Mierzenie czasu pracy w praktyce - Dlaczego pracownicy mogą czuć opór przed mierzeniem czasu pracy

Coraz większa popularność aplikacji do mierzenia czasu pracy wynika z posiadania konkretnych danych, stanowiących podstawę do rozliczania się z pracownikami i zleceniodawcami, lepszego lokowania zasobów pracowników w zadania przynoszące zyski, a także w określanie konkretnych celów.

Oczywiste korzyści, jakie daje śledzenie czasu pracy, łączą się także z rozwojem technologicznym. Możliwość pracy zdalnej daje większą swobodę pracownikom. Natomiast programy do mierzenia czasu pracy ułatwiają pracodawcy rozliczanie się z podwykonawcami w wiarygodny sposób.

Co jednak, gdy osoba zatrudniona mająca swoje stanowisko za biurkiem bądź w terenie, w mierzeniu czasu pracy widzi jedynie kolejny obowiązek lub zbyt dużą kontrolę swojej pracy?

Wykonywanie zadań przez pracowników i ich sposób myślenia

Połowa XX wieku to czas pracy dostępnej dla wszystkich, pracy obowiązkowej. Nie mierzono efektywności, a wielkość zatrudnienia była najważniejszym wskaźnikiem rozwoju firmy. Kolejne lata przyniosły jednak znaczące zmiany - zamiast 200% normy i niedziałającego logicznie pracownika zaczął liczyć się sposób wykonywanej pracy i efekt podejmowanych działań. Przez pół wieku kilkakrotnie zmieniało się podejście do wykonywanej pracy. Niestety wiele mitów nadal pokutuje w myśleniu Polaków, uniemożliwiając im tym samym pracę dla firmy, a nie w firmie. Jak mówi właścicielka pracowni architektonicznej - Bibianna Stein-Ostaszewska.

Jestem przekonana, że rejestracja rzeczywistego czasu pracy pomaga w efektywnym zarządzaniu czasem - zarówno swoim jak i swojego zespołu. Istnieje jednak obawa, że ciężko będzie znaleźć czas na wdrożenie i sensowne korzystanie z narzędzia jakim jest time tracker. Trzeba zatem odpowiednio przygotować pracowników, dać im do zrozumienia, że to nie kolejny przykry obowiązek, ale czynność przynosząca obopólne korzyści.

Pracownicy często widzą w swoim przełożonym nadzorcę. Nałożenie na nich obowiązku mierzenia czasu pracy, w ich myśleniu, będzie widziane jako jeszcze większa i bardziej szczegółowa kontrola ich pracy. Takie, według nich patrzenie na ręce sprawi tylko, że będą podirytowani i podatni na naginanie przedstawionego czasu pracy na ich korzyść. Zapytaliśmy osoby z różnych branż, które odgórnie są zobowiązane do rejestracji czasu pracy, co pomyśleli w pierwszej chwili gdy dowiedzieli się, że będą musieli korzystać w pracy z time trackera.

Byłem lekko zaniepokojony, kiedyś pracowałem z wykorzystaniem programu monitorującego moją pracę (program nie tylko mierzył czas pracy ale także robił zrzuty ekranu). Mając niemiłe doświadczenia z przeszłości, w pierwszej chwili pomyślałem, że może być podobnie. Nie chciałem być kontrolowany. Marek – programista

Pierwszą myślą było to, że taka rejestracja czasu służy do kontroli pracowników. Miałam obawy, że będzie ode mnie wymagane, by rejestrować codziennie po 7-8 h. Olga - spec. ds. marketingu

Miałem obawy, że nie będę w stanie tego robić dokładnie, że będę zapominać włączyć WorkTime przed moją pracą przez co rejestracja będzie niedokładna Michał - spec. ds. sprzedaży

Analizując wypowiedzi pracowników nie ma się co dziwić, że podchodzą oni niechętnie do nowego obowiązku jakim wydaje się być rejestracja czasu pracy. Wynikające z powyższego sposobu myślenia relacje mają jednak szansę się zmienić. W gestii pracodawcy leży wytłumaczenie współpracownikom sposobu i korzyści wynikających z mierzenia czasu pracy. Skierowanie uwagi na zależność efektów do wynagrodzenia, racjonalnego wykorzystania zasobów, a ilości przepracowanych godzin, nakierują pracownika na inne tory myślenia i zachęcą do racjonalnego śledzenia własnego czasu pracy.

