6 kluczowych wskaźników
KPI pracowników
Efektywność w rejestracji i rozliczaniu czasu pracy
Dlaczego analityka jest ważna?
Analityka biznesowa, w tym analiza wskaźników efektywności rozliczania i rejestracji czasu pracy, jest niezbędna dla podejmowania świadomych decyzji strategicznych. Brak analityki może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak:
- Niska rentowność: Projekty mogą być mniej opłacalne, jeśli nie śledzimy ich kosztów i zysków.
- Nieefektywność operacyjna: Bez danych trudno zidentyfikować wąskie gardła w pracy zespołu.
- Utrata przychodów: Niewystarczające monitorowanie rozliczanego (bilowalnego) czasu pracy może skutkować niewykorzystywaniem potencjału zespołu.
Przykład liczbowy
Załóżmy, że firma pracująca w branży usług profesjonalnych (legal, accounting, advisory) zatrudnia 5 pracowników, z których każdy pracuje średnio 160 godzin miesięcznie. Jeśli tylko 70% tego czasu jest rozliczane (zamiast optymalnych > 80%), firma traci 10% potencjalnych przychodów. Przy stawce godzinowej 400 zł to aż 32 000 zł miesięcznie mniej w budżecie!
Sprawdź 6 popularnych wskaźników efektywności rejestracji i rozliczania czasu pracy
Założenia: łatwe do zrozumienia dane
Do prostego wyjaśnienia wskaźników przyjmijmy proste założenia w których firma określa trzy normy, pracownicy rejestrują dwa rodzaje czasu,
a management i rozliczenia przekształca dane na 3 poziomach.
Trzy normy możliwe do określenia
przez organizację
Umowa z pracownikiem (niezależnie od formy zatrudnienia) w naszym przykładzie zawiera 8 godzin pracy dziennie. Umawiamy się też, że każdy będzie rejestrował w systemie dziennie 7 i pół godziny czasu pracy. Zalecamy również aby ilość czasu rozliczanego (bilowanego) - dziennie wynosiła co najmniej 6 godzin.
1. Norma zatrudnienia: 8h
2. Norma rejestracji czasu pracy: 7,5h
3. Norma rejestracji czasu pracy rozliczanego (bilowanego): 6h
Dwa rodzaje czasu rejestrują pracownicy
Rzeczywisty zarejestrowany w systemie czas pracy. I w nim czas pracy przypisany do projektów dla klientów - bilowanych, czyli bez projektów wewnętrznych.
4. Zarejestrowany przez pracownika czas całej pracy: 7h
5. W tym zarejestrowany czas rozliczany (bilowany): 5,5h
Na trzech poziomach rozliczeń i fakturowania czas pracy może ulec zmianie
Manager może rozliczyć (zaakceptować lub zmienić) czas przeznaczony do zafakturowania. Na ten czas wpływają również automatyczne zaokrąglenia i nazywamy ten czas "czasem rozliczanym". Następnie przy wystawianiu faktury w naszym przykładzie zostało zafakturowane mniej czasu. I na koniec klient zapłacił fakturę w części, a nie w całości.
6. Po przeliczeniu zaokrągleń i rozliczeniu przez managera: 5h
7. Zafakturowany czas pracy: 4h
8. W tym zapłacony czas pracy: 3h
Wskaźniki KPI pracowników
Z powyższych przykładowych danych możemy obliczyć kilkanaście wskaźników. Razem ze znanymi w branży "Realizacja" i "Utylizacja" wybraliśmy 6 najbardziej przydatnych w codziennej pracy firmy. Dwuznakowe oznaczenia pochodzą angielskich słów (np. BU = Billable Utilization).
R: Realizacja
Realizacja to procent bilowalnego czasu, który został faktycznie przekazany do zafakturowania.
W naszym przykładzie to 5h / 5,5h x 100 = 90,9% (punkt 6 / punkt 5).
Optymalne wartości:- powyżej 90% to dobry poziom realizacji
- poniżej 75% to sygnał, że procesy rozliczeniowe lub sposób rejestracji prac wymagają uwagi.
