SaaS dla prawnika – 6 faktów, które powinna znać każda kancelaria prawna

Rozwój światłowodowych sieci internetowych spowodował, że narzędzia, które usprawniają pracę kancelarii prawnej coraz częściej oferowane są w modelu biznesowym SaaS czyli software as a service.

Jest to forma dostarczania usług w której użytkownik otrzymuje dostęp do aplikacji znajdującej się na serwerach dostawcy oprogramowania. Programy udostępniane w ten sposób mogą być wykorzystywane w każdym obszarze – mogą to być aplikacje do mierzenia czasu (takie jak WorkTime Expert), programy do zarządzania zadaniami czy CRM dla mikroprzedsiębiorstw, a także wiele innych często specjalistycznych programów. Aktualnie SaaS jest jedną z najbardziej popularnych metod dostarczania usług biznesowych.

Poniżej przedstawiamy 6 faktów o SaaS, które powinieneś znać:

1. SaaS to wysoki poziom bezpieczeństwa

Eksperci od bezpieczeństwa IT zgodnie twierdzą: „Dla kancelarii prawnych usługa w modelu SaaS to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Dostawcy inwestują w certyfikowane centra danych i regularne audyty, co dla pojedynczej kancelarii byłoby nieosiągalne.”

Bezpieczeństwo danych w modelu SaaS to temat, wokół którego narosło wiele mitów. Warto jednak podkreślić, że korzystanie z usług SaaS często zapewnia wyższy poziom ochrony niż posiadanie własnego serwera. W modelu SaaS nasze dane są przechowywane na zewnętrznych serwerach, które zarządzane są przez producentów oprogramowania inwestujących w nowoczesne centra danych. Centra te spełniają surowe i restrykcyjne standardy bezpieczeństwa. Posiadają zaawansowane technologi do obsługi bardzo dużej ilości danych. Małej firmie we własnym zakresie nie uda się zbudować takiego środowiska ze wzgledu na wysokie koszty.

W celu wzmocnienia bezpieczeństwa dostawcy SaaS stosują zaawansowane mechanizmy ochrony danych, takie jak:
-> bezpieczne metody rejestracji i logowania uzytkowników ( SSO, klucze 2FA, weryfikacja siły haseł )
-> szyfrowanie danych zarówno podczas przechowywania, jak i transmisji ( SSL, AES-256 )
-> zaawansowane mechanizmy tworzenia kopii zapasowych
-> systemy podtrzymywania zasilania zapewniające ciągłość usług
-> firewalle i inne mechanizmy chroniące przed atakami i nieautoryzowanym dostępem

Bezpieczeństwo danych podnosi także korzystanie z wyspecjalizowanych centrów danych. W WorkTime Expert wszystkie dane użytkowników są przechowywane w profesjonalnym centrum danych znajdującym się na terenie Unii Europejskiej. Przesyłanie i przechowywanie danych - zarówno tych znajdujących się na komputerach i urządzeniach mobilnych, jak i na serwerach zabezpieczone jest silnymi algorytmami szyfrującymi. Dzięki temu kancelarie prawne mogą mieć pewność, że ich wrażliwe informacje są skutecznie chronione przed nieuprawnionym dostępem, co stanowi istotną zaletę korzystania z oferowanej przez nas bezpiecznej usługi SaaS.

2. Oszczędność dla firmy

Zakup i wdrożenie oprogramowania w modelu SaaS jest jedną z najlepszych decyzji jaką może podjąć kancelaria prawna. Nie inwestujesz na start dużej sumy pieniędzy związanej z zakupem serwerów, licencji i utrzymywaniem działu technicznego.
Decydując się na oprogramowanie w modelu SaaS zyskujesz:

-> przewidywalność kosztów – często dostępny już od kilkunastu złotych miesięcznie za użytkownika
-> nowe funkcjonalności i moduły, które włączasz kiedy potrzebujesz
-> wygodę zarządzania użytkownikami

W modelu SaaS nie martwisz się o infrastrukturę techniczną, aktualizacje czy naprawy - odpowiedzialność za te procesy spoczywa po stronie dostawcy. Oznacza to brak niespodziewanych kosztów związanych z awariami, instalacją poprawek, wymianą sprzętu czy kompatybilnością systemową. Koszty są rozłożone w czasie, dzięki czemu znacznie łatwiej je zaplanować i dopasować do faktycznych potrzeb firmy. Skupiasz się na swojej pracy a resztę zostawiasz w rękach specjalistów.

