Quiz o analityce czasu pracy w kancelariach
Quiz o analityce czasu pracy w kancelariach, który przygotowaliśmy na konferencję Legal Match Maker 2025, miał być czymś więcej niż zabawą. Szukaliśmy formy, która połączy element rywalizacji, edukacji i praktyki - a przy tym pozwoli uczestnikom na moment zatrzymać się i zastanowić, jak wygląda codzienne zarządzanie ich zespołami.Dziesięć pytań, wymagających refleksji i odrobiny wiedzy teoretycznej, stało się pretekstem do rozmowy o tym, co w kancelariach często umyka: o liczbach, wskaźnikach i rentowności.
Pytania w naszym quizie.
1. Co mierzy wskaźnik bilowalnej (rozliczanej) utylizacji czasu pracy w firmie usługowej?
A. Procent projektów ukończonych przed terminem.
B. Wskaźnik rotacji pracowników.
C. Procent dostępnego czasu pracy faktycznie przeznaczonego na zadania (bilowalne).
D. Procent czasu spędzonego na czynnościach administracyjnych wobec czasu pracy fakturowanego klientom.
Utylizacja bilowalna mówi, jaka część czasu pracy zespołu faktycznie jest przeznaczana na zadania rozliczane z klientami. Poprawna odpowiedź to C. Pułapki tkwiły w innych wariantach: np. rotacja czy terminowość to też ważne wskaźniki, ale dotyczą zupełnie innych obszarów. Z kolei proporcja „administracja vs. fakturowanie” nie jest utylizacją w klasycznym sensie. Biznesowo oznacza to, że menedżer powinien cyklicznie monitorować ten wskaźnik, by wiedzieć, czy zespół nie pracuje zbyt mało (marnowanie potencjału) ani zbyt dużo (ryzyko przeciążenia). WorkTime Expert liczy utylizację automatycznie, pokazując ją w czasie rzeczywistym na poziomie osób, zespołów i klientów.
2. Zespół kancelarii przez 3 miesiące ma utylizację powyżej 95%. Co to sygnalizuje?
A. Zespół marnuje czas.
B. Zespół jest skrajnie obciążony i może zbliżać się do przeciążenia/wypalenia.
C. Sytuacja idealna – nic nie trzeba zmieniać.
D. Pracownicy zaniżają raportowane godziny.
Na pierwszy rzut oka wysoka utylizacja wygląda imponująco. Ale gdy utrzymuje się długo powyżej 95%, w praktyce jest to sygnał ostrzegawczy: zespół pracuje na granicy wydolności i łatwo o błędy czy wypalenie. Dlatego poprawna odpowiedź to B. Wiele osób w quizie uległo intuicji i wybrało „idealną sytuację”, ale menedżerowie powinni widzieć w takich danych czerwone światło. WorkTime Expert pozwala obserwować trendy utylizacji w czasie, więc łatwo zauważyć, kiedy wyniki zbyt długo utrzymują się w strefie ryzyka.
3. Jak definiujesz collection rate (ściągalność)?
A. Wpłaty od klientów podzielone przez kwotę zafakturowaną.
B. Godziny bilowalne podzielone przez wszystkie przepracowane godziny.
C. Wartość czynności w toku podzielona przez wartość faktur.
D. Zafakturowana wartość podzielona przez potencjalną wartość wg cennika.
Collection rate to wskaźnik ściśle finansowy: pokazuje, jaką część zafakturowanej kwoty faktycznie odzyskaliśmy od klientów. Poprawna odpowiedź to A. Łatwo pomylić go z rozliczalnością (odpowiedź B), która dotyczy czasu pracy, a nie pieniędzy. To częsty błąd, a przecież można mieć świetne raporty czasu, ale jeśli klienci nie płacą, rentowność jest jedynie „na papierze”. WorkTime Expert łączy dane o fakturach z czasem pracy, co pozwala natychmiast zobaczyć, jak wskaźniki rozliczalności i ściągalności różnią się w praktyce.
Sprawdź, co potrafi WorkTime Expert: automatyczne rozliczenia i wiele więcej!
