Jak skutecznie organizować i rozliczać pracę w biurze rachunkowym?

Większość właścicieli biur rachunkowych zapytanych o to, od czego zależy sprawne działanie ich firm, z całą pewnością odpowie: od dobrego zarządzania zasobami oraz czasem pracy. I ma rację — to właśnie te dwa elementy w dużej mierze wpływają na produktywność pracowników i wysoką jakość usług księgowych.

Jednak w czasach postępującej cyfryzacji niemal każdej gałęzi biznesu, do umiejętnego zarządzania zasobami biura rachunkowego nie wystarczy dziś jedynie prosty arkusz kalkulacyjny i szacowanie „na oko” czasu spędzonego przez pracowników na pracy dla klientów. W obliczu dynamicznych zmian rynkowych rentowność i efektywność pracy biura rachunkowego wykracza poza ramy tradycyjnego zarządzania zadaniami i dokumentacją. Niestety: brak odpowiednio dobranych narzędzi i systemów do zarządzania czasem pracy, nieefektywne metody organizacji i częste błędy w rozliczeniach — to tylko niektóre z problemów, z którymi mierzą się dziś właściciele biur rachunkowych. Przyjrzyjmy się im bliżej i sprawdźmy, jak w prosty sposób odpowiedzieć na te problemy i wyzwania.

Najczęstsze problemy z organizacją pracy w biurze rachunkowym

Pracownicy biur rachunkowych znajdują się na pierwszej linii frontu zarządzania finansami i zobowiązaniami podatkowymi swoich klientów. Oto najczęstsze problemy, które stoją na ich drodze do tego, by ich praca była dobrze zorganizowana i efektywna, a jej wyniki — prawidłowo rozliczone z klientami:

Chaos organizacyjny wynikający m.in. z braku efektywnych narzędzi zarządzania

Jednym z głównych wyzwań, z którymi borykają się biura rachunkowe, jest zapanowanie nad chaosem organizacyjnym wynikającym z braku dobrych narzędzi zarządzania pracą. Manualne prowadzenie ewidencji i brak scentralizowanego systemu do zarządzania zadaniami i dokumentacją, a także nieefektywne metody komunikacji wewnętrznej mogą prowadzić do pomyłek i opóźnień w realizacji zadań, a w efekcie — do niezadowolenia klientów.

Trudności z umiejętnym zarządzaniem czasem pracy

Zarządzanie czasem pracy w dynamicznym środowisku biura rachunkowego czasem może okazać się nie lada wyzwaniem. W sytuacji, w której pracownicy nie potrafią skutecznie zarządzać swoim czasem, a kadra zarządzająca nie ma kontroli nad tym, ile czasu tak naprawdę każdy z zatrudnionych spędza nad określonymi zadaniami, niektórzy pracownicy mogą być przeciążeni obowiązkami, a inni – czują się pomijani. A stąd już krótka droga do spadku efektywności i jakości wykonywanej pracy.

Brak możliwości precyzyjnego śledzenia czasu pracy spędzonego nad konkretnymi zadaniami utrudnia osobom zarządzającym biurem rachunkowym transparentne i sprawiedliwe monitorowanie i rozliczanie pracy zatrudnionych.

Uciążliwe i pracochłonne metody organizacji i rozliczania czasu pracy

Tradycyjne metody organizacji i rozliczania czasu, takie jak ręczne wpisywanie godzin pracy do arkuszy kalkulacyjnych czy kalendarzy, są narażone na ryzyko wystąpienia nieprawidłowości pomiędzy czasem, który pracownik wpisał do ewidencji, a tym, który rzeczywiście spędził na wykonywaniu zadania.

Stosowanie ręcznego ewidencjonowania jest również nieefektywne i czasochłonne. Pochłania cenny czas, który mógłby być wykorzystany na bardziej produktywne działania. Może także prowadzić do nieporozumień oraz do wystąpienia błędów w rozliczeniach.

Błędy w rozliczaniu pracy

I to właśnie błędy w rozliczaniu pracy to jeden z najpoważniejszych problemów, z którymi powinny skutecznie walczyć biura rachunkowe. Dlaczego? Ponieważ nieprecyzyjne śledzenie czasu pracy i brak przejrzystości w rozliczeniach oraz wynikające z tego błędy mogą skutkować niezadowoleniem klientów i utratą zaufania do biura. Niewiele biur rachunkowych może sobie pozwolić na takie ryzyko.

Jak rozwiązać problemy z organizacją pracy biura rachunkowego?

