Czy automatyczne mierzenie czasu pracy ma sens?

Konieczność zwiększenia efektywności i rentowności procesów biznesowych sprawia, że wiele firm szuka dziś skutecznych sposobów na usprawnienie zarządzania czasem pracy z pomocą nowych technologii. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem wydaje się być automatyczne mierzenie czasu pracy — zwłaszcza w przypadku monitorowania pracy przy komputerze i pracy zdalnej.

Ale czy faktycznie czas pracy można mierzyć w pełni automatycznie? Czy taka metoda monitorowania czasu pracy pracownika jest najbardziej skuteczna i bezbłędna?

Jak się okazuje: nie zawsze. W tym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu i odpowiemy na pytanie, które zadaje sobie wielu pracodawców: czy automatyczne mierzenie czasu pracy ma sens?

4 wyzwania, z którymi wiąże się automatyczne mierzenie czasu pracy

Przedsiębiorcy, którzy rozważają wprowadzenie do swoich organizacji automatyczne systemy monitorowania czasu pracy pracowników, powinni wziąć pod uwagę kilka kwestii — wyzwań, z którymi może wiązać się automatyczne mierzenie czasu pracy. Poniżej zebraliśmy cztery najważniejsze:

1. Różnorodność zadań

Pierwszym elementem, który trzeba wziąć pod uwagę, wybierając system i metodę mierzenia czasu pracy, są rodzaje zadań, które wykonują na co dzień pracownicy. W pełni zautomatyzowane mierzenie czasu pracy na komputerze może być skuteczne w przypadku obowiązków zawodowych, które są ściśle związane z korzystaniem z określonych aplikacji.

Jednak w wielu branżach (np. w sektorze usług prawnych) zatrudnieni wykonują bardzo zróżnicowane obowiązki, wymagające częstych zmian środowiska pracy w ciągu dnia – na przykład odbywają osobiste spotkania z klientami i pracują poza biurem. A to zdecydowanie utrudnia pełną automatyzację mierzenia czasu pracy.

2. Brak kontekstu pracy

Narzędzia umożliwiające automatyczne monitorowanie czasu pracy na komputerze rejestrują aktywność użytkownika, ale nie są w stanie ocenić kontekstu, w jakim odbywa się praca. Czas spędzony na czytaniu artykułu branżowego może być równie wartościowy dla firmy, co na przykład pisanie raportu, choć narzędzie może tego nie rozróżniać – i w ten sposób nieprawidłowo kwalifikować taką czynność.

3. Potrzeba personalizacji

Każdy pracownik ma indywidualny styl pracy, co oznacza, że uniwersalne, automatyczne narzędzie umożliwiające efektywne monitorowanie czasu pracy może nie być wystarczająco elastyczne i przydatne dla wszystkich zatrudnionych. Dostosowanie takiego systemu do indywidualnych potrzeb każdego pracownika wymaga czasu i dużego nakładu pracy, a to z kolei stoi w sprzeczności z ideą pełnej automatyzacji.

4. Ograniczenia techniczne

I wreszcie, pełna automatyzacja mierzenia czasu pracy napotyka na ograniczenia natury technicznej. Oprogramowanie może nie być w stanie precyzyjnie rozróżnić, kiedy pracownik faktycznie pracuje, a kiedy odpoczywa. A także — czy zmierzony czas powinien być w całości rozliczony z klientem i zafakturowany. A to może prowadzić do błędnych rozliczeń i niezgodnych z rzeczywistością wniosków na temat efektywności pracownika.

Jakie są wnioski?

Chociaż automatyczne mierzenie czasu pracy pracowników oferuje pewne korzyści, całkowita automatyzacja tego procesu wydaje się być obecnie obarczona zbyt wieloma wyzwaniami, by mogła być uznana za w pełni optymalne rozwiązanie.

By mierzenie czasu pracy pracowników przyniosło oczekiwane efekty, firma powinna podejść do tego zagadnienia z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb i stylu pracy pracowników. A także z zachowaniem zdrowego balansu między efektywnym zarządzaniem czasem pracy a szacunkiem do prywatności i autonomii zatrudnionych.

Właśnie dlatego efektywna metoda mierzenia czasu pracy, która będzie dopasowana zarówno do potrzeb pracodawców, jak i zatrudnionych, powinna być odpowiednią kombinacją automatyzacji i manualnego podejścia do monitorowania czasu pracy pracowników.

Rozwiązanie: aplikacja WorkTime Expert

Wyzwania związane z automatycznym mierzeniem czasu pracy nie muszą oznaczać rezygnacji z efektywnego monitorowania czasu pracy. Z pomocą przychodzi tu rozwiązanie, które łączy w sobie zalety automatyzacji z elastycznością dostosowaną do potrzeb pracowników i organizacji. Aplikacja WorkTime Expert jest odpowiedzią na potrzebę zaimplementowania najmniej wymagającej czasowo i wysoce efektywnej metody mierzenia czasu pracy.

Dlaczego warto wybrać WorkTime Expert?

• Szybka implementacja. WTE to aplikacja, którą wdrożysz w zaledwie 1 dzień, co oznacza, że nie stracisz cennego czasu na długotrwałe i skomplikowane procesy instalacji i konfigurowania nowych narzędzi.

• Intuicyjna obsługa. WorkTime Expert to prosta i intuicyjna w obsłudze aplikacja zaprojektowana z myślą o użytkownikach na każdym poziomie zaawansowania. Minimum klików i maksimum efektu gwarantuje, że nie tracisz ani jednej minuty pracy na niepotrzebne czynności związane z mierzeniem czasu pracy.

• Elastyczność. Aplikacja ułatwia mierzenie czasu pracy na bieżąco i w łatwy sposób, z możliwością dostosowania funkcji do specyficznych potrzeb Twojej organizacji i pracowników.