BT: Czas bilowany
BT pokazuje ile procent z całego zarejestrowanego przez pracownika czasu (łącznie z projektami wewnętrznymi) zostanie przekazane do zafakturowania.
W naszym przykładzie to 5h / 7h x 100 = 71,4% (punkt 6 / punkt 4).
Optymalne wartości:- powyżej 80% to rentowne wykorzystanie czasu pracy
- poniżej 60% warto przeanalizować obciążenie zadaniami niemerytorycznymi
BU: Bilowalna utylizacja
BU pokazuje efektywność rejestracji czasu rozliczanego.
Na przykładowych wartościach: 5,5h / 6h x 100 = 91,7% (punkt 5 / punkt 3).
Optymalne wartości:- powyżej 90% to poprawna rejestracja czasu pracy
- poniżej 80% sugeruje konieczność optymalizacji zadań
U: Utylizacja
Utylizacja w branży usług profesjonalnych to wskaźnik pokazujący "ile jest pracy w pracy".
Ten wskaźnik pokazuje wykorzystanie czasu spędzonego w pracy na rzeczywistą pracę.
Na przykładowych danych: 7h / 8h x 100 = 87,5% (punkt 4 / punkt 1).
(wskaźnik wymaga danych o obecności i nieobecności w pracy - moduł "Urlopy")
Optymalne wartości:- powyżej 85% to świetny wynik
- poniżej 75% oznacza, że pracownik nie rejestruje poprawnie czasu pracy
lub tej pracy nie wykonuje
BE: Efektywność bilowalności
Efektywność rozliczania - bilowalności pokazuje ile procent czasu spędzanego w firmie jest rozliczanych z klientami.
Korzystając z naszego przykładu to: 5h / 8h x 100 = 62,5% (punkt 6 / punkt 1).
(wskaźnik wymaga danych o obecności i nieobecności w pracy - moduł "Urlopy")
Optymalne wartości:- powyżej 85% to bardzo dobry wynik dla pracowników merytorycznych
- poniżej 60% może zdarzać się, ale tylko w działach, które wykonują wiele prac wewnętrznych - np. w dziale administracji.
TR: Efektywność ewidencji
Ten wskaźnik pokazuje czy pracownik regularnie i poprawnie rejestruje czas pracy.
Przykład: 7h / 7,5h x 100 = 93,33% (punkt 4 / punkt 2).
Optymalne wartości:- powyżej 90% to świetny wynik świadczący o poprawnym wdrożeniu mierzenia czasu pracy
- poniżej 80% może oznaczać problemy z regularnym raportowaniem czasu pracy.
WorkTime Expert
Analityka prowadzi do wzrostu przychodów!
WorkTime Expert to coś więcej niż system do rozliczania czasu pracy. Dzięki wskaźnikom KPI, użytkownicy mogą nie tylko dokładnie monitorować czas pracy, ale także poprawiać efektywność swojego zespołu i zwiększać rentowność przedsiębiorstwa. Naszym celem jest wspieranie klientów w maksymalnym wykorzystaniu czasu pracy i zasobów. Dlatego wprowadzamy i będziemy wprowadzać nowe wskaźniki analityczne, które pozwalają na szczegółową analizę kluczowych aspektów zarządzania czasem i projektami.
Jak korzystać ze wskaźników
w WorkTime Expert?
1. Ustaw normy czasu pracy
Uzupełnij normy w edycji pracownika, aby wskaźniki mogły działać. Upewnij się, że dane są dostosowane do specyfiki Twojej firmy.
2. Analizuj dane w panelu managera
Znajdziesz tam KPI dla każdego pracownika. Regularnie przeglądaj te dane, aby monitorować efektywność zespołu.
3. Działaj na podstawie danych
- Identyfikuj obszary wymagające poprawy.
- Wdrażaj zmiany w organizacji pracy.
- Regularnie oceniaj efektywność wprowadzonych usprawnień.
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.