Jak rozliczać czas pracy w kancelarii?

W środowisku usług prawniczych, w którym praca kancelarii prawnych często jest fakturowana na podstawie stawek godzinowych, dokładne zliczanie czasu pracy jest niezbędne do transparentnego naliczania klientom opłat za wykonane zadania. Dokładne śledzenie czasu pracy pozwala także na sprawiedliwe i obiektywne rozliczanie czasu pracy pracowników oraz planowanie zadań dla całego zespołu. Jest to szczególnie ważne w kancelariach, w których prawnicy pracują nad wieloma projektami jednocześnie, a ich wynagrodzenie i awanse zależą od ilości i jakości włożonej pracy. Dane dotyczące czasu pracy umożliwiają również analizę wydajności poszczególnych osób oraz rentowności różnych typów prowadzonych spraw. Dzięki temu kancelarie mogą identyfikować obszary wymagające optymalizacji. I dzięki temu lepiej zarządzać zarówno finansami, jak i strategią rozwoju firmy.

Z tego właśnie powodu właściciele, wspólnicy i partnerzy kancelarii prawnych, a także menedżerowie zarządzający pracą działających w ich ramach zespołów, stoją przed wyzwaniem znalezienia skutecznego sposobu na mierzenie i rozliczanie czasu pracy. Często wiąże się to jednak z pewnymi wyzwaniami i problemami. Jakimi? O tym w dalszej części artykułu.

Najczęstsze wyzwania i problemy związane z rozliczaniem czasu pracy w kancelarii

Brak efektywnego systemu rozliczania czasu pracy

Wiele kancelarii nadal polega na starych, manualnych metodach rozliczania czasu pracy – takich jak ręczne wpisywanie czasu pracy do arkusza w Excelu. Niestety, tego typu metody często są podatne na błędy użytkowników. Łatwo też o nich zapomnieć. Brak zautomatyzowanego systemu mierzenia i rozliczania czasu pracy w kancelarii utrudnia bieżące śledzenie czasu poświęcanego przez pracowników na zadania dla poszczególnych klientów. Jest to szczególnie trudne zwłaszcza w przypadku dużych zespołów i wielu projektów.

Rozliczanie czasu pracy jest czasochłonne i niedokładne

Wspomniane wyżej manualne metody mierzenia i rozliczania czasu pracy są zazwyczaj czasochłonne i niedokładne. Pracownik mierzy czas spędzony nad danym zadaniem z pomocą dodatkowego narzędzia (np. stopera), ale jeśli zapomni je uruchomić – odtwarza swój czas pracy (często nieprecyzyjnie) z pamięci. Zliczone lub oszacowane godziny pracy musi każdorazowo ręcznie wpisać do arkusza kalkulacyjnego. Jeśli opiera się przy tym na swoich subiektywnych szacunkach, a nie rzetelnych danych, zaraportowany w ten sposób czas jest niezgodny z rzeczywistością. I może prowadzić do błędów w fakturowaniu klientów.

Niska efektywność pracy

Niedokładne śledzenie czasu pracy może z kolei powodować niewłaściwe zarządzanie pracą i obłożeniem zadaniami w kancelarii. Brak rzetelnej wiedzy o efektywności czasowej zatrudnionych może sprawić, że niektórzy pracownicy mogą spędzać zbyt dużo czasu na mniej ważnych zadaniach, zaniedbując priorytetowe projekty.

Opór pracowników przed rozliczaniem czasu pracy

Pracownicy mogą odczuwać niechęć do bieżącego mierzenia swojego czasu pracy. Zwłaszcza w sytuacjach, gdy rejestrowanie godzin spędzonych nad określonymi zadaniami służy do rozliczania czasu pracy zdalnej. Pracownicy niekiedy uważają tę czynność za formę nadzoru lub zbędny obowiązek, o którym trzeba dodatkowo pamiętać. Takie nastawienie może prowadzić do niedokładnego lub błędnego raportowania czasu pracy.

Odpowiedź na wyzwania kancelarii: dobry program do rozliczania czasu pracy

Poszukując odpowiedzi na powyższe wyzwania, coraz więcej kancelarii prawnych decyduje się na wdrożenie specjalistycznego programu do mierzenia i rozliczania czasu pracy, dzięki któremu mierzenie i rozliczanie czasu poświęcanego na pracę stanie się łatwiejsze i wygodniejsze zarówno dla pracowników, jak i zarządzających. A także pozbawione błędów.

Takim właśnie programem jest WorkTime Expert – system zaprojektowany z myślą o potrzebach i wyzwaniach nowoczesnych kancelarii prawnych. Program umożliwia dokładne planowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników, a także wygodną rejestrację pracy w wybranym momencie dnia – w biurze, na sali sądowej czy w drodze na spotkanie z klientem. Korzystanie z aplikacji w codziennej pracy kancelarii zapewnia, że żadna minuta pracy nie zostanie stracona, a czas pracy będzie rzetelnie zmierzony i rozliczony.

Warto wspomnieć, że WorkTime Ekspert pozwala zarejestrować wszystkie trzy rodzaje czasu potrzebne do prowadzenia dokładnego rozliczenia kosztów i przychodów. W ten sposób pomaga zwiększać rentowność przedsiębiorstwa. W programie znajdziemy czas zarejestrowany po stronie kosztu (czas, który mierzą pracownicy), czas zmierzony po stronie potencjalnego przychodu oraz czas rozliczany z klientem.

Podsumowanie

Bieżące i dokładne planowanie i rozliczanie zadaniowego czasu pracy w kancelarii prawnej pomaga w utrzymaniu efektywności i konkurencyjności działalności. Przy użyciu nowoczesnych narzędzi do łatwego mierzenia i rozliczania pracy, takich jak WorkTime Expert, kancelarie mogą przekształcić najczęstsze wyzwania związane z rozliczaniem czasu pracy w siłę napędową swojej działalności. Dlaczego? Ponieważ posiadając dokładne i rzetelne dane o czasie pracy, kancelaria jest w stanie:

• skuteczniej zarządzać czasem pracy pracowników,
• zwiększyć swoją rentowność i efektywność,
• lepiej sprostać wymaganiom rynku,
• zwiększyć zadowolenie klientów ze współpracy.