Jak skutecznie zoptymalizować pracę w kancelarii prawnej?

W dzisiejszych czasach przed właścicielami kancelarii prawnych stoi nie lada zadanie – dynamiczny postęp technologiczny i zwiększenie świadomości klientów dotyczące świadczenia usług prawnych, wymusza na właścicielach kancelarii szukania nowych rozwiązań, które będą służyć optymalizacji pracy firmy, a co za tym idzie także podnoszeniu efektywności działań i zysków w firmie.

Wstęp Utrudnienia w procesie optymalizacji Dlaczego rejestracja czasu pracy jest uciążliwym zadaniem? Opory przed wdrożeniem narzędzia do rejestracji czasu pracy Trudności związane z rozliczaniem zleceń i zarządzaniem sprawami Pierwszy krok do optymalizacji i efektywności działań Podnieś efektywność, zaoszczędź czas, zwiększ zyski

Jak czytamy w raporcie „Sztuczna inteligencja i nowe technologie w praktyce prawniczej”, przygotowanym przez Polski Związek Pracodawców Prawniczych:

Współczesny, złożony świat wymaga od rynku usług szybkości, precyzji i elastyczności. Tych elementów nie można pominąć również w odniesieniu do rynku usług prawniczych […] tylko idący z duchem zmian prawnik ma szansę przetrwać na rynku – prawnik, który będzie w stanie dostarczyć usługę zoptymalizowaną zarówno pod względem potrzeb oraz oczekiwań klientów, jak i kosztów oraz czasu jej realizacji.

Co więcej, ponad połowa respondentów wspomnianego wcześniej raportu, jest przekonana, że inwestycja w technologie jest dla nich kluczowym priorytetem w kontekście rozwoju kancelarii, podnoszenia zysków i zwiększania efektywności.

W końcu w każdej, prawidłowo rozwijającej się kancelarii przychodzi taki moment kiedy ilość prowadzonych spraw, wykonywanych czynności, planowanych zadań, rozliczenia projektów - zaczyna przybierać takie rozmiary, że zapanowanie nad tym wymaga wprowadzenia odpowiedniego systemu do organizacji pracy i zarządzania.

Jak się okazuje, rozwiązania informatyczne optymalizujące prace są także potrzebne prawnikom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą – przekonuje o tym nasza rozmówczyni Adwokat Dominika Kordas -Tarcholik:

Na rynku jest wiele rozwiązań dla kancelarii prawnych, jednak są one dość drogie i nie każda kancelaria, adwokat czy prawnik potrzebuje wszystkich funkcji oferowanych przez te programy. Inwestowanie w nie, to dla małych kancelarii niepotrzebny wydatek. Ja na co dzień korzystam z aplikacji WorkTime i przyznam – jest to narzędzie, które pomogło mi zautomatyzować pewne czynności tak jak np. rejestrację czasu pracy, którą wcześniej prowadziłam w Excelu. Bardzo przydatne okazały się także dane, które dzięki systematycznej ewidencji czasu pracy zbiera program. Dzięki temu zyskałam świadomość, ile tak naprawdę pracuję, a ile czasu zajmują mi sprawy administracyjno – biurowe. Bez wątpienia są to informacje, które w mądry sposób można wykorzystać do optymalizacji własnej pracy.

Utrudnienia w procesie optymalizacji

Biorąc pod uwagę pracę kancelarii możemy wyróżnić dwa typy utrudnień :

• Takie, które są niezależne od samej kancelarii, a więc np. duża konkurencja na rynku prawniczym czy konkurowanie ceną usług.
• A także utrudnienia wewnętrzne, które można zoptymalizować poprzez odpowiednie działania w obrębie samej organizacji. Np. wprowadzając wewnętrzne standardy i procedury czy automatyzację powtarzalnych procesów.

