Jak rozliczać czas pracy w biurze rachunkowym?

Przy stawkach godzinowych właściwe rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy w biurze rachunkowym są podstawą budowania zaufania z klientami.

W przypadku innych modeli płatności rzetelne rozliczanie czasu pracowników stanowi dla firmy źródło wiedzy. Jest podstawą do analizy rentowności klientów, wprowadzania optymalizacji i usprawnień oraz zarządzania czasem pracy.

Współczesne rozwiązania technologiczne znacząco ułatwiają zapanowanie nad chaosem w mierzeniu i rozliczaniu czasu pracy.

Aktualny poziom konkurencyjności sprawia, że stają się wręcz konieczne do utrzymania odpowiednio wysokiego poziomu obsługi.

Wyzwania związane z rozliczaniem czasu pracy w praktyce

Zazwyczaj stosowanym w biurach rachunkowych modelem rozliczeń z klientami jest stałe wynagrodzenie miesięczne, zależne od liczby dokumentów, transakcji, wysłanych deklaracji lub liczby pracowników.

Taki model wymaga monitorowania dla każdego klienta z osobna, czy limity w danym okresie nie zostały przekroczone.

Z kolei często stosowaną formą rozliczania prac dodatkowych są stawki godzinowe. W tym przypadku rzetelny pomiar jest największym wyzwaniem.

Wszelkie rozwiązania, w których pracownicy wpisują czas pracy ręcznie, często nie na bieżąco tylko z pamięci, są jedynie szacunkowe, przez co mogą prowadzić do niskiej rentowności.

Innym częstym problemem związanym ze wszystkimi modelami rozliczeń jest duża czasochłonność i podatność na błędy. Dużo zależy od organizacji tego procesu. Jeśli rozliczenia są wykonywane ręcznie, na podstawie danych z Excela albo, co gorsza, danych z wielu różnych źródeł, to zebranie i przetworzenie ich wszystkich zajmuje mnóstwo czas, a błędy są wręcz nieuniknione.

Dodatkowym tematem jest rozliczanie pracy zdalnej, które wymaga dobrej organizacji pracy i odpowiednich narzędzi.

Rozwiązania w obszarze rozliczania czasu pracy

Wszystkim powyższe problemy można rozwiązać z zastosowaniem nowoczesnej technologii. Program do rozliczania czasu pracy minimalizuje czas potrzebny na kalkulacje oraz wyeliminuje wiele błędów.

To również świetne rozwiązanie w zakresie rozliczania czasu pracy pracowników, szczególnie w przypadku pracy zdalnej.

Co więcej, wiedza uzyskana poprzez mierzenie czasu pracy jest niezwykle istotna w codziennym zarządzaniu pracą i rentownością.

System WorkTime Expert wspiera ewidencję tak, żeby nie tracić ani jednej minuty czasu pracy - całość trafi do rozliczenia. Czas poświęcony na telefony czy maile nie pozostanie pominięty.

Wszystkie modele rozliczeń dopasowane do specyfiki biur rachunkowych są dostępne do użytku w programie.

Co więcej, na podstawie zbieranych danych rozliczenie dla każdego klienta lub pracownika może być generowane automatycznie, co oznacza ogromną oszczędność czasu oraz eliminację błędów.

Podsumowanie

Głównymi problemami związanymi z rozliczeniami w biurach rachunkowych jest ich czasochłonność, podatność na błędy oraz straty na nierejestrowanych czynnościach.

Ich rozwiązanie prowadzi do zwiększenia rentowności oraz lepszej organizacji pracy całego biura.

Bezcenne wsparcie dla biur rachunkowych w zakresie rozliczeń proponuje nowoczesna technologia, taka jak system WorkTime Expert.

Program do rozliczeń umożliwia m.in. automatyzację tego procesu, eliminuje błędy oraz wspiera rzetelne zbieranie danych o wszystkich wykonywanych czynnościach dla każdego z klientów.