Wywiad
Zapraszamy na wywiad z dr Michałem Jabłońskim, doświadczonym adwokatem i wykładowcą oraz partnerem zarządzającym w kancelarii Jabłoński Koźmiński i Wspólnicy
Jakie były główne powody, dla których Pańska kancelaria zdecydowała się na wdrożenie systemu WorkTime Expert?
Głównym powodem było to, że od samego początku funkcjonowania naszej kancelarii kładłem duży nacisk na uporządkowane zarządzanie czasem oraz na to, jak wyceniamy naszą pracę i jaką ma ona wartość dla klientów. Chciałem, abyśmy mieli system, który automatyzuje rozliczenia z klientami według różnych modeli, które funkcjonują na rynku. Poprzedni program, z którego korzystaliśmy, miał ograniczone możliwości analityczne. To przeszkadzało nam w rozwoju, ponieważ z punktu widzenia zarządzania kancelarią uważam, że jest niezwykle istotne, aby wiedzieć, ile coś nas kosztuje i jaka jest nasza rentowność. WorkTime Expert daje nam możliwość automatycznego ustalania rentowności zarówno w kontekście poszczególnych klientów, jak i całej kancelarii. To wszystko skłoniło mnie do poszukiwania alternatywy dla wcześniejszego programu, który nie był zły, ale przez te ograniczone możliwości analityczne nie pozwalał nam się rozwijać.
Uważam, że każda firma, która chce się rozwijać, musi mieć dostęp do jak największej wiedzy o swojej sytuacji, bo inaczej działa po omacku, co może skończyć się źle. W przypadku firmy, która się rozwija, ma coraz więcej pracowników, a w związku z tym i coraz więcej kosztów, te koszty w pewnym momencie stają się na tyle istotne, że bez świadomości, ile co kosztuje i wyceniania swoich usług z rozwagą, można znaleźć się w bardzo złym miejscu. Jest to coś zupełnie innego niż prowadzenie kancelarii jednoosobowej czy dwuosobowej, gdzie koszty są znikome i można sobie pozwolić na dużą elastyczność w wycenianiu się. Rynek to naturalnie weryfikuje, ale tutaj nie ma przynajmniej presji kosztowej, bo tyle trzeba zarobić, żeby z tego coś zostało.
Poprzedni program, z którego korzystaliśmy, miał ograniczone możliwości analityczne. To przeszkadzało nam w rozwoju, ponieważ z punktu widzenia zarządzania kancelarią uważam, że jest niezwykle istotne, aby wiedzieć, ile coś nas kosztuje i jaka jest nasza rentowność.
Jakie efekty wdrożenia WorkTime Expert zauważyliście Państwo najszybciej?
WorkTime Expert bardzo ułatwia podejmowanie decyzji biznesowych i strategicznych, ponieważ widzimy, gdzie kierować nasze wysiłki. Dzięki temu możemy lepiej alokować zasoby i unikać pracy na projektach, które nie są dla nas opłacalne. To jest ogromna wartość, bo pozwala nam działać bardziej świadomie i efektywnie.
Oczywiście, to wymaga jeszcze pewnych zmian, które wskazywałem producentom programu, ale generalnie jestem w stanie w stosunkowo łatwy sposób ustalić, ile kto z moich prawników wygenerował dla nas pieniędzy. To są informacje, które oczywiście można samemu potem zliczyć w Excelu, ale to zajmuje dużo czasu, więc jeżeli jest możliwość zautomatyzowania, to bardzo upraszcza te procesy. Jest to dla wszystkich transparentne. Każdy sobie po prostu wchodzi, patrzy, widzi, ile mu się należy.
Najszybciej dostrzegliśmy poprawę w kontroli nad kosztami projektów dzięki modułowi analitycznemu. Program pozwala na definiowanie kosztów i od razu widzimy, czy na danym projekcie zarabiamy, czy nie.
A które funkcje najbardziej doceniają pracownicy kancelarii?
Nasi pracownicy przede wszystkim korzystają z funkcji rejestrowania czasu pracy. Dla nich ważne są funkcje operacyjne, takie jak możliwość dublowania wpisów, które ułatwiają codzienną pracę. Natomiast dla nas, jako osób zarządzających kancelarią, kluczowe są funkcje analityczne, które pozwalają na ocenę efektywności pracy. Dzięki temu możemy lepiej zrozumieć, jak efektywnie nasi pracownicy wykorzystują swój czas i jak możemy ich dodatkowo motywować, na przykład poprzez premie czy bonusy za osiągnięcia. Staraliśmy się to zrobić, ale bardzo trudno było oszacować czy ustalić, jaka powinna być wysokość dodatkowego świadczenia. Teraz jest to dużo łatwiejsze. Możemy, sięgając do danych z programu, zobaczyć, jaką rentowność osiąga, a to pozwala nam faktycznie kogoś wynagrodzić dodatkowo.
Bardzo pomocna jest w ogóle automatyzacja, jeżeli chodzi o rozliczenia z klientami, wystawienie faktur, bo tutaj rzeczywiście w bardzo łatwy intuicyjny sposób czas, który są wygenerowane na klienta, znajduje się na fakturze, można go podzielić, można go alokować na różne projekty, można go alokować pod jakiś ryczałt albo pod jakiś cap, albo po prostu rozliczyć takim, jakim on jest, więc to są takie rzeczy, które bardzo ułatwiają zarządzanie kancelarią.
