Terminarz KSeF
Zgodnie z obecnym stanem prawnym:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie podmiotów, które w 2024 r. miały sprzedaż (z VAT) powyżej 200 mln zł, a także obowiązek ich odbierania w KSeF przez przedsiębiorców korzystających z usług takich podmiotów.
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
- do 31 grudnia 2026 r. przewidziany jest okres przejściowy, w którym w określonych przypadkach dopuszcza się fakturowanie poza KSeF (papierowo lub w formie elektronicznej), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł (z VAT).
- A od roku 2027 obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców.
Tryby KSeF
Tryb w KSeF 2.0 określa sposób, w jaki faktura jest wystawiana i przesyłana do systemu Krajowego Systemu e-Faktur. Można go porównać do „ścieżki postępowania” dla dokumentu: w trybie online faktura trafia do KSeF natychmiast po jej wystawieniu, otrzymując unikalny numer i pełną akceptację systemu. W trybach offline natomiast faktura może być przygotowana i udostępniona odbiorcy nawet wtedy, gdy wystawca nie ma dostępu do systemu (np. z powodu awarii lub braku internetu), z obowiązkiem późniejszego przesłania jej do KSeF w określonym terminie.
-
Tryb online - „na bieżąco”
W standardowym trybie online faktura jest przygotowywana i niezwłocznie wysyłana do KSeF. Dokument uzyskuje walor prawny dopiero po przyjęciu przez system i nadaniu numeru KSeF datą wystawienia jest data przesłania. W praktyce faktura wystawiona online musi trafić do KSeF tego samego dnia – późniejsze przesłanie spowoduje, że system potraktuje ją jak dokument z trybu offline24. -
Tryb offline24 - gdy chwilowo nie łączysz się z KSeF
Offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF (np. bez dostępu do internetu), a następnie dosłać ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. W tym trybie można przekazać nabywcy wizualizację faktury (np. PDF) od razu, natomiast status dokumentu jako e-faktury w KSeF następuje po późniejszym przyjęciu przez system. -
Tryb „offline - niedostępność KSeF” – czyli co, gdy system nie działa?
Jeżeli problemem jest niedostępność samego KSeF (np. prace serwisowe), podatnik może wystawiać faktury poza systemem i przekazywać je nabywcy w formie wizualizacji. Wówczas dokument należy dosłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności. -
Tryb awaryjny – przy oficjalnie ogłoszonej awarii
W przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF (komunikat MF/BIP), można wystawiać faktury poza systemem zgodnie z obowiązującą strukturą. Po usunięciu awarii należy przesłać dokumenty do KSeF w ciągu 7 dni roboczych. Przekazanie wizualizacji faktury nabywcy w czasie awarii umożliwia jej operacyjne użycie.
Co oznacza „wystawiona faktura” i dlaczego P_1 jest kluczowe?
KSeF nie jest systemem raportowania, lecz systemem wystawiania faktur, więc dokument musi zostać wystawiony przy użyciu KSeF - dopiero nadanie numeru KSeF (albo wyjątki przewidziane dla trybów offline/awaryjnego z późniejszym dosłaniem) nadaje mu pełen walor prawny. Pole P_1 (data wystawienia) decyduje o dacie dokumentu w trybach offline w online - musi być zgodne z rzeczywistą datą przesłania do KSeF.
Odrzucenie faktury przez KSeF, a data wystawienia
Faktura odrzucona (np. niezgodna ze FA(3)) nie jest uznana za wystawioną. Po poprawkach i ponownym przesłaniu datą wystawienia staje się data ponownej wysyłki, potwierdzona w UPO. Z tego względu wysyłka „na ostatnią chwilę” jest ryzykowna - błąd techniczny lub formalny może skutkować spóźnionym wystawieniem.
Relacja do ogólnych terminów z ustawy o VAT
Niezależnie od trybu, obowiązuje ogólna zasada, że faktury wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Jeśli dokument wysłany pod koniec miesiąca zostanie odrzucony i poprawiony już po upływie tego terminu, przedsiębiorca naraża się na konsekwencje związane z nieterminowym wystawieniem. W szczególnych przypadkach (np. usługi budowlane, dostawy książek drukowanych, druk książek, stała obsługa prawna/najem) moment powstania obowiązku podatkowego może wynikać bezpośrednio z daty wystawienia lub z upływu ustawowego terminu - co czyni poprawność i terminowość przesyłki do KSeF jeszcze bardziej istotną.
Wspólne wymagania dla trybów offline
Tryby offline (offline24, niedostępność KSeF, awaryjny) wymagają odpowiedniego oznaczenia faktury przy przekazaniu nabywcy poza systemem - w szczególności kodami QR (m.in. dla weryfikacji danych i potwierdzenia autentyczności wystawcy, z użyciem certyfikatu KSeF). Po przywróceniu łączności lub zakończeniu awarii dokument musi zostać dosłany do KSeF w przewidzianym terminie, aby zachować ciągłość i zgodność z przepisami. Termin wysyłki faktury do KSeF zależy od trybu jej wystawienia: online - natychmiast (tego samego dnia), offline24 - do następnego dnia roboczego, offline (niedostępność KSeF) - do następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności, awaryjny - do 7 dni roboczych po zakończeniu awarii. Kluczowe są poprawność danych i zgodność ze strukturą FA(3) oraz bezbłędne przyjęcie w KSeF, bo dopiero wtedy faktura uzyskuje pełen walor prawny.
Podsumowanie
KSeF to rządowy system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa KAS(Krajowej Administracji Skarbowej), zaprojektowany do pełnej obsługi faktur ustrukturyzowanych.
Dla kancelarii prawnych, doradczych i biur rachunkowych oznacza to jednolity standard dokumentu FA(3), mniej rozbieżności w obiegu, lepszą kontrolę jakości danych oraz korzyści podatkowo-operacyjne (m.in. szybszy zwrot VAT do 40 dni, brak duplikatów, brak własnej archiwizacji większości faktur). Horyzont wdrożenia przewiduje obowiązek w dwóch etapach od 2026 r. oraz wyjątki dla najmniejszych podatników od 2027 r.
Kluczowe są tryby wystawiania:
- online (wystawienie = przesłanie tego samego dnia ważność po nadaniu numeru KSeF),
- offline24 (dosyłka najpóźniej w następnym dniu roboczym),
- offline - niedostępność KSeF (dosyłka po przywróceniu działania, najpóźniej następnego dnia roboczego),
- awaryjny (oficjalna awaria dosyłka w ciągu 7 dni roboczych).
We wszystkich trybach offline datę wystawienia determinuje pole P_1. Faktura odrzucona przez KSeF nie jest „wystawiona” - datą staje się dopiero data ponownej, poprawnej wysyłki potwierdzonej UPO. Równolegle obowiązują terminy z ustawy o VAT (co do zasady do 15. dnia kolejnego miesiąca), które należy spiąć z praktyką wysyłki do KSeF, by uniknąć ryzyka spóźnień.
Autor: Rafał Kawa
Specjalista wsparcia technicznego w WorkTime Expert. Wspiera użytkowników w zakresie wdrożeń aplikacji, bieżącej obsługi oraz szkoleń.
Przeczytaj na naszym blogu.
Pozostałe artykuły z kategorii:
KSeF
KSeF w Kancelariach Prawnych i Podatkowych - 5 Największych Korzyści i Ryzyk
5 rzeczy, które zaskoczyły mnie w KSeF. Spostrzeżenia przedsiębiorcy
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.