Od timesheetu do strategii – co wynieśliśmy z Legal Impact 2026?
Na Legal Impact ‘26 w Warszawie rozmawialiśmy o czymś, co brzmi technicznie, a w praktyce przekłada się na aspekt czysto biznesowy: czyli jak ewidencja czasu pracy może stać się paliwem dla strategicznych decyzji w kancelarii. To nie wykład o „odbijaniu godzin”, tylko o tym, co z tych godzin wynika dla marży, zasobów, wyceny i rozwoju praktyk. To bardzo ważny temat, bo branża jest dziś w momencie, w którym sam timesheet już nie wystarcza. Można mierzyć czas, można nawet mieć całkiem przyzwoite faktury… i nadal nie wiedzieć, na czym tak naprawdę zarabiamy, a gdzie tylko „biznes jakoś to się kręci”.
Kiedy fixed fee staje się cichą stratą
Dopiero po wdrożeniu WorkTime Expert i trzech miesiącach pomiaru okazało się, że na jednym z typów spraw realnie zarabiają 195 zł/h, a przez lata byli przekonani, że ich minimalna stawka to 230 zł/h.
Różnica nie wynikała z tego, że kancelaria pracowała żle. Po prostu rentowne sprawy przykrywały nierentowne, a bez danych nie było tego widać. To typowy przypadek, w którym fixed fee daje pozorny komfort, dopóki nie policzymy, ile kosztuje nas czas w przypadku takiej umowy.
Co ciekawe, wyniki ankiety potwierdziły, że to wciąż branżowy „mit do rozbrojenia”. Jeśli ktoś mierzy czas w fixed fee tylko częściowo, to w praktyce rzadko ma pełną kontrolę kosztów – a więc realnie nie mierzy. Po zsumowaniu tych odpowiedzi widać, że większość kancelarii nie ma systematycznego pomiaru fixed fee, mimo że często deklaruje inaczej. To dokładnie ten mechanizm, który w Łodzi wyszedł na światło dzienne dopiero po zestawieniu danych.
Dane w kancelarii są, ale bez prawidłowej analizy nie zmieniają nic
Drugi ważny wątek to prosta teza:
Jeśli nie mierzysz czasu, nie masz danych o rentowności. Ale nawet jeśli masz dane, musisz je analizować – inaczej nic z nich nie wynika.
Wiele kancelarii ma dziś całkiem niezłą ewidencję. Problem zaczyna się później: brak regularnego przeglądu KPI sprawia, że biznes działa „na średniej”. Jest stabilnie, jest przychód, jest zajętość… tylko że potencjał rozwoju zostaje na stole, bo nie widać, które projekty napędzają wynik, a które zjadają zasoby.
Nie wystarczy wiedzieć - trzeba działać. Branża nie szuka teoretycznych opracowań, lecz praktycznych rozwiązań, które mają realne zastosowanie. To kluczowe, aby dane faktycznie stały za podejmowanymi decyzjami strategicznymi.
Grzech zaniechania: brak systematycznych przeglądów
Jedna z ankiet zapytała wprost o to, czy kancelarie mają stały cykl przeglądu wyników (co tydzień / co miesiąc). Po zsumowaniu odpowiedzi:
- brak,
- nieregularnie,
- lub „gdy jest problem”
wyszło, że 64% uczestników nie analizuje regularnie danych.
A to jedna z najprostszych decyzji, która służy poprawie biznesu w kancelarii. Bo jeśli masz już czas zmierzony i rozliczany, ale nie analizujesz go co miesiąc, to dane nie zamieniają się ani w marżę, ani w lepszą wycenę, ani w wyższą rentowność.
Krótko mówiąc: dane bez systematycznych przeglądów są jak system CRM bez handlowców, którzy do niego zaglądają.
Timesheet jest dokuczliwy – więc nie dokładajmy sobie bólu
Z ankiet i rozmów kuluarowych wybijała jeszcze jedną rzecz: mierzenie czasu pracy jest dla większości prawników zwyczajnie nieprzyjemne. Nikt tego nie robi „dla przyjemności”. Robi się to, bo bez tego nie da się zarządzać rentownością.
Dlatego jeśli już mamy ten obowiązek, to nie ma sensu utrudniać go Excelem, a warto używać dedykowanego do tego oprogramowania.
