błędy oraz oszczędzić czas i pieniądze.
Dobra organizacja czasu pracy, którą osiągniesz dzięki aplikacji WorkTime Expert, przełoży się na większą efektywność całego biura rachunkowego.
Pracownicy będą w stanie lepiej zarządzać swoim czasem, co pozwoli im skupić się na najważniejszych zadaniach. A to z kolei z dużym prawdopodobieństwem przełoży się na większą satysfakcję klientów.
Brzmi dobrze? Sprawdź działanie WorkTime Expert w Twoim biurze rachunkowym!
Sprawdź, co potrafi WorkTime Expert: zwiększ efektywność i rentowność biura rachunkowego
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.