4. W którym modelu rozliczeń przekroczenie budżetu godzin wprost obniża marżę przy stałej cenie?
A. Ryczałt za projekt (fixed fee).
B. Stawka godzinowa (time & materials) bez limitu.
C. Success fee (tylko za wynik).
D. Ryczałt okresowy z dopłatami za nadwyżki
W modelu fixed fee cena ustalana jest z góry, niezależnie od tego, ile godzin faktycznie przepracujemy. Dlatego każde przekroczenie budżetu godzin od razu zmniejsza marżę – poprawna odpowiedź to A. Wielu menedżerów zakłada, że w ryczałcie analiza godzin nie jest potrzebna, ale to złudzenie: właśnie tam najłatwiej „zgubić” rentowność. WorkTime Expert pozwala monitorować czas i koszty nawet w projektach rozliczanych ryczałtowo, dzięki czemu od razu widać, czy umówiona cena pokrywa faktyczne nakłady pracy.
5. Co najlepiej opisuje zjawisko „time leakage”?
A. Nadgodziny w weekendy.
B. Czas spędzony w podróży służbowej.
C. Odpisy przy fakturowaniu.
D. Niezaewidencjonowane bilowalne minuty/godziny, które przepadają.
Time leakage to wszystkie te minuty i godziny, które powinny być rozliczone z klientem, a nigdy nie trafiły do ewidencji. Poprawna odpowiedź to D. To może być 5 minut połączenia telefonicznego czy szybkie sprawdzenie dokumentu, które „przepada”, jeśli nie zostanie zapisane. W skali miesiąca czy roku to ogromne straty. WorkTime Expert ułatwia rejestrację takich czynności dzięki prostemu interface’owi – minimalizuje kliknięcia, żeby zmniejszyć ryzyko „wycieku czasu”.
6. Co ujawnia mapa użycia stanowisk w kancelarii?
A. Wskaźnik absencji w zespole.
B. Czy doświadczeni specjaliści nie obsługują prostych spraw.
C. Tempo fakturowania projektów.
D. Liczbę godzin urlopowych.
Mapa stanowisk pokazuje, jak rozkłada się praca pomiędzy osoby o różnym doświadczeniu. Kluczowa obserwacja: jeśli seniorzy obsługują zbyt wiele prostych spraw, firma przepala zasoby i traci potencjał. Poprawna odpowiedź to B. Wskaźnik absencji czy urlopy mierzy się osobno – mapa dotyczy struktury pracy. Dzięki WorkTime Expert menedżerowie mogą zobaczyć ten rozkład na czytelnych wykresach i podjąć decyzję, jak lepiej przydzielać sprawy.
7. Co mierzy wskaźnik rozliczalności czasu pracy?
A. Procent godzin bilowalnych wobec wszystkich przepracowanych godzin.
B. Procent zafakturowanych faktur wobec przychodów planowanych.
C. Procent godzin przeznaczonych na szkolenia wobec całkowitego czasu pracy.
D. Procent projektów zakończonych w terminie wobec wszystkich projektów.
Rozliczalność, zwana też billability, pokazuje, jak duża część przepracowanego czasu faktycznie została rozliczona z klientami. Poprawna odpowiedź to A. Pułapką bywa utożsamianie tego wskaźnika z terminowością projektów czy szkoleniami – to inne obszary. W praktyce rozliczalność pokazuje, czy zespół pracuje „dla klienta”, czy raczej dla wewnętrznych procesów. WorkTime Expert automatycznie liczy ten wskaźnik, dzięki czemu menedżerowie widzą, ile pracy przekłada się na przychód.
8. Marża absolutna przypadająca na klienta to:
A. Koszt pracy minus koszty stałe.
B. Przychód minus (koszt pracy plus koszty stałe).
C. Przychód podzielony przez godziny bilowalne.
D. Przychód minus przychód na godzinę.
Marża absolutna to prosty, ale kluczowy wskaźnik: przychód od klienta pomniejszony o koszty pracy i alokowane koszty stałe. Poprawna odpowiedź to B. To właśnie on mówi, czy dany klient lub projekt faktycznie zostawia w kancelarii zysk. Wariant C (stawka efektywna) bywa mylony z marżą, ale dotyczy zupełnie czego innego. WorkTime Expert pozwala wyliczać marżę na poziomie klienta, sprawy i całej kancelarii, co ułatwia rozmowy o strategii i wycenie.
