Jak skutecznie organizować i rozliczać pracę w biurze rachunkowym?

Większość właścicieli biur rachunkowych zapytanych o to, od czego zależy sprawne działanie ich firm, z całą pewnością odpowie: od dobrego zarządzania zasobami oraz czasem pracy. I ma rację — to właśnie te dwa elementy w dużej mierze wpływają na produktywność pracowników i wysoką jakość usług księgowych.

Jednak w czasach postępującej cyfryzacji niemal każdej gałęzi biznesu, do umiejętnego zarządzania zasobami biura rachunkowego nie wystarczy dziś jedynie prosty arkusz kalkulacyjny i szacowanie „na oko” czasu spędzonego przez pracowników na pracy dla klientów. W obliczu dynamicznych zmian rynkowych rentowność i efektywność pracy biura rachunkowego wykracza poza ramy tradycyjnego zarządzania zadaniami i dokumentacją. Niestety: brak odpowiednio dobranych narzędzi i systemów do zarządzania czasem pracy, nieefektywne metody organizacji i częste błędy w rozliczeniach — to tylko niektóre z problemów, z którymi mierzą się dziś właściciele biur rachunkowych. Przyjrzyjmy się im bliżej i sprawdźmy, jak w prosty sposób odpowiedzieć na te problemy i wyzwania.

Najczęstsze problemy z organizacją pracy w biurze rachunkowym

Pracownicy biur rachunkowych znajdują się na pierwszej linii frontu zarządzania finansami i zobowiązaniami podatkowymi swoich klientów. Oto najczęstsze problemy, które stoją na ich drodze do tego, by ich praca była dobrze zorganizowana i efektywna, a jej wyniki — prawidłowo rozliczone z klientami:

Chaos organizacyjny wynikający m.in. z braku efektywnych narzędzi zarządzania

Jednym z głównych wyzwań, z którymi borykają się biura rachunkowe, jest zapanowanie nad chaosem organizacyjnym wynikającym z braku dobrych narzędzi zarządzania pracą. Manualne prowadzenie ewidencji i brak scentralizowanego systemu do zarządzania zadaniami i dokumentacją, a także nieefektywne metody komunikacji wewnętrznej mogą prowadzić do pomyłek i opóźnień w realizacji zadań, a w efekcie — do niezadowolenia klientów.

Trudności z umiejętnym zarządzaniem czasem pracy

Zarządzanie czasem pracy w dynamicznym środowisku biura rachunkowego czasem może okazać się nie lada wyzwaniem. W sytuacji, w której pracownicy nie potrafią skutecznie zarządzać swoim czasem, a kadra zarządzająca nie ma kontroli nad tym, ile czasu tak naprawdę każdy z zatrudnionych spędza nad określonymi zadaniami, niektórzy pracownicy mogą być przeciążeni obowiązkami, a inni – czują się pomijani. A stąd już krótka droga do spadku efektywności i jakości wykonywanej pracy.

Brak możliwości precyzyjnego śledzenia czasu pracy spędzonego nad konkretnymi zadaniami utrudnia osobom zarządzającym biurem rachunkowym transparentne i sprawiedliwe monitorowanie i rozliczanie pracy zatrudnionych.

Uciążliwe i pracochłonne metody organizacji i rozliczania czasu pracy

Tradycyjne metody organizacji i rozliczania czasu, takie jak ręczne wpisywanie godzin pracy do arkuszy kalkulacyjnych czy kalendarzy, są narażone na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości pomiędzy czasem, który pracownik wpisał do ewidencji, a tym, który rzeczywiście spędził na wykonywaniu zadania.

Stosowanie ręcznego ewidencjonowania jest również nieefektywne i czasochłonne. Pochłania cenny czas, który mógłby być wykorzystany na bardziej produktywne działania. Może także prowadzić do nieporozumień oraz do wystąpienia błędów w rozliczeniach.

Błędy w rozliczaniu pracy

I to właśnie błędy w rozliczaniu pracy to jeden z najpoważniejszych problemów, z którymi powinny skutecznie walczyć biura rachunkowe. Dlaczego? Ponieważ nieprecyzyjne śledzenie czasu pracy i brak przejrzystości w rozliczeniach oraz wynikające z tego błędy mogą skutkować niezadowoleniem klientów i utratą zaufania do biura. Niewiele biur rachunkowych może sobie pozwolić na takie ryzyko.

Jak rozwiązać problemy z organizacją pracy biura rachunkowego?

Zarządzanie czasem i organizacja pracy w biurze rachunkowym to nie tylko kwestia wdrożenia odpowiednich procesów, ale przede wszystkim troski o to, by każdy członek zespołu miał właściwą wiedzę, kompetencje oraz narzędzia, z pomocą których może wspierać prawidłowe funkcjonowanie firmy. Czego potrzeba, by to osiągnąć?

1. Planowanie i delegowanie zadań

Dzięki efektywnemu planowaniu i delegowaniu zadań w biurze rachunkowym pracownicy są w stanie lepiej zarządzać własnym czasem oraz uniknąć nadmiernego stresu związanego z nagromadzeniem obowiązków. Pomóc w tym mogą przede wszystkim właściwe systemy zarządzania zadaniami oraz regularne spotkania zespołu, podczas których omawiane są priorytety i postępy.

