Jak kancelaria SKP odzyskała kontrolę nad czasem pracy i rozliczeniami klientów
13 lat doświadczenia, 20-osobowy zespół i jeden kluczowy wniosek: bez rzetelnej rejestracji czasu kancelaria traci realne pieniądze.
Wywiad z kancelarią SKP
Rozmowa jest dostępna na naszym kanale WorkTime Expert Podcast. Subskrybuj aby być na bieżąco!
Jeżeli nie mamy wpisanych kilku godzin tygodniowo, to w skali miesięcy generuje to ogromne straty finansowe.
Tomasz Skoczyński
Partner w kancelarii SKP
O kancelarii SKP
Kancelaria SKP działa na rynku od ponad 13 lat. Zespół liczy ponad 20 osób i od początku rozwija się w oparciu o świadomie wybraną specjalizację – przede wszystkim w obszarze zamówień publicznych.
Dzięki temu pracują wyłącznie dla klientów biznesowych, wspierając zarówno zamawiających, jak i wykonawców na różnych etapach procesu – od przygotowania ofert po bieżącą obsługę.
Jeśli chcesz lepiej zrozumieć, dlaczego specjalizacja ma tak duże znaczenie w rozwoju kancelarii i jak wpływa na jej pozycję rynkową, zobacz rozmowę z Tomaszem Skoczyńskim – partnerem kancelarii SKP, który szczegółowo opowiada o tym podejściu:
Niewidoczny czas = realne straty
Brak pełnej kontroli nad czasem pracy to jeden z najbardziej niedoszacowanych problemów w kancelariach.
Kilka godzin tygodniowo, które nie zostaną zarejestrowane, w skali miesiąca i roku przekłada się na realne, duże straty finansowe. Do tego dochodzi brak kontroli nad wykorzystaniem ryczałtów i brak danych, które pozwalają podejmować świadome decyzje.
To nie jest drobny problem, tylko fundament rentowności.
Kiedy dane zaczynają pracować dla kancelarii
W kancelarii SKP czas pracy był rejestrowany od lat, ale dopiero zmiana narzędzia pozwoliła wykorzystać te dane w praktyce.
WorkTime Expert wprowadził:
- łatwiejszą rejestrację czasu pracy, która ogranicza ubytki niewpisanych godzin,
- automatyczne powiadomienia, które zdejmują z managerów obowiązek ręcznego nadzorowania budżetu,
- przejrzystą analitykę, która wspiera podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.
Rejestracja czasu przestała być obowiązkiem administracyjnym, a stała się narzędziem zarządzania kancelarią.
Koniec z ryczałtami poza kontrolą
Kancelaria korzysta z alertów, które informują o zbliżaniu się do limitu godzin w danym miesiącu. Dzięki temu zespół może odpowiednio wcześniej zareagować – zarówno po stronie komunikacji z klientem, jak i wewnętrznej kontroli pracy.
Pozwala to uniknąć sytuacji, w której przekroczenie budżetu jest zaskoczeniem.
Decyzje oparte na danych, nie intuicji
Dane o czasie pracy są wykorzystywane do podejmowania konkretnych decyzji.
Wspólnik nadzorujący może sprawdzić, z czego wynika przekroczenie budżetu – czy wynika ono z rzeczywistego zakresu pracy, czy z nieefektywności lub nadmiarowych działań.
To daje realną kontrolę nad tym, co dzieje się w projektach.
Pełny obraz czasu pracy
Istotnym elementem jest również pełna transparentność pracy zespołu.
Pracownicy raportują nie tylko pracę dla klientów, ale również:
- konsultacje wewnętrzne,
- spotkania organizacyjne,
- działania wspierające projekty.
Dzięki temu kancelaria widzi, ile czasu pochłania organizacja pracy i gdzie pojawiają się obszary do optymalizacji.
Efekty, które widać w liczbach
Efekt wdrożenia jest bardzo konkretny:
- ograniczenie strat wynikających z niezaraportowanego czasu,
- lepsza kontrola nad ryczałtami,
- większa przewidywalność rozliczeń,
- podejmowanie decyzji w oparciu o dane, a nie intuicję,
- poprawa rentowności klientów i projektów.
Czy Twoja kancelaria jest gotowa na taki model pracy?
To rozwiązanie sprawdza się szczególnie dobrze w kancelariach, które:
- pracują zespołowo (10+ osób),
- obsługują klientów biznesowych,
- rozliczają się czasowo lub ryczałtowo,
- chcą mieć realną kontrolę nad rentownością.