Aby odpowiedzieć na pytanie ”Jak optymalizować pracę w kancelarii” należy w pierwszej kolejności przyjrzeć się procesom jakie zachodzą w organizacji i zdefiniować wspólny mianownik dla wewnętrznie zróżnicowanej grupy jaką są prawnicy (wszak grupa zawodowa, o której mówimy różni się specyfiką wykonywanych zajęć – inne czynności wykonuje prawnik specjalizujący się w prawie karnym, a inne zajmujący się prawem gospodarczym. Jednak na potrzeby tego artykułu zajmiemy się czynnościami i zadaniami, które są powtarzalne w każdej kancelarii). Według raportu Legal Tech Polska cały raport dostępny jest tutaj najczęściej wykonywanymi przez prawników zadaniami są: identyfikowanie problemu prawnego klienta, realizacja ustalonych działań, ustalenie zakresu usługi, dostarczenie klientowi wypracowanych produktów, zbieranie informacji o stanie prawa i orzecznictwie, rejestracja czasu pracy, pozyskanie klienta, ustalenie wynagrodzenia, pozyskanie informacji zwrotnej od klienta, rozliczenie zlecenia:

Zadania takie jak identyfikowanie problemu prawnego klienta, realizacja ustalonych działań, ustalenie zakresu usługi, dostarczenie klientowi wypracowanych produktów czy zbieranie informacji o stanie prawa i orzecznictwie są bez wątpienia czynnościami, do których można stworzyć odpowiednią procedurę postępowania. Właściwie skonstruowane procedury określają najlepszą metodę wykonywania danej pracy, co w znaczący sposób przekłada się nie tylko na szybkość wykonywanej pracy, ale przede wszystkim na zachowane standardów i wysokiej jakości usługi, niezależnie od tego, kto ją wykona. Przestrzeganie procedur pomaga również zapobiegać błędom, a także w efektywny sposób zarządzać zespołem.

Innym zadaniem, które wykonuje niemal połowa badanych prawników jest rejestracja czasu pracy. Warto zwrócić uwagę, że aż 76% badanych uważa, że rejestracja czasu pracy jest najbardziej uciążliwym zadaniem. Co więcej, nie należy ona do pracy merytorycznej, tak jak wcześniej wymienione zadania, ale jest czynnością administracyjno – biurową, która jedynie towarzyszy właściwej obsłudze prawnej. Mając na uwadze powyższe dane trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że ¬ optymalizacja procesów związanych z ewidencją czasu pracy to pierwszy a zarazem najważniejszy krok ku polepszeniu funkcjonowania kancelarii. Co za tym idzie – zwiększeniu przychodów, podniesieniu efektywności i zadowolenia pracowników.

Dlaczego rejestracja czasu pracy jest uciążliwym zadaniem?

Problem z mierzeniem czasu pracy polega na tym, że rejestracja sama w sobie zajmuje relatywnie dużo czasu, odciągając prawnika od tzw. pracy właściwej czyli merytorycznej. W wielu kancelariach ewidencja czasu pracy odbywa się w sposób analogowy – pracownicy spisują czas jaki poświęcili na daną sprawę często dzieląc je na unity, które pod koniec dnia lub co gorsza – tygodnia, wprowadzają do arkusza Excel. Jak mówi jeden z radców prawnych –– plusami takiego rozwiązania jest taniość i prostota, ale minusem – brak dodatkowych funkcji np. kalendarza, listy zadań itd. Ponadto zapisywanie przepracowanego czasu w Excelu samo w sobie jest dodatkowym zadaniem do wykonania - nie dość, że niewygodnym, czasochłonnym to także problematycznym pod kątem ustalenia rzeczywistego czasu pracy. Szacowanie czasu spędzanego nad daną sprawą często jest dalekie od rzeczywistości, co w sposób bezpośredni przekłada się to na niedokładną wycenę kolejnych zleceń a także przepracowanie prawników, którzy nie wiedząc ile dokładnie spędzają czasu nad danym zadanie, biorą na siebie zbyt dużo obowiązków.