Wiele również zależy od wieku zatrudnionej osoby. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Paychex, aż 47% osób powyżej 50 roku życia twierdzi, że woli ewidencjonować swój czas pracy w arkuszu Excel® , podczas gdy 61% osób młodych (w wieku 18-34 lata) preferuje aplikacje do rejestracji czasu pracy.

Rozliczanie czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym, czy co gorsza - w zeszycie, zmniejsza wiarygodność przedstawionych danych. Dodatkowo utrudnia też ich analizę. Z tego powodu, według międzynarodowego raportu „Mobile Keeps Business Moving Forward” aż 77% managerów nie ma zaufania do przedkładanych raportów. Mierzenie czasu pracy to przecież nie kontrolowanie działań danej osoby, a efektywność podejmowanych działań pojedynczo i w zespole.

Wytłumaczenie dalszych etapów wykorzystywania danych zebranych przy ewidencji czasu pracy to jednak nie wszystko. Należy zwrócić również uwagę na kwestie techniczne. Obarczenie pracownika dodatkowym obowiązkiem systematycznej ewidencji na nowym urządzeniu jest również przyczyną zniechęcenia. Przeprowadzenie kilku szkoleń praktycznych oswoi go z procesem wprowadzania danych, a prosta aplikacja do mierzenia czasu pracy zachęci zespół do współpracy.

Dlaczego pracownik może wyrażać swoją niechęć w stosunku do aplikacji do mierzenia czasu pracy?

Zmiana myślenia pracownika w stosunku do wykonywanej pracy jest kluczowym elementem do rozpoczęcia relacyjnej współpracy. Niestety, wprowadzając dane, pracownik tworzy w swojej głowie rozmaite scenariusze dalszego wykorzystania jego danych. Czy pracodawca go zwolni za zbyt niską wydajność? A może za ilość przerw podczas pracy? Zasadnym jest więc pokazanie pracownikowi całej ścieżki pracy na podstawie wprowadzonych przez niego danych. Agnieszka Borowska-Zasada z WorkTime Expert radzi:

Na pewno warto odbyć wewnętrzne spotkania i być szczerym w stosunku do pracowników. Póki oni nie będą przekonani o tym, że to nie jest narzędzie kontroli, i że to narzędzie ma służyć wspólnemu dobru - to nie ma sensu całe wdrożenie.

Osoba ewidencjonująca swój czas pracy w dedykowanej do tego aplikacji, analizując swoje dane, z czasem dostrzeże jej zalety. Pracownicy rejestrujący na co dzień swój czas pracy wspominają o tym, że zauważyli u siebie wzrost efektywności oraz to, że ich praca jest bardziej uporządkowana, a świadomość rejestracji czasu pracy powoduje, że skupiają się faktycznie na konkretnej czynności, którą mają do wykonania zamiast rozpraszać się na inne zadania.

Jak mówi Radca Prawny Karolina Giersz:

W pierwszej chwili zastanawiałam się, czy takie działania nie spowodują, że będę miała dodatkowe obowiązki, które zabiorą mi kolejne minuty czasu pracy. Pracuję z wieloma klientami, w tym także korporacyjnymi, a zatem muszę używać różnych platform wymiany korespondencji/zadań etc. Rejestrowanie czasu pracy za pomocą kolejnego narzędzia, skojarzyło mi się z dodatkowym niemerytorycznym obowiązkiem, który zabierze mi dodatkowy czas, który mogłabym poświęcić klientom. Ale się myliłam. Rejestrowanie czasu pracy zwiększyło moją efektywność pracy i uporządkowało listę zadań. Rejestracja zmusza do zwiększenia skupienia na wykonywanym aktualnie zadaniu, a jednocześnie pomaga uniknąć „gubienia” czasu, np. w sytuacji, w której klient dzwoni kilkanaście razy dziennie, za każdym razem z krótkim pytaniem. Zauważyłam, że te krótkie pytania w kilkunastu „szybkich” telefonach, to często łącznie nawet 30 - 45 minut w trakcie dnia. To także znacznie wpływa na przejrzystość relacji z klientem, który często dopiero po przesłaniu tak szczegółowego zestawienia widzi, jak dużo czasu poświęcam na jego obsługę oraz, że obsługa to nie tylko pisma, ale także wspomniane telefony, wiadomości e-mail itp.

Zanim jednak Twój zespół doświadczy tego na własnej skórze, musi przyzwyczaić się do korzystania z aplikacji, mierzyć każdą wykonywaną czynność w rzeczywistym czasie i rzetelnie. Im bardziej wiarygodne informacje, tym większa prawdziwość przeprowadzanych później na tej podstawie analiz.