Podsumowując: Przewidywalność oraz elastyczność kosztów, brak długoterminowych zobowiązań czy możliwość rezygnacji z usługi w każdym momencie – wszystko to czyni SaaS rozwiązaniem niezwykle atrakcyjnym i oszczędnym dla właścicieli i partnerów prowadzących kancelarię prawną.

3. Gotowość, szybkość, wsparcie techniczne

Decydując się np. na program do mierzenia i rozliczania czynności w kancelarii prawnej oparty o model SaaS masz także pewność, że zostanie on szybko wdrożony - zazwyczaj jest gotowy „od ręki”. Wsparcie techniczne online lub telefonicznie pomaga w pierwszej konfiguracji i wspiera pracowników w czasie ich pracy. Dodatkowo w Internecie znajduje się mnóstwo materiałów instruktażowych, które pozwalają na swobodne korzystanie aplikacji i poznawanie narzędzia we własnym zakresie. My również przygotowaliśmy cały zestaw wskazówek dotyczący tego jak pracować w WorkTime Expert.

4. Wolny wybór

SaaS to duża elastyczność - korzystając z usług w tym modelu, nie musisz wiązać się umową z producentem na długie czy lata. Po upłynieciu 14 dniowego okresu testowego możesz zdecydować się na 12-miesięczną subskrypcję z góry lub płacić miesięczny abonament za usługę. W chwili gdy przestajesz regulować zobowiązanie tracisz dostęp do programu, bez dodatkowych formalności związazanych np: z okresem wypowiedzenia lub procedur rozwiązywania umowy. W WorkTime Expert każdy zarejestrowany użytkownik otrzymuje bezpłatny dostęp do pełnej wersji programu aż na 14 dni.

5. Mobilność

Korzystając z rozwiązań w modelu SaaS możesz używać aplikacji wszędzie - na dowolnym urządzeniu niezależnie od tego czy jesteś w biurze czy poza nim. Jest to funkcja szczególnie przydatna w przypadku programu do rozliczania godzin pracy. Dzięki temu Ty i Twoi pracownicy możecie spokojnie rejestrować czas pracy wykonywanej również poza biurem. Zwróć uwagę, że większość programów opartych o model SaaS działa jedynie online. Niestety niesie to za sobą spore zagrożenie, bo w przypadku słabego zasięgu lub braku sieci nie można skorzystać z oprogramowania. Inaczej jest w przypadku WorkTime Expert – nasz program do mierzenia czasu pracy działa również offline, co jest jego niezaprzeczalną zaletą.

6. Stale aktualizowany

Niezaprzeczalną zaletą oprogramowania w ramach SaaS jest częstotliwość jego aktualizacji. Dostawcy SaaS regularnie dodają nowe funkcje i udostępniają aktualizacje oprogramowania. Użytkownicy uzyskują dostęp do nowych funkcji i ulepszeń, co wpływa na efektywność pracy i osiągane wyniki biznesowe. Ty jako użytkownik nie musisz się martwić o to, że program, z którego korzystasz jest już przestarzały, niezgodny z obowiazujacymi przepisami bądź wymaga wprowadzenia usprawnień. Aplikacje w modelu SaaS są nieustannie rozwijane i aktualizowane, a Ciebie nie kosztuje to ani złotówki. W WorkTime Expert wspołpracujemy z naszymi użytkownikami, słuchamy ich sugestii i stale dodajemy nowe funkcjonalności.

Jak widać nowe technologie nieuchronnie pojawiają się w każdej branży. I wcale nie trzeba się ich bać – wręcz przeciwnie – testować, sprawdzać i wykorzystywać to co przynosi największe korzyści. Jak myślisz czy ten model korzystania z oprogramowania jest dla Ciebie? Sprawdź to – zarejestruj się i już dzisiaj sprawdź możliwości WorkTime Expert!