W WorkTime Expert dokładnie na to odpowiadamy: rejestracja może być prosta i szybka.
Użytkownicy mogą wpisywać czas m.in.:
- na bieżąco,
- przez formularz,
- bezpośrednio z zadania/sprawy,
- z kalendarza,
W sumie na kilkanaście różnych sposobów, zależnie od stylu pracy. Zebraliśmy opinie od pracowników wielu kancelarii, mówiące o tym, że to najbardziej przyjazne narzędzie do ewidencji czasu, z jakiego korzystali. To właśnie dlatego, że dopasowuje się do realiów pracy prawnika, a nie odwrotnie.
To ważne, bo bez komfortu ewidencji nie ma jakości danych. A bez wartościowych danych nie ma strategii.
Sprawdź, co potrafi WorkTime Expert: automatyczne rozliczenia i wiele więcej!
Wyniki ankiet z sali (Legal Impact 2026)
Przewiń strzałkami aby sprawdzić
1. Czy w sprawach fixed fee mierzycie czas pracy, choćby do kontroli kosztu?
- Tak, zawsze - 33,33%
- Tak, ale tylko w części spraw - 21,21%
- Nie, bo klient płaci za efekt - 18,18%
- Nie wiem / nie mamy fixed fee - >27,27%
2. Co najczęściej powoduje, że kancelaria rozlicza za mało za usługę?
- Niedoszacowanie czasu / kosztu - 54,84%
- Brak policzonej wartości dla klienta - 6,45%
- Rabat „bo relacja” - 16,13%
- Brak jasnego zakresu - 3,23%
- Konkurencja cenowa - 19,35%
3. Gdzie według Ciebie najczęściej "ucieka wynik" w kancelarii?
- Zbyt niska utylizacja (zbyt mało faktycznej pracy) - 22,58%
- Spadki realizacji (korekty / niezafakturowane prace) - 38,71%
- Rozszerzanie zakresu w fixed fee/abonamentach - 19,35%
- Rabaty ad hoc na koniec miesiąca - 0,00%
- Spóźnione/niepełne wpisy czasu - 19,35%
4. Czy macie stały rytm przeglądów wyników (np. co tydzień / co miesiąc)?
- Tak, cyklicznie i w kalendarzu - 20,00%
- Tak, ale nieregularnie - 24,00%
- Tylko gdy jest problem - 8,00%
- Nie mamy takiego rytmu - 32,00%
- Nie wiem / nie zajmuję się tym - 16,00%
5. Który obszar najbardziej wymaga poprawy w Twojej kancelarii?
- Regularne i terminowe wpisy czasu - 22,22%
- Kontrola rentowności klientów i spraw - 55,56%
- Uporządkowanie stawek i koszyków cenowych - 0,00%
- Proces akceptacji prac i fakturowania - 16,67%
- Rutyna przeglądów KPI - 5,56%
Co to mówi o branży?
Jeśli połączyć historie ze sceny z wynikami ankiet, wychodzi dość spójny obraz:
- kancelarie coraz lepiej rozumieją rolę danych,
- coraz częściej mają ewidencję czasu,
- jednak nadal duża część ryczałtów działa bez realnego pomiaru kosztu,
- a największym ograniczeniem rozwoju jest brak nawyku analizy i systematycznych przeglądów,
- dodatkowo w tle przewija się problem nieregularności w rejestracji czasu – cichy wyciek, który rozjeżdża KPI i marżę.
To jest dokładnie droga „od timesheetu do strategii”: musimy przejść od samego mierzenia do zarządzania na liczbach.
Chcesz więcej takich wniosków?
Stanisław Zasada regularnie dzieli się praktyką i przykładami wdrożeń na LinkedInie - jeśli chcesz być na bieżąco z tym, jak kancelarie mogą pracować na danych (i co z tego wynika biznesowo), to warto go tam obserwować.
Autor: Stanisław Zasada
Manager, analityk, projektant systemów informatycznych i przedsiębiorca od zawsze. Współtwórca i COO w WorkTime Expert, specjalizujący się w doradztwie i optymalizacji procesów rozliczeniowych dla firm z branży usług profesjonalnych: kancelarii prawnych, firm doradczych i księgowych.
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.