Inny problem, to rejestrowanie drobnych czynności, takich które jednorazowo zajmują niewiele czasu, jednak biorąc pod uwagę częstotliwość ich wykonywania, stają się istotną częścią pracy prawnika w skali miesiąca. Zazwyczaj pracownicy pomijają te czynności, co przekłada się na niedoszacowanie rzeczywistego czasu poświęconego na obsługę klienta czy spraw wewnętrznych. Jak mówi jeden z prawników:

Konieczne jest ewidencjonowanie drobnych czynności typu: rozmowa telefoniczna, przekazywanie prostych informacji, przygotowane pełnomocnictwa, informacji o opłatach, wpisach itp.

Jeśli te drobne prace prawnik musi każdorazowo zapisać w notesie czy Excelu, nic dziwnego, że budzą one niechęć i najczęściej pozostają zaniechane. Z drugiej strony jeśli kancelaria rozlicza się z klientem według stawki godzinowej i przedstawia mu raport z wykonanych prac w danym okresie, w którym pomija czas poświęcony na powtarzalne drobne prace - zniekształca w ten sposób rzeczywisty obraz pracy kancelarii, co niejednokrotnie przekłada się na relacje kancelarii z klientem (klient może nie zdawać sobie sprawy z tego jak dużo czasu zajmują poboczne czynności związane z jego sprawą, w konsekwencji jest podenerwowany ze względu na wydłużający się czas obsługi). Właściwie przygotowany raport dokumentujący również drobne czynności takie jak np. krótkie choć częste, telefony od klienta, potrafi zdyscyplinować zarówno jedną jak i drugą stronę do tego, by nie marnować nawzajem swojego czasu.

Pozostając w temacie raportów - ich comiesięczne tworzenie dla każdego z klientów może okazać się wyjątkowo uciążliwe, jeśli raport musimy wykonać ręcznie zliczając wszystkie zapisane dotychczas godziny przepracowane dla klienta. W skali roku to kilkanaście godzin pracy, które można spożytkować w bardziej efektywny sposób, przynosząc kancelarii zysk, a nie koszt związany z obsługą raportów.

Opory przed wdrożeniem narzędzia do rejestracji czasu pracy

Kwestia rejestracji czasu pracy przysparza także kłopotów, w kwestii samego narzędzia. O tym, że ręczne zliczanie czasu pracy jest uciążliwe, chyba nikogo nie trzeba przekonywać, ale co w sytuacji gdy kancelaria zdecyduje się na korzystanie z rozwiązania informatycznego? Tutaj pojawiają się trzy główne problemy, na które prawnicy zwracają uwagę:

• Wysoki koszt wprowadzenia rozwiązań informatycznych - Kompleksowe oprogramowanie do obsługi kancelarii - takie, które w rzetelny sposób rejestruje także czas pracy prawników – wymaga sporych nakładów finansowych, na które nie każda kancelaria może sobie pozwolić. Odwołując się do wskazanego wcześniej raportu – aż 45,7% respondentów uznała, że niedostosowane ceny do możliwości ich budżetu są przeszkodą do wdrożenia nowych rozwiązań informatycznych.
• Niekompatybilność rozwiązań - Adaptacja narzędzia nieprzystosowanego do branży prawniczej - kancelarie wykorzystują do swoich potrzeb ogólnodostępne narzędzia typu time tracker, jednak są one niedostosowane do specyficznych potrzeb prawników, co w konsekwencji wymusza na pracownikach korzystanie z kilku różnych narzędzi: innego do rejestracji czasu pracy, innego do delegowania zadań a jeszcze innego do raportowania.
• Stworzenie dedykowanego, wewnętrznego narzędzia – podobnie jak w pierwszym przypadku, wymaga zainwestowania konkretnej sumy pieniędzy, co więcej dedykowane dla danej kancelarii oprogramowanie – jeśli nie jest stale udoskonalane, szybko traci swoją wartość i pozostaje daleko w tyle za rozwiązaniami proponowanymi przez rynek. Warto zwrócić uwagę, że decydując się na takie rozwiązanie kancelaria bierze na siebie każdorazowo koszty wprowadzania ulepszeń, co w przypadku gotowego oprogramowania leży po stronie producenta.

