5 wskazówek, które pomogą podnieść rentowność Twojej kancelarii
Jeśli prowadzisz kancelarię prawną, to pewnie zauważyłeś, że jednym z wyzwań jest zarządzanie czasem i jego rozliczanie. Okazuje się, że dobrze zmierzony i rozliczony czas wykonywania czynności ma duży wpływ na zwiększenie rentowności kancelarii prawnej.
Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do wdrożenia programu do mierzenia czasu wykonywania czynności lub już mierzysz i rozliczasz czas, mamy dla Ciebie 5 praktycznych wskazówek, które pomogą zwiększyć rentowność Twojej pracy.
1. Zaokrąglaj czas pracy
Zdarzyło Ci się zapomnieć włączyć stoper na początku ważnej rozmowy z klientem? Albo nie rejestrować drobnych czynności, które kumulują się w ciagu dnia ale jednak zajmują czas?
Zaokrąglanie czasu pracy może znacząco wpłynąć na podniesienie rentowności Twojej pracy dlatego warto go zaokrąglać – najlepiej do 15 minut w górę.
Zaokrąglanie czasu pozwoli Ci na:
- Zrekompensowanie czasu, który umyka
Drobne czynności, które nie zostały zarejestrowane ale są częścią Twojej pracy i wartości jaką dostarczasz klientowi. - Uproszczenie rozliczenia z klientami
Klienci często lepiej reagują i akceptują zaokrąglone rozliczenia, ponieważ nie sprawiają wrażenia „liczenia co do minuty”.
2. „Progi bólu” płatnika Twojej faktury
Zauważyłeś, że klienci mają swoje granice akceptacji kosztów?
Czy zauważyłeś, że powyżej pewnej kwoty klienci zaczynają zadawać więcej pytań, negocjować lub wstrzymywać płatności? To zjawisko znane jako "próg bólu płatnika" jest normalne i warto je wziąć pod uwagę w strategii finansowej kancelarii. Jeśli widzisz, że faktura przekracza typową wartość, rozważ przeniesienie części prac do kolejnego okresu rozliczeniowego.
Takie działanie pomoże:
- Uniknąć niepotrzebnych dyskusji
Czas poświęcony na tłumaczenia i wyjaśnienia to czas stracony. Przedłużające się negocjacje mogą także nadwyrężyć relacje z klientem. - Zapobiec przestojom w płatnościach
Regularne, przewidywalne płatności w akceptowalnych dla klienta progach zapewniają lepszą płynność finansową kancelarii. - W budowaniu zaufania
Elastyczne podejście do rozliczeń pomaga budować relacje z klientem oraz wzmacnia jego zaufanie do kancelarii.
3. Abonament jako stały dochód?
Stabilne przychody to fundament każdej dobrze prosperującej firmy. Dla kancelarii prawnej, doskonałym sposobem na stabilizację przychodów są abonamenty. Dzięki nim możesz pokryć podstawowe koszty operacyjne, takie jak wynajem biura, wynagrodzenia zespołu czy opłaty za systemy.
Ważne! Nawet w ramach abonamentu bez limitu godzin kluczowe jest mierzenie czasu wykonywania czynności. To pozwoli Ci ocenić rentownosć abonamentu i dostosować ofertę do potrzeb klienta. Może to realnie przełożyć się na wzmocnienie stabilności finansowej i rentowności pracy Twojej kancelarii.
Sprawdź, co potrafi WorkTime Expert: automatyczne rozliczenia i wiele więcej!
4. Pamiętaj o personalizacji
Konkurencja na rynku sprawia, że oprócz profesjonalnej obsługi klienci oczekują czegoś więcej niż standardowych usług - oczekują, że będą one dostosowane do ich indywidualnych potrzeb. Dostępność wielu form rozliczeń, zróżnicowane formaty raportów, dostarczanie analityk w czasie rzeczywistym, wymiana danych z systemami informatycznymi to tylko kilka przykładów obszarów w których należy szukać sposobu na wyprzedzenie konkurencji. Indywidualnie przygotowana usługa pomaga kancelarii wyróżnić się i wzbudzić większe zainteresowanie ofertą.
Personalizacja pomaga:
- Łatwiej dopasować ofertę do potrzeb klienta
- Uzyskać większą satysfakcję klienta - czuje się ważny i doceniony przez co chętniej zarekomenduje Twoje usługi
- Zbudować większe zaufanie i lojalność klienta
- Tworzyć wartość dodaną, która pomoże uzyskać większe stawki za obsługę
5. Wykorzystuj nowoczesne narzędzia.
W dzisiejszych czasach ręczne mierzenie czasu czynności i zarządzanie rozliczeniami jest nieefektywne i podatne na błędy. Inwestycja w programy do zarządzania czasem, projektami i rozliczeniami to jeden z najlepszych sposobów na usprawnienie pracy w Twojej kancelarii. Nowoczesne programy w Twojej kancelarii powinny posiadać funkcje tj:
- proste i wygodne mierzenie czasu pracy
- wspierające i automatyzujące rozliczanie
- łatwe fakturowanie
- możliwość obsługi wielu form rozliczeń z klientami
- generowanie czytelnych raportów w różnych formatach plików
- narzędzia do analityk pozwalające na monitorowanie rentowności projektów w czasie rzeczywistym
- wymiany danych z systemami informatycznymi tj. CRM, ERP czy też JPK_FA
Dzięki dobrze dopasowanym narzędziom możesz skupić się na tym co najważniejsze – dostarczaniu wartościowych usług prawnych dla klientów. Korzystając z nich budujesz wśród klientów wizerunek nowoczesnej kancelarii.
Mam nadzieję, że te wskazówki okażą się pomocne i ułatwią Ci zarządzanie kancelarią. Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami, wiesz, gdzie mnie znaleźć.
Autor: Agnieszka Borowska-Zasada
Prezes EmpreSoft Sp. z o.o. i współtwórca WorkTime Expert. Posiada szerokie doświadczenie w kierowaniu zespołami i budowaniu relacji w obszarze PR. Przedsiębiorca, który łączy wiedzę biznesową z pasją do efektywnej komunikacji.
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.