2. Szkolenia i rozwój kompetencji

Inwestycja w rozwój kompetencji pracowników to doskonała inwestycja w efektywność firmy. Regularne szkolenia — między innymi te uczące obsługi narzędzi do zarządzania swoją pracą i mierzenia czasu pracy — nie tylko podnoszą kwalifikacje zespołu, ale także motywują do osiągania celów i pomagają w budowaniu poczucia wartości jego członków.

3. Otwarta komunikacja

Otwarta komunikacja jest podstawą do stworzenia efektywnego środowiska pracy. Rozmowy o postępach, wyzwaniach oraz potrzebach pracowników pozwalają szybko zareagować na ewentualne problemy i przyczyniają się do budowania wzajemnego zaufania.

4. Wdrożenie narzędzi wspierających organizację

Rozwój nowych technologii umożliwił powstanie narzędzi, dzięki którym organizacja pracy w biurze rachunkowym stała się dziś znacznie łatwiejsza niż jeszcze kilka lat temu. Warto z nich korzystać. I nie mamy tu na myśli wyłącznie programów do zarządzania projektami czy systemów księgowych i CRM, ale także aplikacje do mierzenia, rozliczania i analizowania czasu pracy. Ponieważ precyzyjne mierzenie i analizowanie czasu pracy jest jedną z najlepszych metod pomagających w doskonaleniu zarządzania biurem rachunkowym. Aplikacją, która jest nieocenionym wsparciem w tym obszarze, jest WorkTime Expert.

Dlaczego warto wdrożyć aplikację WorkTime Expert w biurze rachunkowym

Co sprawia, że WorkTime Expert – aplikacja do rejestrowania, rozliczania, raportowania i analizowania czasu pracy – skutecznie wspiera organizację pracy w biurze rachunkowym? Poniżej zebraliśmy kilka najważniejszych argumentów dla właścicieli biur rachunkowych, które warto wziąć pod uwagę, rozważając wdrożenie tego narzędzia:

Prosta i intuicyjna obsługa

Dopracowane formularze, wiele dostępnych metod rejestrowania czasu oraz przejrzysty interfejs sprawiają, że korzystanie z narzędzia jest po prostu łatwe. A z kolei łatwość, szybkość i wygoda obsługi przekładają się na regularne korzystanie z narzędzia. Bieżące i precyzyjne mierzenie każdej pracy powoduje, że czas nie przecieka przez palce, a cenne godziny pracy nie umykają.

Mierzenie czasu pracy na bieżąco

Dzięki WorkTime Expert mierzenie czasu pracy może odbywać się na bieżąco i o każdej porze – zarówno podczas pracy przy komputerze w firmie, jak i poza biurem, z pomocą aplikacji mobilnej. Możliwość rejestracji czasu pracy w dowolnym momencie dnia zwiększa elastyczność pracy i ułatwia zaadaptowanie narzędzia do ich różnorodnych potrzeb pracowników.

Precyzyjne rozliczanie czasu pracy

WorkTime Expert pozwala na precyzyjne rozliczanie czasu pracy zarówno po stronie kosztu, jak i przychodu. Dzięki temu kadra zarządzająca może dokładnie śledzić efektywność i rentowność pracy oraz wprowadzać na tej podstawie odpowiednie optymalizacje.

Raporty, które można dopasować do relacji z klientami

Jedną z najważniejszych funkcji aplikacji jest generowanie raportów dla klientów. Narzędzie umożliwia dowolne dopasowywanie wyglądu raportów do indywidualnych relacji z klientem. I prezentowanie danych o przepracowanych godzinach w sposób, który najbardziej odpowiada relacjom między zlecającymi a biurem rachunkowym.

Kompleksowe wspomaganie organizacji pracy w firmie

WorkTime Expert to znacznie więcej niż program do mierzenia i rozliczania czasu pracy. To przede wszystkim aplikacja, która umożliwia pełną organizację pracy w firmie. W aplikację wbudowane są narzędzia do organizacji i planowania pracy, takie jak m.in. moduł planowania i przydzielania zadań poszczególnym pracownikom czy kalendarz. Narzędzia te są zintegrowane z funkcją mierzenia czasu pracy, dzięki czemu wszystko, co potrzebne do efektywnego zarządzania pracą, znajduje się w jednym miejscu.

Prowadzisz biuro rachunkowe? Przetestuj WorkTime Expert

Zyskaj kontrolę nad czasem pracy i zwiększ efektywność działania Twojego biura rachunkowego. Z pomocą WorkTime Expert nie tylko łatwiej i efektywniej zaplanujesz i zorganizujesz pracę zespołu, ale także zaczniesz precyzyjnie rozliczać z klientami przepracowane godziny i unikniesz strat na nierejestrowanych pracach dodatkowych. Sprawdź, jakie to proste!

Już teraz skontaktuj się z naszym ekspertem i wypróbuj aplikację.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?

  • Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
  • Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
  • Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
  • Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
  • Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.

Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?

WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.

Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?

Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.

Na jak długo zawierana jest umowa?

Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.

Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?

Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.

Nie znalazłeś odpowiedzi na pytania?

Wyślij pytanie lub zadzwoń: +48 799 373 358

Zapoznałem(-łam) się z informacją o przetwarzaniu danych - więcej

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Empresoft Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie w celu udzielenia, drogą mailową, telefoniczną lub listownie, odpowiedzi na złożone zapytanie.
Wiem, że:

  • mam prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę,
  • wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w Regulaminie i Polityce Prywatności.