Faktury korygujące w KSeF: Zasady i techniczne aspekty wystawiania e-Korekt
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zdecydowanie zmienia sposób, w jaki będziemy wystawiać, przesyłać i otrzymywać faktury, w tym faktury korygujące. Wraz wejściem w życie obowiązku używania KSeF, który dla większości podatników wchodzi w życie od 1 kwietnia 2026 r. (a dla największych podmiotów od 1 lutego 2026 r.), jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF.
Pamiętaj!
Podstawowe zasady korygowania w KSeF
Po przesłaniu pliku faktury do KSeF nie istnieje możliwość jej edytowania w systemie, a dodatkowo nie jest możliwe anulowanie wystawionej już faktury. W przypadku zidentyfikowania błędu w dokumencie, jedynym sposobem jest wystawienie faktury korygującej.
Dotyczy to również sytuacji, gdy faktura została wystawiona na błędnego nabywcę (błędny numer NIP). Należy wtedy:
- Wystawić fakturę korygującą "do zera" na błędny NIP nabywcy.
- Następnie wystawić poprawną fakturę z prawidłowym numerem NIP.
Pamiętaj!
Pola techniczne w strukturze FA(3)
Faktury korygujące, podobnie jak faktury pierwotne, są wystawiane przy użyciu tzw. struktury logicznej FA(3). Warto zwrócić szczególną uwagę na wypełnienie następujących pól:
RodzajFaktury: Określa rodzaj korygowanego dokumentu:
- KOR – dla korekty faktury podstawowej lub uproszczonej.
- KOR_ZAL – dla korekty faktury zaliczkowej.
- KOR_ROZ – dla korekty faktury rozliczającej.
PrzyczynaKorekty: Fakultatywne pole pozwalające na opisanie powodu wystawienia korekty.
TypKorekty: Fakultatywne pole wskazujące na typ skutku korekty w ewidencji VAT, przyjmujące wartości 1, 2 lub 3:
- 1 – korekta skutkująca w dacie ujęcia faktury pierwotnej.
- 2 – korekta skutkująca w dacie wystawienia faktury korygującej.
- 3 – korekta skutkująca w dacie innej (w tym, gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne).
DaneFaKorygowanej: Element ten zawiera dane dotyczące korygowanej faktury lub faktur, w tym jej numer KSeF, numer nadany przez podatnika i datę wystawienia. Element ten może wystąpić wielokrotnie (do 50 000 razy), ponieważ jedną fakturą korygującą można korygować wiele faktur pierwotnych (tzw. korekty zbiorcze).
Numer KSeF w korektach
Faktura korygująca powinna zawierać numer KSeF faktury pierwotnej, której dotyczy, z wyjątkiem faktur, dla których ten numer nie został nadany.
Numer KSeF faktury pierwotnej jest również wymagany w fakturach korygujących wystawionych do faktur, które pierwotnie wystawiono w trybach OFFLINE (np. offline24, niedostępność systemu, tryb awaryjny), pod warunkiem, że faktura pierwotna została dosłana i otrzymała numer KSeF.
Faktury korygujące a tryby OFFLINE
Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline24 lub w trybie offline (niedostępność KSeF) lub w trybie awaryjnym.
Standardowy tryb offline / awaria
Jeśli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie OFFLINE (innym niż awaria całkowita):
- Najpierw należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF.
- Dopiero potem wystawić i dosłać fakturę korygującą, w której należy zadeklarować numer KSeF faktury korygowanej.
Awaria całkowita
W przypadku awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu), fakturę korygującą również wystawia się poza KSeF, w postaci papierowej lub elektronicznej, bez obowiązku późniejszego dosłania jej do systemu, czyli „po staremu”.
Autor: Rafał Kawa
Specjalista wsparcia technicznego w WorkTime Expert. Wspiera użytkowników w zakresie wdrożeń aplikacji, bieżącej obsługi oraz szkoleń.
Przeczytaj na naszym blogu.
Pozostałe artykuły z kategorii:
KSeF
KSeF w Kancelariach Prawnych i Podatkowych - 5 Największych Korzyści i Ryzyk
5 rzeczy, które zaskoczyły mnie w KSeF. Spostrzeżenia przedsiębiorcy
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.