9. Punkt rentowności sprawy oznacza:
A. Moment, w którym przychody zaczynają przewyższać koszty obsługi.
B. Procent zrealizowanego budżetu godzin wobec planowanego budżetu sprawy.
C. Liczbę przepracowanych godzin, przy której koszty pracy i koszty stałe zostają pokryte, ale jeszcze nie ma zysku.
D. Minimalną stawkę godzinową potrzebną do pokrycia kosztów.
Punkt rentowności to ten moment, gdy przychody z projektu przewyższają koszty jego obsługi. Poprawna odpowiedź to A. Część osób szuka konkretnej liczby godzin (odpowiedź C), ale to tylko jeden z możliwych wymiarów. W praktyce najlepiej obserwować ten punkt etapami – szczególnie przy długich sprawach, gdzie koszty i przychody narastają w czasie. WorkTime Expert umożliwia takie śledzenie w raportach warstwowych, pokazując, kiedy praca naprawdę zaczyna generować zysk.
10. Jak liczysz efektywną stawkę mieszaną projektu (blended rate)?
A. Średnia arytmetyczna stawek cennikowych.
B. Koszty projektu podzielone przez liczbę wszystkich godzin.
C. Przychód bilowalny projektu podzielony przez godziny bilowalne projektu.
D. Suma stawek cennikowych podzielona przez liczbę osób.
Efektywna stawka mieszana (blended rate) to realna cena godziny pracy w danym projekcie, po rozliczeniu faktycznego czasu i przychodów. Poprawna odpowiedź to C. Wielu menedżerów błędnie liczy ją jako średnią z cennika, ale to nie odzwierciedla rzeczywistości. Dopiero zestawienie przychodu z faktycznie rozliczonymi godzinami daje prawdziwy obraz rentowności. WorkTime Expert liczy blended rate automatycznie, pozwalając porównywać projekty między sobą i z założeniami ofertowymi.
Podsumowując: Wyniki quizu pokazały bardzo ciekawy obraz.
Nieliczni uczestnicy uzyskali komplet 10/10, ale większość zatrzymała się na poziomie 6–9 poprawnych odpowiedzi. To dobry wynik który pokazuje, że menedżerowie kancelarii mają już sporą wiedzę o analityce, ale wciąż zdarzają się pułapki. Najczęściej były to intuicyjne skróty myślowe: np. traktowanie bardzo wysokiej utylizacji jako powodu do dumy, podczas gdy jest to raczej sygnał przeciążenia. Z drugiej strony, pytania o ryczałt (fixed fee) czy collection rate były dla większości uczestników oczywiste, co pokazuje, że świadomość podstawowych mechanizmów finansowych jest już dość wysoka.
Najważniejszy wniosek? Analityka w kancelarii nie musi być trudna ani czasochłonna — wymaga jedynie rzetelnie zebranych danych i narzędzia, które zrobi za nas resztę. I właśnie temu służy WorkTime Expert: minimum klików przy rejestracji, maksimum wartości w raportach. Quiz był tylko wstępem do rozmowy, która na Legal Match Maker toczyła się przy stolikach networkingowych i w kuluarach. I jeśli coś z tego wydarzenia zapamiętamy na długo, to właśnie to: prawnicy chcą mówić o liczbach, chcą lepiej rozumieć rentowność i chcą szukać prostych sposobów na to, by zarządzać kancelarią bardziej świadomie.
Autor: Radosław Ordyniec
Head Of Customer Success, specjalista w WorkTime Expert, pracuje z kancelariami nad wdrożeniem systemu i optymalizacją wyników. Wspiera partnerów kancelarii w analizie danych i podejmowaniu decyzji opartych na liczbach.
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.