Porównanie metod mierzenia czasu pracy przy komputerze: którą wybrać?

W sektorze usług profesjonalnych, gdzie współcześnie większość pracy jest wykonywana przy komputerze, mierzenie czasu poświęcanego na poszczególne zadania i klientów jest bezcennym źródłem wiedzy dla firmy.

Nie chodzi wyłącznie o mierzenie czasu pracy zdalnej, chociaż to również istotny obszar.

Rzetelne monitorowanie czasu pracy pracowników umożliwia zebranie realnych danych o wydajności poszczególnych zadań i procesów, a także rentowności całej firmy oraz poszczególnych klientów.

Najtrudniejszym etapem optymalizacji działań w firmie jest identyfikacja, gdzie tracimy najwięcej czasu, gdzie mamy największe pole do usprawnień. Potem już tylko jeden krok (czyli wdrożenie rozwiązania) dzieli nas od zwiększenia zyskowności firmy.

Często to właśnie brak wiedzy o nieefektywnych, czy nierentownych obszarach powstrzymuje firmę przed dalszym rozwojem i osiąganiem kolejnych sukcesów.

Często zapomina się o tym, że nie tylko pozyskiwanie nowych klientów może zwiększać zyskowność firmy - efektywne zarządzanie jest równie ważne.

Zatem - jaka metoda mierzenia czasu pracy zapewnia maksymalizację osiąganych korzyści?

Wpisywanie czasu pracy do arkusza Excel na koniec dnia lub tygodnia

Najbardziej podstawową metodą mierzenia czasu pracy, z jaką spotykamy się w sektorze usług profesjonalnych, jest ręczne wpisywanie z pamięci do arkuszy Excel.

Współcześnie, kiedy mamy do wyboru szereg rozwiązań informatycznych wspierających mierzenie czasu pracy, ciężko znaleźć jakiekolwiek zalety takiej metody. Jednocześnie lista wad jest długa.

Przede wszystkim wpisywanie czegokolwiek z pamięci jest podatne na najzwyklejsze ludzie błędy wynikające z zawodności ludzkich możliwości.

Często po wielu godzinach pracy przypomnienie sobie każdego zadania i poświęconego na nie czasu może być wręcz niemożliwe. Sytuacja jest jeszcze gorsza, kiedy robimy to na koniec tygodnia - absolutnie nie zbieramy w ten sposób rzetelnych danych.

Zapisywanie czasu pracy na bieżąco w ciągu dnia jest odrobione lepszym rozwiązaniem, jednak nadal narażonym na wiele błędów.

Podczas takiej rejestracji czasu pracy pracownicy mają skłonność do upraszczania i pomijania pomniejszych prac dodatkowych, np. odbierania telefonów, odpisywania na e-maile czy zadań wewnętrznych.

Pozornie może się to wydawać mało istotne, jednak biorąc pod uwagę, że przy bardziej skomplikowanych sprawach rozmowa czy odpisanie na wiadomość może zajmować nawet 40 minut (albo wymagać wewnętrznych konsultacji, więc angażować czas kilku osób), to w skali miesiąca zebrane dane będą znacząco niedokładne.

Powyższe wady są związane przede wszystkim z tzw. czynnikiem ludzkim. Jednak często dużo poważniejszym problemem jest to, że dane zebrane w taki sposób są trudne do przetworzenia i analizy.

Jeśli np. rozliczamy się z klientami po stawkach godzinowych, to zebranie wszystkich godzin, od wszystkich pracowników, ze wszystkich arkuszy zajmuje mnóstwo czasu, a jednocześnie taki proces jest wyjątkowo podatny na błędy.

Również jakakolwiek analiza rentowności, czy wydajności poszczególnych procesów oznacza mozolne przebijanie się przez ogrom danych i poświęcanie mnóstwa czasu na ich oznaczenie, grupowanie oraz liczenie.

Czy mierzenie czasu pracy nie powinno być sposobem na usprawnienia, zamiast mnożenia problemów i zadań?

Automatyczne mierzenie czasu pracy

Inną często spotykaną metodą mierzenia czasu pracy w sektorze usług profesjonalnych jest automatyzacja tego procesu.

Zazwyczaj w wyniku oporu wśród pracowników przed dodatkowym obowiązkiem monitorowania czasu pracy przed komputerem albo ze względu na obawy ile może to zajmować dodatkowego czasu, firmy poszukują skrajnego rozwiązania, które wszystko zrobi automatycznie.

