Co naprawdę wiedzą księgowi o swojej efektywności?

Podczas IV Konferencji Biur Rachunkowych postanowiliśmy zrobić coś innego niż zwykle. Zamiast klasycznej prelekcji o analityce czasu pracy, zaprosiliśmy uczestników do wspólnej dyskusji i sprawdzania własnej wiedzy.

Wspólnie przyglądaliśmy się pojęciom, którymi branża posługuje się na co dzień, takim jak rentowność klientów, wskaźniki efektywności czy utylizacja czasu pracy i zastanawialiśmy się, co one tak naprawdę znaczą w praktyce.

Efekty tej rozmowy okazały się zaskakująco ciekawe. Pokazały, że branża ma solidne podstawy teoretyczne i coraz większą świadomość znaczenia danych, ale w praktyce wiele decyzji wciąż podejmujemy „na wyczucie”.

Teoria na plus, jednak utylizacja to nie śmieciarka

Jednym z pojęć, które wywołało najwięcej emocji, była utylizacja czasu pracy, wskaźnik pokazujący, ile faktycznie jest „pracy w pracy”. Okazało się, że część uczestników w pierwszym odruchu skojarzyła to słowo z czymś do wyrzucenia, a nie z wykorzystaniem zasobów. I właśnie o to chodziło w dyskusji, żeby zobaczyć, jak intuicja potrafi czasem zmylić nawet doświadczonych specjalistów.

Poza tym jednym przypadkiem wyniki były naprawdę dobre:

• 86% uczestników poprawnie wskazało, że wskaźnik ściągalności (collection rate) oznacza procent faktycznie opłaconych faktur,
• ponad 50% uznało, że największym problemem rozliczeń godzinowych jest ich nieprzewidywalność dla klienta,
• w pytaniach o marżę i rentowność biur rachunkowych widać było coraz większą świadomość, że usługi księgowe to produkt, który można (i trzeba) liczyć i optymalizować.

Dane z sali: abonamenty, gratisy i niewidzialne godziny

Ankieta przeprowadzona wśród uczestników dodała do dyskusji szczyptę realizmu.

Na pytanie, czy biuro rachunkowe mierzy czas pracy:

• ponad 60 odpowiedziało: „nie mierzymy — rozliczamy się per dokument lub w abonamencie”,
• tylko około 20% deklarowało, że faktycznie rejestruje rzeczywisty czas pracy przy wszystkich zleceniach.

Z rozmów kuluarowych wynikało coś jeszcze ciekawszego: wielu właścicieli biur przyznało, że duża część pracy wykonywana jest poza umową, z myślą o utrzymaniu dobrej relacji z klientem. Drobne konsultacje, korekty czy dodatkowe raporty często nie są nigdzie uwzględniane. W efekcie biuro pracuje więcej niż pokazują faktury, a rentowność niepostrzeżenie spada. To dobrze tłumaczy, dlaczego część biur, mimo rosnących przychodów, nie widzi proporcjonalnych zysków. Brak pomiaru czasu i analizy efektywności sprawia, że trudno wskazać, gdzie kończy się standard usługi, a zaczyna praca dodatkowa.

Mierz, analizuj, renegocjuj: prosta ścieżka do rentowności

Podsumowując, branża zna teorię, ale dopiero uczy się przekładać ją na codzienną praktykę. Księgowi potrafią zdefiniować marżę, utylizację czy rentowność, ale często nie wiedzą, jak te wskaźniki wyglądają we własnym biurze. A przecież bez danych nie ma analityki, jest tylko intuicja. To właśnie dane o czasie pracy stają się dziś kluczem do zarządzania biurem rachunkowym.

Wiedząc, ile godzin zajmuje obsługa konkretnego klienta, można uczciwie ocenić jego rentowność, renegocjować umowę albo zautomatyzować część procesów. Wiedząc, jak wygląda wykorzystanie czasu w zespole, można rozdzielać zadania równiej i unikać przeciążenia ludzi. Biura, które zaczynają mierzyć czas i analizować go w kontekście przychodów, budują realną przewagę konkurencyjną, ponieważ uczą się widzieć swój biznes „na liczbach”, a nie „na przeczuciach”.

Ostatni dzwonek

Świadomość potrzeby mierzenia i raportowania czasu pracy w branży dopiero rośnie, ale to bardzo dobry znak. Jeszcze kilka lat temu te tematy pojawiały się tylko w dużych kancelariach i firmach doradczych. Dziś coraz częściej sięgają po nie także małe i średnie biura rachunkowe - najpierw, by zrozumieć, gdzie przecieka im czas przez palce, a potem, by ten czas zamienić w konkretny wynik finansowy. Wdrażając WorkTime Expert jeszcze w 2025 roku, wciąż można wyprzedzić dużą część rynku. Ale to już ostatni moment. To, co dziś daje przewagę, wkrótce stanie się standardem. I bardzo dobrze. Bo im więcej danych o czasie pracy, tym mniej chaosu i więcej świadomych decyzji, zarówno po stronie księgowych, jak i ich klientów.