Zarządzanie czasem i organizacja pracy w biurze rachunkowym to nie tylko kwestia wdrożenia odpowiednich procesów, ale przede wszystkim troski o to, by każdy członek zespołu miał właściwą wiedzę, kompetencje oraz narzędzia, z pomocą których może wspierać prawidłowe funkcjonowanie firmy. Czego potrzeba, by to osiągnąć?

1. Planowanie i delegowanie zadań

Dzięki efektywnemu planowaniu i delegowaniu zadań w biurze rachunkowym pracownicy są w stanie lepiej zarządzać własnym czasem oraz uniknąć nadmiernego stresu związanego z nagromadzeniem obowiązków. Pomóc w tym mogą przede wszystkim właściwe systemy zarządzania zadaniami oraz regularne spotkania zespołu, podczas których omawiane są priorytety i postępy.

2. Szkolenia i rozwój kompetencji

Inwestycja w rozwój kompetencji pracowników to doskonała inwestycja w efektywność firmy. Regularne szkolenia — między innymi te uczące obsługi narzędzi do zarządzania swoją pracą i mierzenia czasu pracy — nie tylko podnoszą kwalifikacje zespołu, ale także motywują do osiągania celów i pomagają w budowaniu poczucia wartości jego członków.

3. Otwarta komunikacja

Otwarta komunikacja jest podstawą do stworzenia efektywnego środowiska pracy. Rozmowy o postępach, wyzwaniach oraz potrzebach pracowników pozwalają szybko zareagować na ewentualne problemy i przyczyniają się do budowania wzajemnego zaufania.

4. Wdrożenie narzędzi wspierających organizację

Rozwój nowych technologii umożliwił powstanie narzędzi, dzięki którym organizacja pracy w biurze rachunkowym stała się dziś znacznie łatwiejsza niż jeszcze kilka lat temu. Warto z nich korzystać. I nie mamy tu na myśli wyłącznie programów do zarządzania projektami czy systemów księgowych i CRM, ale także aplikacje do mierzenia, rozliczania i analizowania czasu pracy. Ponieważ precyzyjne mierzenie i analizowanie czasu pracy jest jedną z najlepszych metod pomagających w doskonaleniu zarządzania biurem rachunkowym. Aplikacją, która jest nieocenionym wsparciem w tym obszarze, jest WorkTime Expert.

Jak rozwiązać problemy z organizacją pracy biura rachunkowego?

Zarządzanie czasem i organizacja pracy w biurze rachunkowym to nie tylko kwestia wdrożenia odpowiednich procesów, ale przede wszystkim troski o to, by każdy członek zespołu miał właściwą wiedzę, kompetencje oraz narzędzia, z pomocą których może wspierać prawidłowe funkcjonowanie firmy. Czego potrzeba, by to osiągnąć?

1. Planowanie i delegowanie zadań

Dzięki efektywnemu planowaniu i delegowaniu zadań w biurze rachunkowym pracownicy są w stanie lepiej zarządzać własnym czasem oraz uniknąć nadmiernego stresu związanego z nagromadzeniem obowiązków. Pomóc w tym mogą przede wszystkim właściwe systemy zarządzania zadaniami oraz regularne spotkania zespołu, podczas których omawiane są priorytety i postępy.

2. Szkolenia i rozwój kompetencji

Inwestycja w rozwój kompetencji pracowników to doskonała inwestycja w efektywność firmy. Regularne szkolenia — między innymi te uczące obsługi narzędzi do zarządzania swoją pracą i mierzenia czasu pracy — nie tylko podnoszą kwalifikacje zespołu, ale także motywują do osiągania celów i pomagają w budowaniu poczucia wartości jego członków.

3. Otwarta komunikacja

Otwarta komunikacja jest podstawą do stworzenia efektywnego środowiska pracy. Rozmowy o postępach, wyzwaniach oraz potrzebach pracowników pozwalają szybko zareagować na ewentualne problemy i przyczyniają się do budowania wzajemnego zaufania.

4. Wdrożenie narzędzi wspierających organizację

Rozwój nowych technologii umożliwił powstanie narzędzi, dzięki którym organizacja pracy w biurze rachunkowym stała się dziś znacznie łatwiejsza niż jeszcze kilka lat temu. Warto z nich korzystać. I nie mamy tu na myśli wyłącznie programów do zarządzania projektami czy systemów księgowych i CRM, ale także aplikacje do mierzenia, rozliczania i analizowania czasu pracy. Ponieważ precyzyjne mierzenie i analizowanie czasu pracy jest jedną z najlepszych metod pomagających w doskonaleniu zarządzania biurem rachunkowym. Aplikacją, która jest nieocenionym wsparciem w tym obszarze, jest WorkTime Expert.