3 najczęściej spotykane błędy w rozliczaniu czasu pracy i ich konsekwencje

Dokładne rozliczenia czasu pracy to podstawa rozliczeń i wystawiania faktur dla firm oferujących specjalistyczne usługi profesjonalne, takich jak kancelarie prawne i adwokackie, doradztwo podatkowe, czy biura rachunkowe. Pozwalają one precyzyjnie określać wysokość ich kosztów oraz przychodów i jednocześnie są fundamentem, na którym buduje się zaufanie klientów.

Nawet w najlepiej zorganizowanych strukturach mogą pojawiać się błędy, które będą zniekształcać obraz faktycznego nakładu pracy i prowadzić do utraty przychodu czy zaufania klientów. Znasz każdy z nich?

1. Błędy powstające podczas wprowadzania danych

Wyobraź sobie, że codziennie każdy z pracowników zapisuje czas wykonywanej pracy w różnych miejscach, kalendarzach Google, arkuszach Excel i rozmaitych innych aplikacjach. Pod koniec miesiąca wszystkie te dane trzeba zebrać w jednym miejscu, żeby dokonać rozliczeń. I tu pojawia się pierwsze źródło błędów, tradycyjnie umiejscowione między krzesłem a klawiaturą. Osoba, która się tym zajmuje, poświęca na to zazwyczaj mnóstwo czasu, bywa zdekoncentrowana, zmęczona, może po prostu gorzej się poczuć. A to wszystko sprzyja błędom.

Efekt? Jeśli pracownik pomyli się na niekorzyść firmy - tracimy przychód, jednocześnie nadal uwzględniając ten czas po stronie kosztu jako czas pracy specjalisty. A to i tak mniej groźny scenariusz, bo jeśli myli się na korzyść firmy, klient może zauważyć, że coś się nie zgadza. I wtedy firma traci na wiarygodności jako rzetelny partner biznesowy.

2. Błędy wynikające z ręcznego, zamiast automatycznego rozliczania

Rozliczenia jako takie zawsze niosą ze sobą ryzyko błędów. Najważniejszym z nich jest jednak brak wdrożenia automatyzacji. Wiele metod może znacząco przyspieszyć ten proces i wyeliminować możliwe błędy. Z kolei po stronie kosztowej niezawodna automatyzacja rozliczeń stawek godzinowych ze specjalistami jest kluczowa dla sprawnego prowadzenia firmy.

Dlaczego więc niektóre firmy nadal poświęcają co miesiąc długie godziny na rozliczenia? Nikt nie zna odpowiedzi. Wiadomo jednak, że to oczywista strata dla firmy na wielu polach.

Efekt? Zbędny koszt w postaci dodatkowego czasu, przeznaczonego na zbędną pracę.

3. Rozliczenia bez załączonego raportu prac

Ten błąd jest pozornie mało znaczący, jednak ma istotne przełożenie na całe funkcjonowanie firmy. Jeśli do każdego rozliczenia załączany jest szczegółowy raport wykonanych prac, wzrasta jej wiarygodność.

Warto pamiętać, że sama forma rozliczenia wpływa na wizerunek firmy, jako partnera biznesowego. Inaczej postrzegamy kontrahenta, który dodaje do faktury załącznik ze skrupulatnie wyszczególnionymi zadaniami oraz czasem ich wykonywania, prawda?

Stosowanie transparentnych rozliczeń z klientami, gdzie każda sprawa, nieważne czy przekazana ustnie czy pisemnie, ma swoją pozycję, czas i koszt, jest najlepszą podstawą do budowania pozycji rzetelnej i uczciwej firmy.

Jedno rozwiązanie zapobiegające błędom w rozliczeniach czasu pracy

„Każde rozwiązanie tworzy dwa nowe problemy” głosi jedno z praw Murphy'ego. W biznesie jednoczesne stosowanie wielu różnych metod i źródeł danych do mierzenia i rozliczania czasu pracy potęguje chaos i zwiększa ryzyko popełnienia błędu.

Właśnie dlatego stworzyliśmy system do rozliczania czasu pracy WorkTime Expert, który łączy większość funkcjonalności z tego obszaru. Umożliwia wygodne mierzenie czasu wykonywania każdego, nawet najdrobniejszego zadania, a także generuje automatyczne rozliczenia wraz z raportem uwzględnionych w nim prac. Szybko, łatwo i bezbłędnie.

Co ważne - WorkTime Expert uwzględnia każdy z modeli rozliczeń stosowanych w usługach profesjonalnych: stawki godzinowe (tzw. “godzinówka”), ryczałty okresowe czyli abonamenty i jednorazowe czyli wynagrodzenie za projekt sprawę zwane czasem fixed fee, success fee, oraz limit wynagrodzenia czyli “cap”. Aktualizacje, wynikające ze zmian we współpracy z klientami , można wykonywać na bieżąco, dzięki czemu użytkownicy minimalizują ryzyko obsługiwania nierentownych spraw.

Można powiedzieć, że WorkTime Expert daje solidną podstawę do poprawy produktywności, identyfikacji wąskich gardeł i optymalizacji zasobów firmy. Tym fundamentem są dane, które można szybko generować i analizować, żeby wprowadzać zmiany i monitorować ich efekty.