7 największych zmian, które przyniesie KSeF
Już w 2026 r. polskie firmy czeka jedna z największych zmian ostatnich lat, będą one zobowiązane do używania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To państwowa platforma do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w jednolitym formacie FA(3).
Dla kancelarii prawnych i adwokackich, doradztwa podatkowo-finansowego oraz biur rachunkowych oznacza to nową dyscyplinę procesową, mniej rozproszonych kanałów i większą kontrolę nad jakością danych. Dla wszystkich przedsiębiorców oznacza to natomiast, że program, którego używają powinien być zintegrowany z KSeF.
Poniżej prezentujemy zestawienie 7 najważniejszych naszym zdaniem zmian, przy czym skupiamy się na ich praktycznym znaczeniu i konsekwencjach, które niesie każda z nich dla zespołu, klienta oraz dla samego procesu rozliczeń. Dzięki temu łatwiej będzie zrozumieć, co spowoduje wprowadzenie poszczególnych zmian w codziennej pracy oraz jak wpłyną na doświadczenia klientów oraz efektywność i przejrzystość procesu rozliczeń.
1. Obowiązek w dwóch falach i jasny kalendarz (ale czy na pewno?)
KSeF będzie wdrażany w 2 głównych etapach:
- od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (sprzedaż brutto w 2024 r. powyżej 200 mln zł)
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
- do końca 2026 r. przewidziano okres „łagodnego wejścia”, a najmniejsi podatnicy wykluczeni cyfrowo wejdą 1 stycznia 2027 r.
Teoretycznie nie ma odrębnego prawnego obowiązku „odbierania” faktur w KSeF, ale w praktyce musisz mieć dostęp (bezpośrednio lub przez program), bo to w KSeF sprawdzisz treść i datę wpływu. Sprzedawca, który wykazał sprzedaż brutto w 2024 r. powyżej 200mln nie musi dodatkowo wysyłać Ci PDF z fakturą w okresie obligatoryjnym - to jego dobra wola, dlatego już teraz zastanów się, czy narzędzie, którego używasz będzie zintegrowane z system e-faktur.
2. FA(3) i API KSeF 2.0 – jeden język danych
Nowa struktura FA(3) to taki przepis na fakturę – mówi dokładnie, jak mają wyglądać wszystkie jej elementy, w tym załączniki, które teraz są traktowane jak część samej faktury. Oznacza to koniec dowolności: struktura wymusza jeden, poprawny sposób wypełniania wszystkich danych i eliminuje chaos związany z różnorodnymi formatami załączników.
API KSeF 2.0 to po prostu „okno”, przez które Twój program (np. ERP albo WorkTime Expert) komunikuje się z państwowym systemem e-Faktur. Dzięki niemu program wysyła tam fakturę, odbiera faktury od kontrahentów, sprawdza status (czy przyjęta/odrzucona), pobiera numer KSeF i potwierdzenie (UPO). Dostęp jest pilnowany kluczami/tokenami i uprawnieniami, więc tylko wskazane osoby/systemy mogą coś wysłać lub pobrać. W skrócie - API KSeF 2.0 to kabel łączący Twój system i KSeF.
Dlatego tak ważne jest, aby korzystać z oprogramowania, które będzie zintegrowane z system KSeF 2.0 – brak takiej funkcjonalności nie pozwoli na wystawienie ważnej faktury.
3. „Data = KSeF” – Nadanie numeru KSeF decyduje.
Faktura może zostać potraktowana jako wystawiona dopiero wtedy, gdy KSeF ją przyjmie i nada jej unikalny numer - sama wysyłka faktury bez tego numeru nie jest uznawana. W trybie online dokument powinien trafić do systemu jeszcze tego samego dnia, co wymusza stosowanie terminów granicznych wysyłki, monitorowanie UPO (urzędowego poświadczenia odbioru) oraz szybką procedurę poprawiania faktur odrzuconych. Przenosi to na firmę pełną odpowiedzialność za skuteczne dostarczenie faktury do systemu. Kluczowe staje się dotrzymanie ustawowego terminu na wystawienie dokumentu (zazwyczaj do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży). Jeśli firma wyśle fakturę 15. dnia, a KSeF ją odrzuci, termin ten nie zostanie dotrzymany.
Sprawdź, co potrafi WorkTime Expert: automatyczne rozliczenia i wiele więcej!
4. Cztery tryby pracy i twarde terminy dosyłki
Oprócz standardowego trybu online są trzy ścieżki na wypadek problemów: offline24 (gdy chwilowo nie łączysz się z KSeF – dosyłka najpóźniej następnego dnia roboczego), offline – niedostępność KSeF (dosyłka po przywróceniu działania, najpóźniej następnego dnia roboczego) oraz awaryjny (oficjalna awaria – dosyłka w 7 dni roboczych).
Ponieważ KSeF będzie obowiązkowy, a dodatkowo scentralizowany to staje się potencjalnie "pojedynczym punktem awarii". Każdy z trybów wiąże się z twardymi terminami dosyłki faktur, a ich przekroczenie może skutkować konsekwencjami podatkowymi lub uznaniem faktury za niewłaściwie wystawioną. W praktyce wymaga to od firm nie odpowiedniego przygotowania technologicznego i proceduralnego.
5. Wizualizacja z kodem QR
Jeżeli faktycznie przekazujesz fakturę nabywcy poza KSeF (np. papier lub PDF), wizualizacja musi zawierać kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu i autentyczności wystawcy. To sposób w jaki wystawiane będą faktury np. na stacjach benzynowych.
6. Szansa na szybsze zwroty VAT – nawet 40 dni
Jeżeli rozliczenie opiera się wyłącznie na e-fakturach z KSeF i spełnione są wymogi ustawowe, termin zwrotu VAT może zostać skrócony do 40 dni. Praktyka pokaże, na ile chętnie urzędy będą dotrzymywać tego terminu, gdyż nadal zachowują prawo do jego przedłużenia (np. poprzez wszczęcie kontroli). Dla doradców i księgowych realną korzyścią nie jest więc gwarancja natychmiastowej poprawy płynności finansowej, daje to natomiast formalne narzędzie do złożenia wniosku o skrócony termin.
7. Archiwizacja i mniej duplikatów
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat (licząc od końca roku wystawienia). Z perspektywy biznesowej oznacza to jeden, oficjalny rejestr dokumentów, koniec z lokalnymi „archiwami” i ryzykiem duplikatów. Dla biur rachunkowych to mniej operacji związanych z przechowywaniem i udostępnianiem plików i dokumentów.
KSeF jako fundamentalna zmiana
KSeF to fundamentalna zmiana dla całego obiegu faktur, a dla kancelarii, doradców i biur rachunkowych to szansa, by przejść z gaszenia pożarów do zarządzania procesem w oparciu o dane. Zespoły, które już teraz zaczną przygotowywać się na wejście KSeF w przyszłym roku będą w sanie zrobić to bez ryzyka „chorób wieku dziecięcego” i wykorzystają KSeF jako przewagę – nie uciążliwy obowiązek.
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.