Zyskaj kontrolę nad czasem pracy zespołu i zwiększ efektywność działalności biura rachunkowego.
Dokument dokumentowi nierówny i straty na nierejestrowanych dodatkowych pracach to dwie przyczyny niskiej rentowności.
Jak WorkTime Expert pomaga biurom rachunkowym?
Precyzyjne rozliczenia z klientami
Mierzenie czasu pracy stanowi kluczową praktykę, która pozwala precyzyjnie określić, ile czasu jest poświęcane na każdy dokument, projekt, zadanie czy też zlecenie klienta. Dzięki zebranym danym prezentowanym w czytelnych wykresach analityk, wyceny odpowiadają rzeczywistej pracy włożonej w realizację zleceń, a biuro nie poświęca czasu na nierentowne współprace i nierentowne zlecenia. Ostateczny efekt to większa zyskowność firmy dzięki wzroście przychodów i kontroli kosztów.
Uniknięcie straty na nierejestrowanych pracach dodatkowych
Używając WorkTime Expert nie przeoczysz żadnej pracy, nawet tych mniejszych, takich jak rozmowy telefoniczne czy odpowiadanie na maile. To oznacza, że każda godzina pracy będzie dokładnie uwzględniona w rozliczeniach z klientami i podparta odpowiednim raportem, eliminując jednocześnie ryzyko utraty przychodów z powodu pominiętych działań.
Efektywne planowanie i organizacja pracy zespołu
Gromadzenie danych o czasie pracy staje się kluczowym narzędziem w doskonaleniu zarządzania biurem rachunkowym. Dla księgowych, którzy każdego dnia radzą sobie z wieloma zadaniami, tradycyjne metody organizacji np. kartki, kalendarze, czy Excel generują chaos. Poprawa organizacji czasu pracy przekłada się na eliminację nieporozumień, lepszą efektywność zespołu i zwiększenie rentowności.
4 Kluczowe funkcje dla biur rachunkowych
Ewidencja czasu prac i wykonywanych zadań w przeglądarce i na smartfonie
Czas Twoich czynności może być rejestrowany na 4 sposoby do wyboru:
- na kalendarzu prac
- przez prosty formularz dodawania pracy
- w tabeli z pracami
- przy pomocy stopera dostępnego też w aplikacji mobilnej
Ciekawą możliwością jest ewidencja czasu pracy przy pomocy zadań i terminów w kalendarzu.
Jednym kliknięciem zamieniasz termin w kalendarzu w zarejestrowaną pracę zachowując przy tym dane: spotkanie zaplanowane na 1 godzinę, ale przedłużyło się i zarejestrowany czas pracy wynosi 1,5 godziny.
Modele rozliczeń dopasowane do specyfiki biur rachunkowych
Biura rachunkowe umawiają się ze swoimi klientami zwykle na stałe wynagrodzenie miesięczne, które jest zależne od liczby dokumentów, transakcji, wysłanych deklaracji czy też liczby pracowników. W programie WorkTime Expert możesz ustawić wszystkie używane w biurach rachunkowych formy rozliczeń.
Prace dodatkowe można rozliczać wg stawek godzinowych, które mogą być zależne od kwalifikacji - stanowiska lub ustawić wynagrodzenie za zlecenie/projekt.
Raporty przychodowe i kosztowe dowolnie konfigurowalne w PDF i Excel
W WorkTime Expert wiemy jak ważne są zestawienia czynności - to dowód wykonanej pracy, załącznik do faktury lub zestawienie poniesionych wydatków.
Wysyłając raport do klienta często zachodzi potrzeba dostosowania prezentacji danych do relacji z tym konkretnie klientem lub dostosowania formatu danych do wybranego modelu rozliczenia. Czasem pokazujemy stawki i wynagrodzenie, a czasem tylko czas poszczególnych czynności. System umożliwia dowolną konfigurację kolumn raportu, automatyczną zamianę imienia i nazwiska pracownika na stanowisko, łączenie czynności o tych samych opisach lub wykonywanych przez tych samych specjalistów i wiele innych funkcji, które oszczędzają czas przygotowywania zestawień.
Zwiększanie zyskowności firmy
Zarząd, który chce zadbać o zwiększanie rentowności musi posiadać wiedzę.
WorkTime Expert zamienia dane w informacje a informacje w wiedzę o utylizacji, realizacji i średnich stawkach godzinowych. System w czytelnych analitykach przedstawia z którymi klientami praca jest rentowna, na jakie rodzaje czynności warto poświęcać więcej czasu, a których unikać.
Zaagregowane dane można wyeksportować do otwartego formatu .csv co pozwala na ich import do innych systemów.
Sprawdź jak łatwo i przyjemnie
mierzymy czas na bieżąco
w Worktime Expert
WorkTime Expert bardzo ułatwia nam pracę w różnych obszarach pracy. Mierzymy czas pracy przede wszystkim w celach analitycznych. Chcemy wiedzieć, ile czasu poświęciliśmy na danego klienta oraz jakiego rodzaju prace to były: ile poświęciliśmy na księgowanie dokumentów, ile na rozmowy telefoniczne, ile na wyjaśnianie, ile na pisanie maili. Do prac dodatkowych używamy również rozliczania i wystawiania faktur, do których dołączamy wygenerowane raporty z wykonanych prac dla klienta. Cieszę się, że nie musimy już używać prehistorycznego Excela, i że wszystko mamy w jednym miejscu.
Daria Jakubowska
Office Administration Senior Specialist w GOBS Sp. z o.o.
Księgowość/Doradztwo Rachunkowe/Usługi Podatkowe
WorkTime Expert rozwiązał mi problem organizacji pracy i mierzenia czasu pracy oraz generowania raportów zarówno dla mnie, jak i dla klientów. Mówiąc dla mnie, mam na myśli możliwość analizowania czasu pracy poświęconego na danego klienta, a dla klienta, ponieważ klient widzi, co dokładnie dla niego robiliśmy i ile zajęło to czasu.
Jan Baranik
Biuro rachunkowe i doradcze Finanspol Sp. z o.o.
WorkTime Expert ułatwia nam przydzielanie zadań oraz monitorowanie postępów, a także ułatwia dostęp do aktualnych danych nt. czasu poświęconego przez poszczególnych członków zespołu na realizację przydzielonych im zadań. Wdrożenie aplikacji ograniczyło ilość czasu jaki partnerzy poświęcali na tego rodzaju zadania. Poza tym jest świetny kontakt z zespołem wdrożeniowym, który bardzo szybko reaguje i dostosowuje produkt do naszych potrzeb.
Hubert Cichoń
Enodo Advisors
Dzięki WorkTime Expert możemy precyzyjnie określić wartość naszej pracy, której efekty możemy później pokazać naszym Klientom. W codziennej pracy najbardziej pomocne jest narzędzie do ewidencjonowania konsultacji mailowych i telefonicznych. Żadne z narzędzi, z których korzystaliśmy wcześniej, zanim odkryliśmy WorkTime Expert, nie pozwalało na tak dokładną ewidencję tych prac. Dodatkowo, dzięki temu, że pracownicy ewidencjonują swoje prace na bieżąco, oszczędzamy czas, który wcześniej spędzaliśmy na manualnym podsumowaniu prac w tradycyjnej ewidencji godzin.
Daniel Czekatowski
CPAA Sp. z o.o.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.