O ile oczywistą zaletą jest zautomatyzowanie całego procesu monitorowania czasu pracy na komputerze i uzyskanie gotowych, przetworzonych danych i analiz, to z drugiej strony takie rozwiązanie zazwyczaj również jest tylko przybliżonym, a nie realnym obrazem rzeczywistego czasu pracy, wydajności i rentowności.

Czas pracy mierzony automatycznie np. poprzez śledzenie jak długo są otwarte kartoteki poszczególnych klientów w systemie CRM, nie monitoruje rzeczywistego czasu pracy.

To kolejna metoda, która pomija wiele prac dodatkowych. Co więcej, często nie dostarcza informacji o tym, jakie dokładnie zadania były wykonywane, co oznacza utratę potencjału gromadzonej wiedzy do optymalizacji procesów i zwiększania zyskowności poprzez podnoszenie wydajności.

Rzetelne mierzenie czasu pracy

Realne monitorowanie czasu pracy pracownika musi odbywać się z wykorzystaniem ludzkich umiejętności śledzenia każdej czynności z osobna. Współczesna technologia nie wymyśliła jeszcze sposobu na zastąpienie człowieka w tym obszarze.

Dwa rozwiązania, które przedstawiliśmy powyżej są sposobami na monitorowanie czasu z dwóch różnych skrajności - pełnej i zerowej automatyzacji. Najlepsze efekty osiągniemy, wybierając zrównoważone rozwiązanie pośrodku, czyli system ze stoperem włączanym manualnie.

Wadą systemów, w których mierzy się czas pracy poprzez kliknięcia start/stop stopera, jest konieczność zaangażowania pracowników i przeszkolenia ich do używania aplikacji.

Jednakże dobrze zaprojektowany system, taki jak WorkTime Expert może minimalizować wkład pracownika, np. poprzez możliwość włączania i wyłączania stopera w wielu miejscach w systemie. Dodatkowo aplikacja mobilna umożliwia rejestrację czasu pracy również poza biurem.

Co więcej, lista zalet takiego rozwiązania jest długa. To metoda mierzenia czasu pracy, która umożliwia zebranie rzetelnych danych. Nie tylko najbardziej pracochłonne zadania zostają zarejestrowane, ale również wszystkie dodatkowe i pomniejsze. Wszystkie telefony, maile, rozmowy. Nie umyka nam ani jedna minuta pracy.

Tak zgromadzone dane dostarczają pełen obraz działalności firmy i stanowią wiarygodną podstawę do wszelkich analiz, raportów, a także podejmowania decyzji biznesowych i negocjacji stawek z klientami.

Ponadto system, taki jak WorkTime Expert, na podstawie zebranych informacji automatyzuje rozliczenia z klientami i pracownikami, co jest ogromną oszczędnością czasu oraz eliminuje wiele potencjalnych błędów. W tym przypadku również rzetelność danych jest kluczowa dla funkcjonalności. Dokładne rozliczenia są podstawą budowania zaufania klientów.

Metoda mierzenia czasu poprzez włączanie i wyłączanie stopera dostarcza także gotowe, dokładne danych do dalszych analiz i raportów rentowności czy wydajności pracy. To bezcenne źródło wiedzy dla firmy, które umożliwia zwiększenie przychodów firmy poprzez optymalizację, zamiast pozyskiwania nowych klientów.

Żadnego czasochłonnego i podatnego na błędy ręcznego liczenia. Współczesne systemy informatyczne umożliwiają w ten sposób bieżący podgląd sytuacji w firmie i odpowiednio wczesne reagowanie.

Podsumowanie

W branży usług profesjonalnych rzetelny pomiar czasu pracy stanowi podstawę do optymalizacji działań, analizy wydajności oraz rentowności.

Często popełnianym błędem w tym obszarze jest opieranie się na nieprawidłowo zebranych danych. Mało wiarygodne metody mierzenia czasu pracy obejmują ręczne wpisywanie czasu z pamięci do tabelki oraz metody, które automatycznie rejestrują czas, ale tylko w dużym przybliżeniu.

Najbardziej wiarygodną metodą mierzenia czasu jest zastosowanie stopera, który jest ręcznie włączany i wyłączany przez pracownika.

W ten sposób uzyskujemy rzetelne dane do dalszych analiz i podejmowania decyzji biznesowych.

Co więcej, współczesne narzędzia takie jak WorkTime Expert na podstawie rejestru czasu pracy automatyzują rozliczenia z klientami oraz umożliwiają dostęp do bieżących raportów o sytuacji w firmie.

Chcesz przetestować WorkTime Expert?

Skontaktuj się z naszym ekspertem!