Jak ocenia Pan wsparcie techniczne i obsługę, którą oferuje dostawca WorkTime Expert?
Muszę przyznać, że nie mieliśmy większych problemów z programem. Nie zdarzały się błędy, które wymagałyby interwencji technicznej. Czasem pojawiały się komunikaty o pracach serwisowych, ale zawsze byliśmy o tym wcześniej informowani, co jest bardzo dobre, bo rozumiemy, że czasami trzeba coś wyłączyć, aby usprawnić działanie programu. To podejście jest naprawdę godne pochwały, bo dzięki temu nie byliśmy nigdy zaskoczeni i mogliśmy planować naszą pracę z wyprzedzeniem. Z tego, co pamiętam, zdarzyło się kilkukrotnie, że w samym programie pojawiała się informacja, że z uwagi na jakąś pracę przy programie, jakaś funkcja mniej istotna przez chwilę nie będzie dostępna. Bardzo fajne, bo rozumiem, że czasami trzeba coś wyłączyć, żeby to usprawnić, żeby działało lepiej, ale fajnie, że to wiemy.
To, co ja przede wszystkim cenię, jeżeli chodzi o współpracę z WorkTime Expert, to to, że firma, która dostarcza ten program, jest absolutnie otwarta na zmiany i słucha jego użytkowników. Ja mam takie poczucie, że po prostu jak coś zasugeruję, to oni ze mną rozmawiają. Chcą zrozumieć, dlaczego to jest ważne, dlaczego to by było użyteczne. Rozumiem oczywiście, że nie tworzy się programu pod jednego użytkownika, ale ja zwracam uwagę po prostu na rzeczy, które moim zdaniem są rzeczami absolutnie do wykorzystania przez każdą kancelarię. Wiem, że nie każda kancelaria ma świadomość tego, bo wielu ludzi niestety funkcjonuje w świecie takim, w którym wycenia się po omacku. Bardzo cenię to, że jesteśmy w stanie wskazać, co naszym zdaniem jest potrzebne i rzeczywiście twórcy programu nad tym pracują. Było kilka takich sytuacji, że zasugerowałem jakieś zmiany, zostały one faktycznie wprowadzone i poprawiają użyteczność tego programu. Podkreślam — poprawiają, bo on i tak jest bardzo dobry. Uważam, że to jest w tej chwili najlepszy tego typu program na rynku.
Przeglądałem wiele podobnych rozwiązań np. ze Stanów Zjednoczonych, z których nie możemy korzystać w Europie czy w Polsce tylko i wyłącznie z tego powodu, że one są dedykowane na rynek amerykański i ich producentom nie chce się spełniać wymogów RODO. Znając te programy. też podpowiadam pewne rozwiązania, które są rozwijane. Mam doświadczenie z pracy w dużej kancelarii międzynarodowej, więc wiem, jak to tam mniej więcej wygląda. Uważam, że naprawdę w kilku niewielkich jeszcze takich poprawkach czy zmianach to ten program będzie na tyle używalny dla każdej kancelarii, małej, dużej, średniej, że będzie bezkonkurencyjny. Będzie też atrakcyjną opcją dla dużej kancelarii, którą stać nawet na customizowane rozwiązania. Natomiast po prostu nie będzie konieczności wydawania na nie dziesiątków tysięcy euro, skoro będzie można zamówić (oczywiście w odpowiednio wyższej cenie) taki wariant programu. I to będzie zupełnie wystarczające.
Czy poleciłby Pan WorkTime Expert innym kancelariom prawnym?
Zdecydowanie tak. Uważam, że w tej chwili jest to najlepszy program tego typu, dostępny na rynku. Kancelarie, które chcą się rozwijać i rzetelnie wyceniać swoją pracę, powinny spróbować WorkTime Expert. Program ten ułatwia uporządkowany rozwój i daje szansę na lepsze zarządzanie. Oczywiście, program nie zastąpi wszystkiego, trzeba również poświęcić czas na ustawienie procesów, ale narzędzie takie jak WorkTime Expert bardzo to ułatwia. Mogę z pełnym przekonaniem polecić go innym kancelariom, bo to naprawdę duża wartość dodana. To jest moim zdaniem świetne rozwiązanie. Co jeszcze nam pomogło? Na pewno bardzo pomocne jest bardzo otwarte podejście twórców programu, którzy chcą słuchać swoich użytkowników. Było kilka sytuacji, w których zasugerowałem jakieś zmiany i te zmiany zostały faktycznie wprowadzone i teraz podnoszą użyteczność tego programu. Podnoszą, bo już wtedy był bardzo dobry.
dr Michał Jabłoński
Doktor nauk prawnych, adwokat z kilkunastoletnim doświadczeniem w obsłudze sporów sądowych i administracyjnych (wcześniej w jednej z największych kancelarii prawnych na świecie), reprezentujący klientów przed sądami i trybunałami wszystkich instancji, w tym przed Naczelnym Sądem Administracyjnym, Sądem Najwyższym, Trybunałem Konstytucyjnym i Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Autor kilkudziesięciu publikacji naukowych. Doświadczony wykładowca akademicki i dydaktyk, związany z Wydziałem Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
Zainteresował Cię nasz system?
Chętnie go pokażemy!
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.