W 2026 r. przedsiębiorcy w Polsce zostaną objęci nowym standardem fakturowania . Faktury będą wystawiane elektronicznie przez specjalną platformę Ministerstwa Finansów - Krajowy System e-Faktur (KSeF). Służy ona do obsługi faktur w formacie ustrukturyzowanym i odpowiada za ich wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie.
KSeF jest systemem teleinformatycznym prowadzonym przez Szefa KAS(Krajowej Administracji Skarbowej), który pełni jednocześnie rolę administratora danych. Warunkiem korzystania z KSeF po stronie podatnika jest posiadanie identyfikatora NIP. Każda e-Faktura po poprawnym przyjęciu w systemie otrzymuje unikalny numer KSeF wraz z datą i godziną nadania – co do zasady będzie to nie tylko oficjalna data wystawienia faktury, ale również będzie stanowić moment oficjalny moment jej otrzymania przez nabywcę.
Jakie funkcjonalności łączy KSeF?
- Dostęp i uprawnienia – nadawanie, odbieranie i weryfikacja uprawnień (np. dla biura rachunkowego lub pracownika), uwierzytelnianie (m.in. kwalifikowany podpis, certyfikat KSeF) oraz automatyczne powiadomienia o zmianach uprawnień.
- Obsługa e-Faktur – wystawianie zgodnie ze wzorem, nadawanie numeru KSeF, informowanie o odrzuceniu niezgodnych dokumentów, udostępnienie faktur właściwym podmiotom oraz przechowywanie przez 10 lat (licząc od końca roku wystawienia).
- Funkcje dodatkowe – tryby awaryjne/offline, obsługa faktur VAT RR (w tym korekt), weryfikacja danych poza KSeF za pomocą kodu QR, analityka i kontrola (dostęp urzędników wyłącznie na wniosek i wraz z podaniem celu dostępu), a także identyfikator zbiorczy ułatwiający jedną płatność za wiele faktur.
Dla kancelarii prawnych, podatkowych i biur rachunkowych KSeF oznacza standaryzację procesu, mniej rozproszonych kanałów wymiany dokumentów i szybszą weryfikację statusu faktury.
Kalendarz wdrożenia KSeF
Co już za nami?
2025 – konsultacje, specyfikacje i środowiska testowe
- do 25 kwietnia 2025 - trwał etap konsultacji publicznych projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych.
- czerwiec 2025 - Ogłoszenie i opublikowanie struktury logicznej FA(3) (wzoru faktury ustrukturyzowanej) oraz dokumentacji API KSeF 2.0. Te dwie specyfikacje definiują model danych e-faktury (wraz z opisem załączników) oraz sposób komunikacji systemów z KSeF.
- od 30 września 2025 – otwarte testy API KSeF 2.0 dla wszystkich zainteresowanych (integratorów i dużych firm) - umożliwiają weryfikację poprawności integracji na publicznie dostępnej infrastrukturze testowej.
Co przed nami?
2025
- listopad 2025 – udostępnienie:
- certyfikatów wystawcy faktury (mechanizm uwierzytelniania, wymagany także do pracy w trybie awaryjnym i „offline24”),
- testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (środowisko do zapoznania się z obsługą i funkcjonalnością systemu).
2026 – uruchomienie produkcyjne i obowiązek w dwóch etapach
- 1 lutego 2026 – udostępnienie produkcyjnej wersji KSeF 2.0 oraz start obowiązku dla dużych podatników (sprzedaż za 2024 r. > 200 mln zł brutto), a także przedsiębiorców, którzy korzystają z usług takich podatników, aby móc odbierać wystawione przez nich faktury.
- 1 kwietnia 2026 – drugi etap obowiązku dla pozostałych przedsiębiorców jednocześnie faktury VAT RR zyskują możliwość wystawiania w KSeF (bez obowiązku).
- do 31 grudnia 2026 – okres „łagodnego wejścia”:
- utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
- brak sankcji za błędy związane z fakturowaniem przez KSeF,
- brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach 2027 – najmniejsi „wykluczeni cyfrowo”
- 1 stycznia 2027 – objęcie obowiązkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a łączna sprzedaż miesięczna nie przekracza 10 tys. zł.
Zakres i wyjątki
-
Zakres podmiotowy obowiązku (2026-2027) – wszyscy podatnicy (zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT) zgodnie z harmonogramem etapów wskazanym wyżej.
-
Wyłączenie: faktury VAT RR nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF możliwość ich wystawiania w systemie pojawia się od 1 kwietnia 2026 r.
-
Tryby specjalne i ciągłość działania: dostępny tryb „offline24” (w szczególności dla transakcji z podmiotami zagranicznymi lub bez NIP oraz w przypadku utrudnień technicznych), a także tryby awaryjne przewidziane w przepisach.
-
Uwierzytelnienie i bezpieczeństwo: certyfikaty wystawcy faktury, które będą dostępne od listopada 2025 r. – służą do bezpiecznego podpisywania i przesyłania e-faktur oraz zapewniają ciągłość procesu także poza trybem online.
-
Aplikacje resortowe: bezpłatna Aplikacja Podatnika (w wersji testowej od XI 2025 produkcyjnie w standardzie KSeF 2.0 od 1 II 2026) oraz aplikacja mobilna KSeF (aktualizacja do wersji 2.0 planowana na okres wdrożenia) – umożliwiają uwierzytelnienie (m.in. Profilem Zaufanym), wystawianie, przegląd oraz bezpieczne udostępnianie e-faktur.
Ważne pojęcia!
FA(3) - To szablon e-faktury. Wyobraź sobie formularz w komputerze – mówi on dokładnie, jak powinna wyglądać faktura, jakie dane musi mieć i jak dołączyć dodatkowe pliki (np. załączniki) tak, żeby wszystko było częścią jednej faktury.
API KSeF 2.0 - To most między Twoim systemem księgowym a KSeF. Dzięki niemu program sam może wysyłać faktury do KSeF, sprawdzać, czy faktura została przyjęta, czy odrzucona lub np. nadać jej unikalny numer. Myśl o tym jak o instrukcji dla komputera, która pozwala mu rozmawiać z komputerem.
Certyfikaty wystawcy - Certyfikaty wystawcy to cyfrowy klucz bezpieczeństwa. Dzięki nim faktury są chronione i nikt ich nie może zmienić. Pozwalają także pracować offline lub w trudnych sytuacjach. System rozpoznaje, że dokumenty pochodzą od Ciebie i są prawdziwe. Można je porównać do pieczęci i podpisu w wersji elektronicznej.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, która od 2026 r. wprowadzi obowiązkowy elektroniczny standard fakturowania w Polsce. Wdrożenie systemu odbywa się etapami – od konsultacji i testów w 2025 r., przez start obowiązku dla dużych podatników w lutym 2026 r., aż po objęcie najmniejszych przedsiębiorców od stycznia 2027 r.
Autor: Rafał Kawa
Specjalista wsparcia technicznego w WorkTime Expert. Wspiera użytkowników w zakresie wdrożeń aplikacji, bieżącej obsługi oraz szkoleń.
Przeczytaj na naszym blogu.
Pozostałe artykuły z kategorii:
KSeF
KSeF w Kancelariach Prawnych i Podatkowych - 5 Największych Korzyści i Ryzyk
5 rzeczy, które zaskoczyły mnie w KSeF. Spostrzeżenia przedsiębiorcy
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.