Trudności związane z rozliczaniem zleceń i zarządzaniem sprawami

Do innych zadań wymienianych jako uciążliwe należą: rozliczenia zleceń oraz zarządzanie rozdzielaniem zadań i weryfikacją obłożenia pracą poszczególnych członków zespołu.
Trudność w rozliczaniu zleceń jest m.in. następstwem problemów związanych z rejestracją czasu pracy – niedoszacowany czas pracy, często wynikający z tzw. zapisywania czasu po wykonaniu danej czynności, powoduje straty finansowe. Uciążliwość [rozliczania zleceń] wynika także z faktu rozciągnięcia procesu w czasie z uwagi na konieczność wypracowania porozumienia z klientem, który negocjuje czas, wynikający z ewidencji prowadzonej przez prawników . Dodatkowo nierzadko zdarzają się sytuacje, w których trudno przewidzieć długość obsługi prawnej i zakresu zaangażowanych zasobów – kosztów dodatkowych czy specjalistów o zróżnicowanym doświadczeniu i kompetencjach. W konsekwencji rozliczenia z klientami stają się dość uciążliwym zajęciem administracyjnym – kolejnym, pochłaniającym czas, który z powodzeniem można by zainwestować w zwiększenie przychodów, a nie generowanie kosztów.

Nadmierne obciążenie pracą i brak informacji o tym, jak wiele obowiązków spoczywa na jednym pracowniku zdecydowanie wpływa na jakość zarządzania zespołem. Prawnicy dostrzegają ten problem i szukają rozwiązań pomagających w organizacji codziennej pracy. Wskazują na konieczność delegowania zadań wewnątrz organizacji i możliwość zobaczenia w systemie, w jakim stopniu obłożeni są konkretni pracownicy. Ważne, aby taką możliwość dawał program, w którym ewidencjonuje się czas pracy, po to by wyeliminować konieczność korzystania z kilku – kilkunastu programów naraz.

Korzyści wynikające z optymalizacji

Przytoczone powyżej dane nie dają nam złudzeń – optymalizacja procesów wewnątrz organizacji jest konieczna do usprawnienia i podniesienia efektywności pracy, zwiększenia zysków i polepszenia komfortu pracy prawników. Korzyści wynikające z wdrożenia narzędzi informatycznych są niemałe:

Wykorzystanie rozwiązań informatycznych jest bez wątpienia dla branży wartością, ponieważ bezpośrednio wpływa na usprawnienie i podniesienie jakości wykonywanych przez nich usług. Wprowadzenie odpowiednich narzędzi, procedur oraz standaryzacji wpływa w znaczący sposób na zwiększenie wydajności pracy, zautomatyzowanie rutynowych prac administracyjnych takich jak: rejestracja czasu pracy, generowanie raportów czy rozliczeń z klientami. Odpowiedni system pozwoli także na większą elastyczność np. wdrożenie pracy zdalnej, którą będzie można zrewidować w prosty sposób bez konieczności spisywania czasu po wykonaniu zadania w terenie.

Pierwszy krok do optymalizacji i efektywności działań

Aby zacząć optymalizować procesy musisz wiedzieć ile czasu poświęcasz na dane czynności. Z poprzednich analiz jasno wynika, że rejestrowanie czasu pracy po wykonaniu czynności jest niedokładne i na jego podstawie ciężko oszacować realny czas oraz koszt poświęcony na dany projekt. Idealnie pasują tu słowa wypowiedziane niegdyś przez eksperta ds. zarządzania Petera Druckera – jeśli czegoś nie mierzysz, nie możesz tym zarządzać! Przyjrzyj się zatem procesom zachodzącym w kancelarii – ile czasu poświęcasz na wewnętrzne sprawy administracyjno- biurowe? Czy rejestracja czasu pracy nie jest zbyt uciążliwa (a może w ogóle nie mierzysz czasu poświęconego na pracę?) Czy nic Ci nie umyka w natłoku codziennych spraw?