Efektywność wykonywanej pracy

Zorganizowana praca w biurze, w wyznaczonych godzinach w „open space” nie jest już atrakcyjna. Praca zdalna to swoboda miejsca i godzin pracy, ale też i osób, które się znajdują wokół. Nawet profity w firmie, czy większa pensja nie są już tak atrakcyjne, jak możliwość pracy z dowolnego miejsca.

Ponadto część z osób pracujących zdalnie dzieli swój czas na kilka projektów. Rzadko kiedy spędza czas za biurkiem. Za to prawie cały czas z telefonem komórkowym lub innym przenośnym urządzeniem. Nie zawsze też pracownik musi się znajdować w zasięgu sieci. Według międzynarodowego raportu „Mobile Keeps Business Moving Forward” aż 95% ankietowanych używa telefonów komórkowych do celów służbowych. Z tego samego raportu wynika, że 78% ankietowanych chce korzystać z aplikacji time tracker z urządzeń mobilnych.

W pracy zdalnej, w odróżnieniu od większości stanowisk w przestrzeni biurowej, najważniejsza jest efektywność. Wynagrodzenie pracownika nie zależy tu od przepracowanych godzin, a od wykonanego zadania. Co za tym idzie, wzrasta zaangażowanie w wykonywaną pracę i dbałość o jej jakość. Rozliczanie takiego rodzaju pracy stanowi wyzwanie dla dotychczasowych systemów płacowych. Z pomocą przychodzą tu aplikacje do mierzenia czasu pracy. Pomiar rentowności pracy to efektywne lokowanie zasobów ludzkich w projekt i jego etapy. Na podstawie przeprowadzanych analiz mierzonego czasu pracy, pracodawca może zaangażować zespół w efektywniejsze działania, dostosować ich czas pracy lub przeznaczyć go na rozwój.

Rentowna praca to dla pracownika satysfakcja z osiągniętych efektów i wynagrodzenie za poniesione koszty. Z kolei nieefektywność wykonywanych działań może stać się przyczyną spadku motywacji, coraz gorszą wydajnością, a w konsekwencji zwolnieniem z pracy. W dłuższej perspektywie efektywne wykonywanie zadań to dla firmy większe zyski, a dla pracownika wyższe zarobki. Analiza ewidencji czasu pracy pokazuje też, przy jakich zadaniach pracownik czuje się swobodniej i lepiej wykorzystuje swoje zdolności. Ciekawa praca, stawiane wyzwania i rozwój wzmacniają motywację pracownika i rentowność jego pracy.

Mierzenie czasu pracy jako narzędzie przyszłości

Relacja pracownik – pracodawca zmienia się w tempie proporcjonalnym do wzrostu zaawansowania techniki. Praca w oparciu o efekt, rozliczanie się na podstawie wykonanej pracy i większe zrozumienie przez pracownika działań w firmie przyczyniają się do zmian w rozliczaniu czasu pracy i sposobie wypłacania wynagrodzeń. Mobilne aplikacje do mierzenia czasu pracy umożliwiają ewidencję danych nie tylko z programu komputerowego, ale też przez inne urządzenia. Dodatkowo zaletą takiej aplikacji będzie, jeśli można wprowadzać do niej dane w trybie offline, a po podłączeniu do sieci dane są automatycznie dodawane do bazy.

Podsumowanie

Rejestracja czasu pracy to silny trend, którego nie sposób zignorować jeśli chcemy prowadzić rentowną, ciągle rozwijającą się firmę. Jednak samo narzędzie jakim jest time tracker nie zoptymalizuje procesów w Twojej firmie, jeśli nie będzie wykorzystywane przez pracowników. Warto zatem zawczasu zadbać o to, aby przygotować współpracowników na zmiany jakie planujesz wprowadzić w firmie i pokazać dlaczego warto mierzyć czas pracy.

Mecenes Magdalena Pająk z kancelarii KPM Kancelaria Pająk, Michalik Radcy Prawni sp.j wspomina, że:

Przy wdrażaniu rejestracji czasu pracy wśród zespołu pomogło także zrobienie z tego zabawy, omawiania co działa, co nie działa, gdzie coś znaleźć, kto najdłużej nie zastopował pracy (rekordzista nie zrobił tego przez 92 godziny). Także przekonanie do tego, że rzetelne wprowadzanie danych do programu pomaga całemu zespołowi, a nie służy do pilnowania ich efektywności (choć to, oczywiście, także).