Biura rachunkowe na progu zarządzania danymi.
Wyniki ankiet i quizów przeprowadzonych wśród uczestników konferencji „Zmiany Podatkowe 2026” w Janowie Podlaskim bardzo dobrze pokazują, że sektor jest właśnie w takim momencie przejścia: od intuicyjnego prowadzenia biznesu do zarządzania opartego na danych. Tyle że to dopiero początek tej drogi.
Intuicja ustępuje miejsca danym – ale dane są jeszcze uproszczone
Uczestnicy wyraźnie sygnalizują potrzebę twardszego podejścia do cen i rentowności. Widać to po tym, jak dzisiaj podejmują decyzje o wycenie usług:
- ponad 50% biur opiera zmiany cen głównie na liczbie dokumentów klienta,
- tylko ok. 25% wykorzystuje do tego dane o czasie i kosztach obsługi,
- decyzje stricte intuicyjne to już mniejszość.
To ważny sygnał zmiany mentalnej: branża nie chce już wyceniać wyłącznie „na wyczucie”. Jednocześnie wciąż korzysta z najłatwiejszego wskaźnika zastępczego – liczby dokumentów. To krok w stronę danych, ale jeszcze nie w stronę realnej pracochłonności.
Fundamentu brakuje: większość biur nadal nie mierzy czasu
Największa luka pojawia się tam, gdzie dane zaczynają się naprawdę: w pomiarze czasu pracy przy klientach.
W ankiecie:
- 45,6% biur przyznało, że nie mierzy czasu wcale,
- 29,8% mierzy go tylko częściowo (wybrane osoby lub zlecenia),
- 17,5% mierzy czas systematycznie przy wszystkich klientach.
Czyli ponad trzy czwarte rynku nadal nie ma kompletnego obrazu kosztu obsługi klientów. A bez tego bardzo trudno odpowiedzieć na podstawowe pytanie właściciela biura: na kim naprawdę zarabiamy, a do kogo dopłacamy? W praktyce oznacza to, że nawet jeśli biuro podejmuje decyzje „na danych”, to często są to dane niepełne – i dlatego ryzyko błędnej wyceny pozostaje wysokie.
Teoria wskaźników już jest – praktyka jeszcze nie
Quizy pokazały coś bardzo ciekawego: branża zaczyna rozumieć podstawowy język analityki.
- pytania o różnice między rentownością klienta a ściągalnością (collection rate) zostały rozwiązane dobrze przez zdecydowaną większość uczestników,
- wskaźniki typu utylizacja czy efektywność ewidencji czasu są już znane pojęciowo.
Jednocześnie tam, gdzie wchodzi praktyka zarządcza, wyniki spadają. Największy problem pojawia się przy pytaniach o to kiedy i jak podejmować decyzje cenowe na podstawie trendów pracochłonności.
To bardzo typowy etap rozwoju: najpierw uczymy się nazw i definicji, a dopiero potem zaczynamy wykorzystywać je w cyklicznym zarządzaniu. Branża zna mapę, ale dopiero uczy się chodzić po terenie.
Hamulcem nie jest motywacja, tylko brak danych i procedur
W ankiecie o gotowości do zmiany modelu rozliczeń lub cen, jeśli dane pokażą zaniżone stawki, średnia ocena wyniosła 4,0/5, a około 75% uczestników deklaruje wysoką gotowość (4–5).
To bardzo mocny sygnał: biura nie boją się zmian cenowych jako takich. Problem leży gdzie indziej:
- brak stabilnych danych o czasie i koszcie,
- brak rutyny interpretacji danych,
- obawa, jak to komunikować klientom bez konfliktu.
Rynek jest więc mentalnie gotowy na pricing oparty o dane, ale jeszcze nie ma na czym tych zmian bezpiecznie oprzeć.
Sprawdź, co potrafi WorkTime Expert: automatyczne rozliczenia i wiele więcej!
Co biura chcą poprawić „od jutra”?
Pytanie końcowe (o to, co wymaga poprawy i z jakim postanowieniem wychodzą z konferencji) pokazuje kierunek energii branży: Najczęściej wskazywano:
- sprawdzenie rentowności klientów na danych,
- jasne rozliczanie prac dodatkowych poza abonamentem,
- wdrożenie systematycznego pomiaru czasu.
Dużo rzadziej pojawiały się postanowienia stricte systemowe (regularne monitorowanie KPI). To logiczne: biura najpierw chcą zatamować przecieki marży, a dopiero potem budować pełny system zarządzania.
Dzisiejszy obraz branży można opisać jednym zdaniem: intuicja jeszcze dominuje w działaniu, ale dane zaczynają dominować w świadomości.
- większość biur jeszcze nie mierzy czasu, więc nie zna realnego kosztu obsługi klienta,
- coraz więcej osób rozumie wskaźniki analityczne i ich sens,
- brakuje jednak wiedzy „co dalej”: jak na danych pracować, jak z nich wyciągać decyzje i jak wdrażać zmiany w sposób powtarzalny.
To dokładnie ten moment, który dobrze oddaje różnica między „znaniem ścieżki” a „podążaniem nią”. Rynek już wie, dokąd chce dojść. Teraz potrzebuje narzędzi i prostych praktyk, które pozwolą tę drogę przejść.
Autor: Radosław Ordyniec
Head Of Customer Success, specjalista w WorkTime Expert, pracuje z kancelariami nad wdrożeniem systemu i optymalizacją wyników. Wspiera partnerów kancelarii w analizie danych i podejmowaniu decyzji opartych na liczbach.
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.