Podnieś efektywność, zaoszczędź czas, zwiększ zyski

Czy istnieje narzędzie do optymalizacji pracy kancelarii odpowiadające na potrzeby, o których była mowa wcześniej? Bez wątpienia takim rozwiązaniem jest WorkTime – system, który zoptymalizuje pracę Twojej kancelarii – pozwoli zaoszczędzić czas, zautomatyzować powtarzalne procesy, podnieść efektywność działań, zbudować dobre relacje z klientem i przyczynić się do zwiększenia zysków.

Rzeczywisty czas pracy

WorkTime to system rejestracji czasu pracy, który pozwala na dokładną ewidencję czasu za pomocą dwóch kliknięć play/ pause. Rejestracja odbywa się w tle – programu nie trzeba instalować, wystarczy mieć otwartą przeglądarkę internetową, aby korzystać z pełnej funkcjonalności systemu. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom kancelarii prawnych dostosowaliśmy aplikację w taki sposób, że można z niej korzystać również offline – bez dostępu do Internetu. Niedawno ukazała się także mobilna wersja aplikacji – a więc praca zdalna i rejestrowanie czasu pracy poza kancelarią nie stanowią już żadnego problemu.

W WorkTime wychodzimy z założenia, że czas – będący nieodnawialnym źródłem – jest największą wartością. Dlatego w maksymalny sposób zredukowaliśmy czynności, które trzeba wykonać, aby zacząć rejestrować pracę. Wystarczy nacisnąć przycisk „Play” i rozpocząć merytoryczną pracę– wybrać klienta z listy, dodać indywidualny opis wykonywanej czynności lub wybrać ją spośród najczęściej wykonywanych prac, które system podpowiada. W ten sposób rejestrowanie czasu pracy nie stanowi oddzielnego zadania na liście obowiązków prawnika, ale staje się częścią zadania wykonywanego dla klienta. Opisy prac można uzupełnić w dowolnej chwili, można więc zmierzyć czas pracy w czasie rzeczywistym a opisać w dogodnym dla siebie czasie.

Rejestracja czasu pracy w WorkTime odbywa się na bieżąco, dzięki czemu nic nie umyka naszej uwadze – rejestrujemy rzeczywistą ilość czasu jaka została poświęcona na wykonanie zadania, opieramy się zatem na twardych danych a nie błędnych szacunkach. Ma to nieoceniony wpływ na wycenę kolejnych zleceń, a także pozwala zauważyć miejsca i procesy w firmie, w których wymagane jest usprawnienie (w sytuacji gdy dany proces czy powtarzalne zadanie zajmuje zbyt dużo czasu a nie przynosi oczekiwanych korzyści).

Inny problem jaki staraliśmy się rozwiązać tworząc WorkTime jest rejestracja drobnych czynności takich jak np. rozmowy telefoniczne. Doskonale rozumiemy sytuację, gdzie drobne czynności, które trwają stosunkowo krótko, w skali miesiąca urastają do konkretnej ilości godzin, które najczęściej zostają pomijane przy rozliczeniu z klientem. Dlatego w WorkTime umożliwiliśmy prostą rejestrację rozmów telefonicznych (czasu poświęconego na rozmowę), które możesz przypisać do konkretnego klienta lub oznaczyć je jako prywatne. Gdy w trakcie pracy dzwoni Twój telefon – po prostu wciśnij zieloną słuchawkę – praca, którą rejestrowałeś wcześniej zostanie automatycznie zastopowana, gdy zakończysz rozmowę, możesz wznowić ją z poziomu pulpitu. Jednym kliknięciem. Dosłownie.

