WorkTime Expert
gotowy na

Wkrótce startuje Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Wprowadzi on zmiany w procesie wystawiania i odbierania faktur. To duża zmiana, która będzie dotyczyła każdego przedsiębiorcy. KSeF wprowadza obowiązkowy elektroniczny obieg faktur – sprzedażowych i kosztowych – w ujednoliconej strukturze FA(3).

KSeF w pigułce – co to jest i jak działa

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma Ministerstwa Finansów, służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formacie ustrukturyzowanym FA(3).

System KSeF:

  • przyjmuje i numeruje e-Faktury,
  • przechowuje dokumenty przez 10 lat,
  • obsługuje tryby online, offline i awaryjne,
  • umożliwia uwierzytelnianie i nadawanie uprawnień dla pracowników i biur rachunkowych,
  • integruje się przez API KSeF 2.0

Dla kancelarii, biur rachunkowych i firm doradczych oznacza to:

  • standaryzację dokumentów,
  • mniej rozproszonych kanałów wymiany,
  • szybszą weryfikację i automatyczne raportowanie,
  • skrócenie zwrotów VAT (nawet do 40 dni) i eliminację duplikatów.
Nie daj się zaskoczyć terminom!

Mimo, że wielu przedsiębiorców traktuje kwiecień jako swoją „prawdziwą” granicę, w praktyce wszyscy muszą być gotowi już w lutym. Dlaczego? Mniejsze firmy od tego momentu będą otrzymywać faktury w KSeF od dużych kontrahentów.

Brak gotowości może oznaczać chaos w obiegu dokumentów i opóźnienia w księgowości.
Dlatego wdrożenie KSeF wcześniej jest najlepszą strategią, która pozwoli na spokojne wejście w nową rzeczywistość już od lutego.

WorkTime Expert będzie w pełni zgodny z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) – tak, abyś mógł przekształcić nowe obowiązki podatkowe w realne korzyści biznesowe. Dzięki integracji Twoja kancelaria, biuro rachunkowe lub firma będzie mogła działać szybciej, bezpieczniej i zgodnie z najnowszymi regulacjami.

Zapisz się do newslettera, aby jako pierwszy otrzymać:
  • szczegóły integracji WorkTime Expert z KSeF,
  • harmonogram wdrożeń,
  • przewodniki i materiały edukacyjne,
  • zaproszenia na webinary i konsultacje z ekspertami.
FAQ - najczęstsze pytania na temet KSeF

Co to jest KSeF i po co powstał?

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) to oficjalna platforma Ministerstwa Finansów do obsługi faktur ustrukturyzowanych: wystawianie, przesyłanie, odbiór i przechowywanie przez 10 lat (licząc od końca roku wystawienia). Celem jest jeden spójny ekosystem, mniej rozproszonych kanałów i lepsza jakość danych.

Co to jest schema KSef?

Schema (schemat) KSeF to struktura techniczna faktury elektronicznej, która standaryzuje i opisuje w pliku XML dane jakie powinny być przesyłane w dokumentach przekazywanych elektronicznie do systemu KSeF. Dzięki temu każdy dokument ma jednolity, rozpoznawalny przez system format.

Kto prowadzi KSeF i kto jest administratorem danych?

KSeF jest systemem teleinformatycznym Szefa KAS, który pełni rolę administratora danych.

Kto może/musi korzystać z KSeF?

Warunkiem technicznym po stronie podatnika jest NIP. Obowiązek obejmie wszystkich podatników (czynni i zwolnieni z VAT) zgodnie z harmonogramem niżej.

Co się dzieje z fakturą po wysyłce?

Po poprawnym przyjęciu system nadaje unikalny numer KSeF z datą i godziną. To, co do zasady, moment doręczenia nabywcy.

Kiedy wdrażany będzie KSeF?

2026 – produkcja i dwa etapy obowiązku

  • 1.02.2026 – start KSeF 2.0 produkcyjnie + obowiązek dla dużych (sprzedaż 2024 > 200 mln zł brutto), a także firm z nimi współpracujących.
  • 1.04.2026 – obowiązek dla pozostałych; VAT RR zyskuje możliwość wystawiania w KSeF (bez obowiązku).
  • do 31.12.2026 – okres „łagodnego wejścia”:
    • wciąż można wystawiać faktury z kas rejestrujących,
    • brak sankcji za błędy przy KSeF,
    • brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach (także MPP). 2027 – najmniejsi „wykluczeni cyfrowo”
  • 1.01.2027 – obowiązek dla najmniejszych, gdy pojedyncza faktura ≤ 450 zł, a miesięczna sprzedaż ≤ 10 000 zł.

Jakie są tryby wystawiania i terminy wysyłki faktur?

Online - w tym trybie wystawiasz fakturę i natychmiast wysyłasz ją do KSeF. Dokument staje się e-fakturą z chwilą przyjęcia przez system i nadania numeru KSeF. Wysyłka musi nastąpić tego samego dnia co wystawienie - jeśli wyślesz ją później, system potraktuje ją jak fakturę z trybu offline24.

Offline24 – wystawiasz fakturę poza KSeF (np. gdy nie masz internetu) i możesz od razu przekazać nabywcy jej wizualizację (np. PDF). E-fakturą staje się dopiero po późniejszym przyjęciu w KSeF. Masz obowiązek dosłać ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.

Offline – niedostępność KSeF. Gdy sam system KSeF jest niedostępny (np. prace serwisowe), wystawiasz fakturę poza KSeF i przekazujesz wizualizację nabywcy. Dokument stanie się e-fakturą po wznowieniu działania systemu i jego przyjęciu przez KSeF. Należy go dosłać najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.

Awaryjny - w przypadku oficjalnie ogłoszonej awarii wystawiasz faktury poza KSeF. E-fakturą staną się po usunięciu awarii i ich przyjęciu przez system. W tym trybie masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii na dosłanie dokumentów do KSeF.

Jak się uwierzytelnić?

M.in. kwalifikowany podpis i certyfikat KSeF (dostępne od XI 2025; potrzebne także do trybów awaryjnych i offline24).

Kto ma dostęp do danych?

Urzędnicy – wyłącznie na wniosek i z podaniem celu.

Jakie są aplikacje resortowe?

Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF (test od XI 2025, produkcyjnie od 1.02.2026 zgodnie ze standardem KSeF 2.0).
Aplikacja mobilna KSeF – aktualizacja do wersji 2.0 w okresie wdrożenia.
Uwierzytelnienie m.in. Profilem Zaufanym.

Czy w okresie przejściowym (2026) mogę fakturować poza KSeF?

Tak, w określonych przypadkach, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł (z VAT) – do 31.12.2026.

Czy muszę podawać numer KSeF w przelewie/MPP w 2026?

Nie, do 31.12.2026 nie ma takiego obowiązku.

Czy mogę wystawić VAT RR w KSeF?

Od 1.04.2026 – tak (możliwość), ale bez obowiązku.

Kiedy faktura „istnieje prawnie”?

Po przyjęciu w KSeF i nadaniu numeru KSeF (albo po dosłaniu i przyjęciu w trybach offline/awaryjnym).

Jak długo przechowywane są e‑Faktury w KSeF?

10 lat (od końca roku wystawienia).