Jak uniknąć błędów w rozliczaniu czasu pracy?

Dla firm oferujących usługi profesjonalne, takich jak kancelarie czy biura rachunkowe, dokładne rozliczenia czasu pracy są podstawą do wystawiania faktur, określają główny przychód organizacji.

Jednocześnie mogą być solidnym fundamentem, na którym buduje się zaufanie klientów, dzięki transparentności, jeśli do każdego rozliczenia załączany jest szczegółowy raport wykonanych prac.

To także ważne narzędzie po stronie kosztu - podstawa do rozliczeń stawek godzinowych ze specjalistami.

Jednak nawet w najlepiej zorganizowanych strukturach mogą pojawiać się błędy, które będą zniekształcać obraz faktycznego nakładu pracy i prowadzić do utraty przychodu czy zaufania klientów.

Jakie to błędy i jak ich uniknąć?

Najczęściej spotykane błędy w rozliczaniu czasu pracy

We współpracy z firmami oferującymi usługi profesjonalne spotykamy się z szeregiem często powtarzających się błędów w rozliczaniu czasu pracy.

Fundament rozliczeń: mierzenie czasu pracy

Podstawą dokładnego rozliczania czasu pracy jest precyzyjny pomiar - na tym poziomie pojawia się najwięcej błędów.

Wszystkie nieprecyzyjne metody mierzenia czasu pracy, prowadzą do utraty przychodu w wysokości dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych (w zależności od skali działalności). Ciężko w to uwierzyć? Dokładne obliczenia znajdziesz w poniższym artykule.

Błędy, które prowadzą do niedoszacowania czasu pracy, są różnorodne. Obejmują:

• wszystkie metody ewidencji czasu pracy, które polegają na wpisywaniu go przez pracowników z pamięci do arkuszy Excel,
• stosowanie przestarzałego oprogramowania do rejestracji czasu pracy, które jest niewygodne dla pracowników, pochłania dużo ich czasu,
• próby automatycznego pomiaru, np. na podstawie otwartych kartotek w systemie CRM,
• wiele podobnych metod z różnymi wariacjami powyższych rozwiązań.

Wszystkie te błędy prowadzą do nieuwzględniania drobnych prac wykonywanych dla klientów lub niedoszacowania czasu poszczególnych zadań. Często pomijane są telefony, czy odpisywanie na maile i rozwiązywanie różnych pomniejszych lub dodatkowych spraw.

Błędy związane z przepisywaniem danych

Rozważmy taki przykład: pracownicy zapisują czas swojej pracy w różnych miejscach, np. arkuszach Excel. Na koniec miesiąca wszystko jest zbierane ręcznie do rozliczeń.

Osoba, która się tym zajmuje, poświęca na to zazwyczaj mnóstwo czasu, jest różnie skupiona, bywa zmęczona, wynikają z tego zwyczajne ludzkie błędy.

Czasem może pomylić się na korzyść firmy i policzyć za dużo, ale wtedy z kolei klient może zauważyć, że coś się nie zgadza i firma traci na wiarygodności. Innym razem pomyli się na niekorzyść firmy i tracimy przychód, jednocześnie nadal uwzględniając ten czas po stronie kosztu: jako czas pracy specjalisty.

Brak automatyzacji w rozliczeniach

Błędem innej kategorii jest brak wdrożenia automatyzacji w rozliczeniach. Współcześnie istnieje wiele metod, które mogą znacząco przyspieszyć i ułatwić cały proces (a także wyeliminować błędy, o czym wspomnieliśmy w punkcie wyżej), więc dlaczego niektóre firmy nadal poświęcają co miesiąc długie godziny na rozliczenia?

To również strata to firmy - zbędny koszt w postaci czasu pracy.

Rozliczenia bez załączonego raportu prac

Ten błąd może wydawać się mniej poważny, jednak również ma znaczące konsekwencje.

Samo rozliczenie daje zupełnie inne świadectwo o współpracy z firmą, niż takie, które zawiera załącznik z wyszczególnionymi pracami oraz ich czasem.

Stosowanie transparentnych rozliczeń z klientami, gdzie każda sprawa, nieważne czy przekazana przez maila czy ustnie, ma swoją pozycję, czas i koszt, jest podstawą do budowania pozycji rzetelnej i uczciwej firmy.

Błędem podobnej kategorii jest ręczne tworzenie takich raportów, równie podatne na pomyłki, jak ręczne rozliczenia. W efekcie klient otrzymuje nieprawidłowy lub niepełny raport, co często prowadzi do wielu pytań i niepotrzebnych dyskusji, a w ostatecznym efekcie - do utraty zaufania.

Jak uniknąć wszystkich powyższych błędów jednym rozwiązaniem?

Jednoczesne stosowanie wielu różnych rozwiązań związanych z mierzeniem i rozliczaniem czasu pracy często prowadzi tylko do większego chaosu.

Dlatego stworzyliśmy system do rozliczania czasu pracy WorkTime Expert, który nie tylko umożliwia pracownikom wygodne mierzenie czasu pracy każdego, nawet najdrobniejszego zadania, ale również generuje automatyczne rozliczenia wraz z raportem uwzględnionych w nim prac.

Co więcej, system posiada wszystkie modele rozliczeń stosowane w usługach profesjonalnych: stawki godzinowe, ryczałty okresowe i jednorazowe, fixed fee, success fee, cap.

System WorkTime Expert to również podstawa do poprawy produktywności w firmie, identyfikacji wąskich gardeł i optymalizacji zasobów.

Z kolei szereg raportów i analiz generowanych na podstawie gromadzonych danych umożliwia bieżące monitorowanie efektów wprowadzanych zmian.