Dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych przeciekają Ci przez palce

Powszechnie wiadomo, że mierzenie czasu pracy jest kluczowym elementem w zarządzaniu firmą usług profesjonalnych, ale nie wiele firm wie i rozumie jak wielka jest różnica pomiędzy mierzeniem czasu pracy na bieżąco czyli podczas wykonywania czynności (pracy), a rejestracją czy też ewidencją czasu pracy po jej wykonaniu.

Większość firm z branży usług profesjonalnych (kancelarie prawne i adwokackie, doradztwo podatkowe, usługi księgowe) ewidencjonuje czas pracy, ale bardzo niewielka ich część mierzy czas pracy na bieżąco. Firmy, które tego nie robią tracą dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych!

Błędy w szacowaniu czasu pracy - gdy nie mierzysz na bieżąco

Zidentyfikowaliśmy 3 podstawowe błędy szacowania czasu pracy po jej wykonaniu, które powodują wymierne straty w firmie:

• zapominanie: zapominamy o wielu pracach, które wykonaliśmy i to nie tylko o tych „krótkich”, 10-cio, 15-to minutowych, ale nawet też prac, które trwają godziny. Zapytaj siebie: co robiłem(-łam) 3 dni temu? albo przed weekendem ...
• niedoszacowywanie: rejestrując czas pracy z pamięci wydaje się, że dana praca zajęła pół godziny, a tamta 5 minut, ale ludzie mają tendencje do zaniżania czas pracy. Ta praca nie trwała 5 minut tylko 9, a tamta nie pół godziny tylko 42 minuty
• unikanie: jeżeli mamy klienta, który jest inny niż średnia i jego obsługa wiąże się z większym nakładem pracy to podświadomie rezygnujemy z rejestracji wielu szczególnie „krótkich” prac dla tego klienta

Stracone setki tysięcy złotych – policzone!

Z własnych doświadczeń i z wielu rozmów, konsultacji i wywiadów z użytkownikami mierzącymi czas pracy wiemy, że błąd szacowania – obniżenie liczby zarejestrowanych godzin pracy wynosi 10 do nawet 30%.

Ukryte korzyści

Mierzenie czasu pracy stoperem na bieżąco nie tylko przyniesie Ci znaczące zwiększenie przychodów.
Ta metoda ma też wiele nieoczywistych zalet:

• poprawa produktywności: mierzenie czasu pracy na bieżąco powoduje lepsze skupienie (nie odrywam się od pracy - przecież "leci" stoper)
• optymalizacja zasobów: prace zwizualizowane na kalendarzu pokażą Ci jak rozkłada się dzień pracy - czynność po czynności, to spowoduje, że pracownicy i zarząd będą mogli ustalić, gdzie następują spiętrzenia i wąskie gardła,
• precyzyjne fakturowanie: dokładnie zmierzony czas przełoży się również na uczciwość i transparentność wobec Twoich klientów. Oczywiście pozostaje możliwość zmiany czasu rozliczanego w górę lub w dół i fakturowania więcej lub mniej niż zostało zmierzone, ale dane "wejściowe" są wysokiej jakości,
• wsparcie zarządzania zmianami: zarząd dysponując dokładnym rejestrem będzie miał możliwości bieżącego monitorowania wpływu wprowadzanych zmian

Nie ma róży bez kolców - problemy z mierzeniem czasu pracy na bieżąco

Problem zaokrągleń

Jeżeli rozliczasz się z klientami w jednostkach czasu (tzw. unitach) np. każde 5 minut, 15 minut lub 6 minut (jako jedna dziesiąta godziny) to przy ewidencji czasu pracy po fakcie pracownicy wpisują czas używających tych unitów – zaokrąglają czas każdej czynności w głowie. Natomiast gdy prace mierzone są na bieżąco to powstaje problem jak przetworzyć na unity pomierzony czas przez pracowników, który mierzony jest z dokładnością do 1 minuty. Czynności mierzone na bieżąco mogą też mieć znikomy czas np. 3 minuty i wtedy powstają wątpliwości czy zaokrąglenia to nie jest czasem oszukiwanie klientów ?

Może się wydawać, że jeżeli zaokrąglamy wszystko w górę to „naciągamy klientów”. Ale tak nie jest gdy zaokrąglenia wprowadzone są w odpowiedni sposób. Przede wszystkim czas prac nie powinnien być zaokrąglany w górę do więcej niż 15 minut. Należy również odpowiednio ustawić zaokrąglenia „krótkich” prac – trwających np. mniej niż 5 minut. Jeżeli takich prac jest mało to można je wyzerować, a jeżeli mamy duże rozproszenie i jest wiele „krótkich” czynności to warto zsumować czas wszystkich krótko trwających prac i zaokrąglić tą sumę w ramach całego dnia pracy. I wreszcie na koniec: nie każdą pracę mierzymy, zawsze coś umyka i zaokrąglenia są tu pewną rekompensatą - zwiększeniem dokładności rozliczeń z klientami.

Z powyższego opisu łatwo można się zorientować, że ręczne zaokrąglanie zajęłoby bardzo dużo czasu i należy mieć do tego system posiadający opcje automatycznych zaokrągleń.

Problem łączenia czynności w raporcie dla klienta

Gdy ewidencjonujemy czas pracy po fakcie to zarejestrowanych różnych czynności jest znacznie mniej niż przy rejestracji czasu pracy na bieżąco. Na koniec okresu rozliczeniowego – zwykle na koniec miesiąca przygotowujemy zestawienia czynności. Aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień i dyskusji z klientami czynności tego samego rodzaju i dotyczące tej samej sprawy należy łączyć. Tu również potrzebny jest system, który to potrafi wykonać automatycznie.

Nikt nie lubi mierzenia czasu pracy, ale dobry system to bardzo ułatwi

To jest fakt! My też czasem nie lubimy, a co dopiero mierzyć czas pracy na bieżąco.
Ale jest nam znacznie łatwiej! Dlaczego? Składa się na to wiele czynników:

• Używamy systemu WorkTime Expert w którym mierzenie czasu pracy na bieżąco i jego poprawianie w przypadku pomyłki/braku czasu jest proste i odbywa się w myśl zasady: "minimum kliknięć i maksimum efektu".
• W systemie przekształcenie zadania czy też terminu w kalendarzu w zarejestrowaną pracę również odbywa się jednym kliknięciem i to jeszcze z możliwością decyzji - czy czas trwania spotkania był zgodny z planem czy też spotkanie się przedłużyło i należy zarejestrować dłuższy czas pracy.
• Mierzenie czasu weszło nam w krew: WorkTime Expert jest naszym podstawowym systemem do pracy (tak jak zresztą w wielu kancelariach prawnych i biurach rachunkowych) i uruchamiamy WorkTime do porannej kawy w biurze.