Co naprawdę wiemy o analityce w kancelariach?

Sopot we wrześniu to był strzał w dziesiątkę: słońce, rozmowy na plaży, uśmiechnięci uczestnicy i networking, który dzieje się sam. Legal Matchmaker 2025 okazał się być świetnym wydarzeniem. Spodobała nam się również ciekawa koncepcja warsztatów w formie stolików networkingowych - blisko praktyki, konkretnie, w luźnej atmosferze, a jednocześnie z dużą dawką wiedzy. W tym właśnie klimacie postanowiliśmy dodać coś od siebie: quiz o analityce czasu pracy. Szukaliśmy formy, która z jednej strony będzie zabawą i rywalizacją (bo nagrody zawsze podkręcają emocje), a z drugiej - wciągnie uczestników w refleksję nad codziennym zarządzaniem kancelarią. Edukacja, ale podana w lekkiej, interaktywnej formie. Do wygrania były m.in. profesjonalne testy rozwojowe DISC D3 i Hogan oraz Karty Mocy.

Jak wyglądał quiz i czego dotyczył?

Przygotowaliśmy 10 pytań, które nie były proste — celowo chcieliśmy sprawdzić intuicję menedżerów wobec definicji i wskaźników, które często są mylone lub bagatelizowane.
Pytania dotyczyły m.in. utylizacji, rozliczalności, ściągalności i marży. I faktycznie: wyniki nie były "samymi dziesiątkami". Były osoby, które rozbiły bank i odpowiedziały na wszystko poprawnie, ale większość miała od 6 do 9 poprawnych odpowiedzi. To bardzo cenna obserwacja: pokazuje, że w środowisku prawniczym świadomość analityczna rośnie, ale wciąż łatwo się złapać na pułapkach intuicji.

Co pokazały odpowiedzi?

Zacznijmy od kontrastu, który najlepiej oddaje sedno całego quizu. Jedno z pytań w naszym quizie dotyczyło utylizacji, czyli wskaźnika pokazującego, jaką część dostępnego czasu pracy zespół faktycznie przeznacza na zadania rozliczane z klientami. Wyobraźmy sobie kancelarię, w której przez trzy miesiące z rzędu ten wskaźnik wynosi ponad 95%. Na pierwszy rzut oka brzmi to jak powód do dumy: "pracujemy niemal w całości dla klientów, nic się nie marnuje".
Ale w rzeczywistości taki wynik powinien zapalić w głowie menedżera czerwone światło. Tak wysoka utylizacja, jeśli utrzymuje się miesiącami, najczęściej oznacza przeciążenie ludzi, brak przestrzeni na odpoczynek czy rozwój, a w konsekwencji rosnące ryzyko błędów i wypalenia. Wiele osób w quizie uznało to za sytuację idealną, tymczasem to klasyczna pułapka "intuicyjnej odpowiedzi".

Drugim kontrastowym pytaniem był model fixed fee, czyli ryczałtowe rozliczenie projektu. W tym przypadku uczestnicy quizu w większości bez problemu wskazali prawidłową odpowiedź: każda dodatkowa godzina ponad zaplanowany budżet uderza w marżę, bo cena dla klienta jest stała. Tu niby wszystko wydaje się oczywiste, ale właśnie to pytanie świetnie pokazuje, dlaczego nawet w projektach rozliczanych "z góry" tak ważne jest mierzenie czasu pracy. Bez rzetelnej ewidencji godzin nie wiemy, czy rzeczywiście zarabiamy, czy z pozoru „dobrze wyceniona” sprawa powoli zjada nam zysk.

Pozostałe pytania ujawniły kilka innych ciekawych zjawisk:

• Ściągalność - często mylona z rozliczalnością godzin. Tymczasem to czysta matematyka: kwota wpłat / kwota zafakturowana. Można mieć świetne timesheety, ale jeśli klienci nie płacą, rentowność istnieje tylko „na papierze”.
• Efektywna stawka projektu - wielu uczestników intuicyjnie liczyło ją jako średnią z cennika. W rzeczywistości to przychód bilowalny / godziny bilowalne, czyli wynik powykonawczy. Bardzo często rozjeżdża się z tym, co planujemy w ofertach.
• Punkt rentowności sprawy - część osób szukała konkretnej liczby godzin, a to w istocie moment w czasie, od którego projekt zaczyna generować zysk. Najlepiej go śledzić etapami, szczególnie w długich sprawach.

Co z tego wynika i jak my w WorkTime Expert na to patrzymy?

Wnioski z quizu potwierdziły coś, co obserwujemy na co dzień u klientów: analityka wcale nie jest trudna, ale wymaga dwóch rzeczy - danych i narzędzia. Dane wsadowe są podstawą, ale same z siebie nie dają odpowiedzi. Potrzebne jest narzędzie, które liczy wskaźniki automatycznie i pokazuje je w kontekście: na poziomie klienta, sprawy, zespołu czy całej kancelarii. WorkTime Expert powstał właśnie po to, by tę barierę zdjąć. Zasada „minimum klików, maksimum efektów” sprawia, że rejestracja czasu nie jest biurokratycznym koszmarem, a częścią naturalnej pracy. A kiedy masz te dane, wszelkie wskaźniki system policzy za Ciebie i poda w formie przejrzystych raportów. To dlatego tak mocno stawiamy nie tylko na narzędzie, ale też na edukację: webinary, blog, konferencje. Bo sam program to tylko połowa sukcesu – musimy jeszcze wiedzieć, na co patrzeć.

Podsumowanie

Legal Matchmaker 2025 pokazał, że środowisko prawnicze chce rozmawiać o rentowności i efektywności — nie tylko w teorii, ale na danych. Nasz quiz był lekką formą wejścia w ten świat: trochę zabawy, trochę rywalizacji, ale przede wszystkim edukacja. I jeśli po lekturze tego tekstu myślisz, że mierzenie utylizacji, marży czy collection rate w kancelarii jest trudne albo wymaga mnóstwa pracy, to… prawdopodobnie nie znasz jeszcze WorkTime Expert. A my jesteśmy właśnie od tego, by to ułatwić.