Rozliczanie prac

Następnym krokiem ku optymalizacji pracy kancelarii jest możliwość łatwego rozliczania zleceń. WorkTime daje możliwość rozliczeń według stawki godzinowej i ryczałtu. To co ważne w pracy prawnika – przewidzieliśmy także możliwość rozliczania kosztów dodatkowych takich jak opłaty sądowe czy koszty delegacji. Program umożliwia rozliczanie się w dowolnej walucie, a dla każdego z pracowników można ustanowić inną stawkę kosztową czy przychodową. Analizując tak zebrane dane, w kilka sekund można ocenić rentowność prowadzonych spraw, co bez wątpienia ułatwia zarządzanie kancelarią.

Generowanie raportów

Kolejnym usprawnieniem jakie oferuje WorkTime – jest możliwość automatycznego generowania raportów. Pod prostym interfejsem WorkTime, kryją się ogromne możliwości korzystania z analityki danych zgromadzonych w trakcie użytkowania aplikacji. Program umożliwia dowolną modyfikację raportów - możesz przedstawić klientowi szczegółowy raport prac nad jego sprawą, uwzględniając stanowiska i stawki osób, które pracowały przy projekcie lub ukryć te dane. Możesz np. pokazać klientowi raport czasu poświęconego na jego sprawy i pokazać za jaki czas zainkasowałeś wynagrodzenie, robiąc ukłon w stronę klienta i pokazując mu, że kancelaria poświęciła łącznie 3h na rozmowy z nim, za co nie doliczyła dodatkowej opłaty. Raporty można generować zarówno po stronie kosztów jak i przychodów. Szeroka analityka pozwala także na analizowanie realnej sytuacji w firmie – obłożenie pracowników, liczbę przepracowanych godzin, koszty oraz przychody – dzięki temu wszystko masz pod kontrolą. Mając dane możesz efektywniej zarządzać kancelarią i w porę wyłapać procesy, które nie działają rozwijająco na Twoją firmę.

Zarządzanie

Zarządzanie kancelarią bez wątpienia usprawniają także elementy zarządzania projektami jakie dodaliśmy do aplikacji. Należą do nich m.in.: podręczny kalendarz, lista zadań do zrobienia, które można oznaczyć w czasie, zabudżetować potrzebny na jego wykonanie czas, a także określić priorytet zadania. W prosty sposób można je także delegować do konkretnych osób lub całych zespołów. Osoba posiadająca uprawnienia managera w aplikacji – widzi obłożenie pracowników, a także kto pracuje aktualnie nad jaką sprawą. Dzięki takiemu rozwiązaniu łatwiej zapanować nad workflow kancelarii a także zapobiegać przeciążeniu kluczowych pracowników. Dla samodzielnych prawników to też dobre rozwiązanie do pracy projektowej nad daną sprawą jeśli korzystają w danej chwili z wsparcia osób trzecich np. ekspertów z danej branży.

Tworząc aplikację WorkTime, spędziliśmy wiele godzin na rozmowach z właścicielami i pracownikami kancelarii prawnych, po to, aby jak najlepiej zrozumieć i spełnić potrzeby wynikające ze specyfiki pracy w branży prawniczej. Nieustannie ulepszamy program, aby jak najlepiej służył kancelariom w optymalizacji ich codziennej pracy. Chcemy, aby nasze rozwiązanie pomogło jak największej liczbie prawników, dlatego dokładamy starań, aby aplikacja była korzystna cenowo nawet dla niewielkiej kancelarii. To nieduża inwestycja, której zysk może przerosnąć najśmielsze oczekiwania – przykładem może być Kancelaria Radców Prawnych Miśkowicz Pach i Partnerzy, której dzięki WorkTime udało się zwiększyć przychody o 10-20% (Możesz przeczytać o tym tutaj - link do: Korzyści z mierzenia czasu pracy Ty również możesz zoptymalizować pracę w swojej kancelarii i zwiększyć przychody - wypróbuj naszą aplikację przez 14 dni za darmo - sprawdź jak działa i zainwestuj w swój przyszły zysk.