Jak rozliczać czas pracy przy stawkach godzinowych?

W branży usług profesjonalnych, gdzie stosuje się stawki godzinowe dla klientów, pojawia się specyficzne zagadnienie dotyczące sposobu rozliczeń czasu pracy.

Jak zintegrować zadaniową organizację pracy z raportowaniem godzin pod rozliczenie z klientem? Jak zorganizować pracę na etatach i czas poświęcany na wewnętrzne procesy?

Jakie narzędzia wykorzystać do wsparcia tego procesu, żeby minimalizować poświęcany czas, przy jednoczesnej maksymalizacji efektów?

Dokładne mierzenie czasu pracy

Rzetelne mierzenie czasu pracy ma kluczowe znaczenie w przypadku rozliczeń po stawkach godzinowych.

Z jednej strony przejrzyste raportowanie buduje zaufanie i zadowolenie klienta. Z drugiej ułatwia organizację pracy, śledzenie postępów i umożliwia analizę rentowności.

W tym celu potrzebujemy ewidencji czasu pracy, która będzie odzwierciedlać faktyczny czas pracy.

Każde rozwiązanie, które opiera się na wpisywaniu do tabelki czasu z pamięci na koniec tygodnia czy nawet na koniec dnia, jest tylko szacunkowe, podatne na błędy i pominięcia.

W przypadku takich rozwiązań pracownicy najczęściej pomijają prace dodatkowe, takie jak telefony, czy e-mail, co w skali miesiąca jest bardzo dużą stratą.

Innymi rozwiązaniami, które zaburzają rzeczywisty obraz czasu pracy, są wszelkie metody oparte na założeniu, że da się to zrobić automatycznie, np. poprzez śledzenie czasu otwarcia kartoteki danego klienta w systemie CRM.

Ten sposób po pierwsze nie rejestruje informacji, jakie prace były wykonywane, a po drugie nie uwzględnia przełączania się między sprawami kiedy np. pracownik odbiera w międzyczasie telefon od innego klienta. To również tylko szacunkowe rozwiązanie, podatne na wiele błędów.

Jednocześnie, poza mierzeniem czasu pracy dla klientów pod rozliczenia, istotny jest również pomiar godzin poświęcanych na procesy wewnętrzne.

W ten sposób zyskujemy pełen obraz działalności pod analizę rentowności w wielu obszarach, co często ułatwia identyfikację, gdzie potrzebujemy optymalizacji. To również podstawa do ustalania wysokości stawek, negocjacji i podejmowania rzetelnych decyzji, które projekty nie są opłacalne. W ten sposób zyskujemy pełen obraz działalności pod analizę rentowności w wielu obszarach, co często ułatwia identyfikację, gdzie potrzebujemy optymalizacji. To również podstawa do ustalania wysokości stawek, negocjacji i podejmowania rzetelnych decyzji, które projekty nie są opłacalne.

Jakie narzędzia wybrać?

Organizacja mierzenia czasu pracy pod rozliczenia zgodnie z powyższymi zastrzeżeniami, jest trudna do osiągnięcia i czasochłonna bez odpowiednich narzędzi.

Oczywistością jest fakt, że poświęcanie dużej ilości czasu na ten proces mija się z jego celem.

Stąd nowoczesne systemy, takie jak WorkTime Expert wychodzą naprzeciw potrzebom branży usług profesjonalnych i umożliwiają rzetelny pomiar czasu pracy pod rozliczenia.

WorkTime Expert został stworzony z założeniem minimum wkładu od pracowników, a jednocześnie maksymalizacją efektów dla firmy.

Wystartowanie i zatrzymanie czasu pracy jest możliwe w wielu miejscach w systemie. Dostępna jest również aplikacja mobilna, żeby śledzić czas pracy poza biurem (np. w sądzie w przypadku prawników).

System wprowadza także możliwość ustawiania różnych modeli rozliczeń i kategoryzowania godzin jako bilowalne lub niebilowalne (tzn. do rozliczenia z klientem lub jako koszt wewnętrzny).

Co więcej, ogromną zaletą są automatyczne rozliczenia na podstawie zebranych danych. To znaczna oszczędność czasu.

Podsumowanie

Dokładne rozliczanie czasu pracy przy stawkach godzinowych jest podstawą do budowania zaufania z klientami oraz efektywnej organizacji pracy.

Rzetelne metody pomiaru są z kolei fundamentem dla rozliczeń. Często w firmach pojawiają się błędy związane z niedokładną ewidencją podatną na błędy i pominięcia.

Jednak nowoczesne narzędzia informatyczne, takie jak WorkTime Expert umożliwiają dokładne pomiary niskim nakładem oraz automatyczne rozliczenia na podstawie zebranych danych.

Co więcej, te informacje są bezcenne dla firmy - można je wykorzystać w wielu innych obszarach np. do analizy rentowności klientów i działań.