Powrót do bloga
Kategorie: Efektywność
2024-12-09
6 minut

6 kluczowych wskaźników
KPI pracowników

Efektywność w rejestracji i rozliczaniu czasu pracy

Dlaczego analityka jest ważna?

Analityka biznesowa, w tym analiza wskaźników efektywności rozliczania i rejestracji czasu pracy, jest niezbędna dla podejmowania świadomych decyzji strategicznych. Brak analityki może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak:

  • Niska rentowność: Projekty mogą być mniej opłacalne, jeśli nie śledzimy ich kosztów i zysków.
  • Nieefektywność operacyjna: Bez danych trudno zidentyfikować wąskie gardła w pracy zespołu.
  • Utrata przychodów: Niewystarczające monitorowanie rozliczanego (bilowalnego) czasu pracy może skutkować niewykorzystywaniem potencjału zespołu.

Przykład liczbowy

Załóżmy, że firma pracująca w branży usług profesjonalnych (legal, accounting, advisory) zatrudnia 5 pracowników, z których każdy pracuje średnio 160 godzin miesięcznie. Jeśli tylko 70% tego czasu jest rozliczane (zamiast optymalnych > 80%), firma traci 10% potencjalnych przychodów. Przy stawce godzinowej 400 zł to aż 32 000 zł miesięcznie mniej w budżecie!

Sprawdź 6 popularnych wskaźników efektywności rejestracji i rozliczania czasu pracy

  1. U - Utylizacja
  2. R - Realizacja
  3. BT - Czas bilowany
  4. BU - Bilowalna utylizacja
  5. BE - Efektywność bilowalności
  6. TR - Efektywność ewidencji

Założenia: łatwe do zrozumienia dane

Do prostego wyjaśnienia wskaźników przyjmijmy proste założenia w których firma określa trzy normy, pracownicy rejestrują dwa rodzaje czasu,
a management i rozliczenia przekształca dane na 3 poziomach.

Trzy normy możliwe do określenia
przez organizację

Umowa z pracownikiem (niezależnie od formy zatrudnienia) w naszym przykładzie zawiera 8 godzin pracy dziennie. Umawiamy się też, że każdy będzie rejestrował w systemie dziennie 7 i pół godziny czasu pracy. Zalecamy również aby ilość czasu rozliczanego (bilowanego) - dziennie wynosiła co najmniej 6 godzin.

1. Norma zatrudnienia: 8h
2. Norma rejestracji czasu pracy: 7,5h
3. Norma rejestracji czasu pracy rozliczanego (bilowanego): 6h

Dwa rodzaje czasu rejestrują pracownicy

Rzeczywisty zarejestrowany w systemie czas pracy. I w nim czas pracy przypisany do projektów dla klientów - bilowanych, czyli bez projektów wewnętrznych.

4. Zarejestrowany przez pracownika czas całej pracy: 7h
5. W tym zarejestrowany czas rozliczany (bilowany): 5,5h

Na trzech poziomach rozliczeń i fakturowania czas pracy może ulec zmianie

Manager może rozliczyć (zaakceptować lub zmienić) czas przeznaczony do zafakturowania. Na ten czas wpływają również automatyczne zaokrąglenia i nazywamy ten czas "czasem rozliczanym". Następnie przy wystawianiu faktury w naszym przykładzie zostało zafakturowane mniej czasu. I na koniec klient zapłacił fakturę w części, a nie w całości.

6. Po przeliczeniu zaokrągleń i rozliczeniu przez managera: 5h
7. Zafakturowany czas pracy: 4h
8. W tym zapłacony czas pracy: 3h

Wskaźniki KPI pracowników

Z powyższych przykładowych danych możemy obliczyć kilkanaście wskaźników. Razem ze znanymi w branży "Realizacja" i "Utylizacja" wybraliśmy 6 najbardziej przydatnych w codziennej pracy firmy. Dwuznakowe oznaczenia pochodzą angielskich słów (np. BU = Billable Utilization).

  1. R: Realizacja

    Realizacja %=(czas przeznaczony do zafakturowaniazarejestrowany czas rozliczany (bilowalny))×100 \text{Realizacja \%} = \left( \frac{ \text{czas przeznaczony do zafakturowania} }{\text{zarejestrowany czas rozliczany (bilowalny)}} \right) \times 100
    Realizacja to procent bilowalnego czasu, który został faktycznie przekazany do zafakturowania.
    W naszym przykładzie to 5h / 5,5h x 100 = 90,9% (punkt 6 / punkt 5).
    Optymalne wartości:

    • powyżej 90% to dobry poziom realizacji
    • poniżej 75% to sygnał, że procesy rozliczeniowe lub sposób rejestracji prac wymagają uwagi.
  2. BT: Czas bilowany

    Czas bilowany %=(czas przeznaczony do zafakturowaniazarejestrowany cały czas pracy)×100 \text{Czas bilowany \%} = \left( \frac{ \text{czas przeznaczony do zafakturowania} }{\text{zarejestrowany cały czas pracy}} \right) \times 100
    BT pokazuje ile procent z całego zarejestrowanego przez pracownika czasu (łącznie z projektami wewnętrznymi) zostanie przekazane do zafakturowania.
    W naszym przykładzie to 5h / 7h x 100 = 71,4% (punkt 6 / punkt 4).
    Optymalne wartości:

    • powyżej 80% to rentowne wykorzystanie czasu pracy
    • poniżej 60% warto przeanalizować obciążenie zadaniami niemerytorycznymi
  3. BU: Bilowalna utylizacja

    Bilowana utylizacja %=(zarejestrowany czas rozliczanynorma rejestracji czasu pracy rozliczanego)×100 \text{Bilowana utylizacja \%} = \left( \frac{ \text{zarejestrowany czas rozliczany} }{\text{norma rejestracji czasu pracy rozliczanego}} \right) \times 100
    BU pokazuje efektywność rejestracji czasu rozliczanego.
    Na przykładowych wartościach: 5,5h / 6h x 100 = 91,7% (punkt 5 / punkt 3).
    Optymalne wartości:

    • powyżej 90% to poprawna rejestracja czasu pracy
    • poniżej 80% sugeruje konieczność optymalizacji zadań
  4. U: Utylizacja

    Utylizacja %=(zarejestrowany cały czas pracy)norma zatrudnienia)×100 \text{Utylizacja \%} = \left( \frac{ \text{zarejestrowany cały czas pracy)} }{\text{norma zatrudnienia}} \right) \times 100
    Utylizacja w branży usług profesjonalnych to wskaźnik pokazujący "ile jest pracy w pracy".
    Ten wskaźnik pokazuje wykorzystanie czasu spędzonego w pracy na rzeczywistą pracę.
    Na przykładowych danych: 7h / 8h x 100 = 87,5% (punkt 4 / punkt 1).
    (wskaźnik wymaga danych o obecności i nieobecności w pracy - moduł "Urlopy")
    Optymalne wartości:

    • powyżej 85% to świetny wynik
    • poniżej 75% oznacza, że pracownik nie rejestruje poprawnie czasu pracy
      lub tej pracy nie wykonuje
  5. BE: Efektywność bilowalności

    Efektywnosˊcˊ bilowalnosˊci %=(czas przeznaczony do zafakturowanianorma zatrudnienia)×100 \text{Efektywność bilowalności \%} = \left( \frac{ \text{czas przeznaczony do zafakturowania} }{\text{norma zatrudnienia}} \right) \times 100
    Efektywność rozliczania - bilowalności pokazuje ile procent czasu spędzanego w firmie jest rozliczanych z klientami.
    Korzystając z naszego przykładu to: 5h / 8h x 100 = 62,5% (punkt 6 / punkt 1).
    (wskaźnik wymaga danych o obecności i nieobecności w pracy - moduł "Urlopy")
    Optymalne wartości:

    • powyżej 85% to bardzo dobry wynik dla pracowników merytorycznych
    • poniżej 60% może zdarzać się, ale tylko w działach, które wykonują wiele prac wewnętrznych - np. w dziale administracji.
  6. TR: Efektywność ewidencji

    Efektywnosˊcˊ ewidencji %=(zarejestrowany cały czas pracynorma rejestracji czasu pracy)×100 \text{Efektywność ewidencji \%} = \left( \frac{ \text{zarejestrowany cały czas pracy} }{\text{norma rejestracji czasu pracy}} \right) \times 100
    Ten wskaźnik pokazuje czy pracownik regularnie i poprawnie rejestruje czas pracy.
    Przykład: 7h / 7,5h x 100 = 93,33% (punkt 4 / punkt 2).
    Optymalne wartości:

    • powyżej 90% to świetny wynik świadczący o poprawnym wdrożeniu mierzenia czasu pracy
    • poniżej 80% może oznaczać problemy z regularnym raportowaniem czasu pracy.

WorkTime Expert
Analityka prowadzi do wzrostu przychodów!

WorkTime Expert to coś więcej niż system do rozliczania czasu pracy. Dzięki wskaźnikom KPI, użytkownicy mogą nie tylko dokładnie monitorować czas pracy, ale także poprawiać efektywność swojego zespołu i zwiększać rentowność przedsiębiorstwa. Naszym celem jest wspieranie klientów w maksymalnym wykorzystaniu czasu pracy i zasobów. Dlatego wprowadzamy i będziemy wprowadzać nowe wskaźniki analityczne, które pozwalają na szczegółową analizę kluczowych aspektów zarządzania czasem i projektami.

Jak korzystać ze wskaźników
w WorkTime Expert?

1. Ustaw normy czasu pracy

Uzupełnij normy w edycji pracownika, aby wskaźniki mogły działać. Upewnij się, że dane są dostosowane do specyfiki Twojej firmy.

2. Analizuj dane w panelu managera

Znajdziesz tam KPI dla każdego pracownika. Regularnie przeglądaj te dane, aby monitorować efektywność zespołu.

3. Działaj na podstawie danych
  • Identyfikuj obszary wymagające poprawy.
  • Wdrażaj zmiany w organizacji pracy.
  • Regularnie oceniaj efektywność wprowadzonych usprawnień.

Autor: Stanisław Zasada

Manager, analityk, projektant systemów informatycznych i przedsiębiorca od zawsze. Współtwórca i COO w WorkTime Expert, specjalizujący się w doradztwie i optymalizacji procesów rozliczeniowych dla firm z branży usług profesjonalnych: kancelarii prawnych, firm doradczych i księgowych.

Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!

Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?

  • Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
  • Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
  • Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
  • Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
  • Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.

Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?

WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.

Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?

Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.

Na jak długo zawierana jest umowa?

Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.

Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?

Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.

Nie znalazłeś odpowiedzi na pytania?

Wyślij pytanie lub zadzwoń: +48 799 373 358

Zapoznałem(-łam) się z informacją o przetwarzaniu danych - więcej

Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Empresoft Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie w celu udzielenia, drogą mailową, telefoniczną lub listownie, odpowiedzi na złożone zapytanie.
Wiem, że:

  • mam prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę,
  • wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w Regulaminie i Polityce Prywatności.