5 rzeczy, które zaskoczyły mnie w KSeF. Spostrzeżenia przedsiębiorcy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja, która czeka każdego polskiego przedsiębiorcę. Im głębiej analizuję zasady jego działania, tym więcej znajduję niuansów, które wydają się sprzeczne z intuicją lub generują nowe wyzwania.
Oto pięć rzeczy związanych z KSeF, które mnie najbardziej zaskoczyły lub zastanowiły.
1. Data wystawienia faktury – Twoja, ale z warunkiem
Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe są daty: wystawienia, wykonania usługi/dostawy, otrzymania faktury i termin płatności.W KSeF data wystawienia to nadal Twoja data – ta, którą wpiszesz w polu „P_1” i prześlesz do systemu. KSeF nie narzuci swojej daty w tym miejscu.
Jest jednak jeden haczyk: nie da się wystawiać faktur „w przód”.
Jeśli w weekend przygotowujesz fakturę, ale chcesz, aby miała datę poniedziałkową (bo np. wtedy wysyłasz towar) i próbujesz ją wysłać do KSeF w sobotę, system ją odrzuci. Data wystawienia faktury nie może być ”z przyszłości”.
2. Data otrzymania faktury – miła niespodzianka i koniec wymówek
To jedno z niewielu bardzo pozytywnych zaskoczeń. Gdy faktura zostanie poprawnie zweryfikowana przez KSeF i otrzyma swój unikalny numer (tzw. KSeF_id), data nadania tego numeru jest jednocześnie datą otrzymania faktury przez nabywcę.
To koniec z wymówkami typu: "nie dostałem maila", "wpadło do spamu", "faktura nie doszła" czy "zgubiłem".
W momencie, gdy KSeF przyjmuje Twój dokument, jest to data pewna odbioru.
Oczywiście dotyczy to w pełni transakcji B2B, gdzie obie strony są objęte systemem. Faktury B2C (dla konsumentów) również trafią do KSeF, ale będziemy je musieli dostarczać nabywcy tradycyjnie (mailem lub papierowo).
3. Numer faktury – Twój numer nadal jest ważny
(i problematyczny)
Byłem przekonany, że KSeF_id stanie się najważniejszym identyfikatorem, który zastąpi naszą wewnętrzną numerację. Okazuje się, że nie. Twój wewnętrzny numer faktury jest nadal kluczowy i co więcej – KSeF będzie go kontrolował.
Jeśli spróbujesz wysłać fakturę z numerem, który już raz został użyty w systemie, KSeF odrzuci ją jako duplikat (i dlatego też znika pojęcie duplikatu faktury).
Co więcej, wszystkie dotychczasowe przepisy o numeracji pozostają w mocy – numery muszą być kolejne, w porządku chronologicznym i nie powinny mieć luk. Rodzi to poważne wyzwanie, szczególnie jeśli chodzi o zachowanie ciągłości numeracji.
Przykład: Wystawiasz jednego dnia 100 faktur i wieczorem wysyłasz je paczką do KSeF. System z jakiegoś powodu odrzuca dokumenty nr 34, 62 i 81. Pozostałe 97 faktur otrzymuje KSeF_id i datę otrzymania.
To wyzwanie będzie szczególnie dotkliwe pod koniec terminów rozliczeniowych. Wystawianie faktur 15. dnia następnego miesiąca staje się ryzykowne – jeśli system coś odrzuci, możesz nie zdążyć z poprawką i wysyłką w terminie.
4. Tryb „Offline24” – to nie są 24 godziny
Nazwa „Offline24” jest myląca. Intuicyjnie sugeruje, że mamy 24 godziny na przesłanie faktury do KSeF (np. w razie awarii). Nic bardziej mylnego.
Ten tryb oznacza, że faktura musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. To paradoksalnie bardzo dobra wiadomość, bo daje bufor czasowy. W skrajnym przypadku (np. długie święta lub weekend) ten czas może wynieść nawet kilka dni.
Przykład: Wystawiasz fakturę we wtorek, 23 grudnia. 24 grudnia (Wigilia) jest dniem wolnym (załóżmy), 25 i 26 to Święta, 27 to sobota, a 28 to niedziela. W trybie "Offline24" faktura musi trafić do KSeF dopiero 29 grudnia (poniedziałek), czyli pierwszego następnego dnia roboczego.
Tryb offline24 będzie prawdopodobnie używany częściej niż myślimy. Choćby wtedy, gdy wyślemy paczkę faktur o 23:59, a system odrzuci kilka z nich – ich poprawa i ponowna wysyłka automatycznie "wpadnie" na następny dzień roboczy, klasyfikując je jako Offline24.
5. Nie ma wersji roboczych i not korygujących.
KSeF nie zna pojęcia "wersja robocza" czy "draft". Faktura wysłana do systemu, która przejdzie walidację, jest dokumentem ostatecznym. Nie można jej już edytować ani anulować.
Jeśli popełnisz jakikolwiek błąd – musisz wystawić fakturę korygującą.
To fundamentalna zmiana, ponieważ znikają noty korygujące. Do tej pory drobny błąd np.: w adresie nabywcy, czy też numerze konta można było poprawić notą.
Wymusza to absolutną precyzję i wielokrotne sprawdzanie danych przed wysłaniem ich do KSeF. Każdy błąd to dodatkowa, niepotrzebna praca administracyjna.
Podsumowując
Krajowy System e-Faktur jest rewolucją znacznie głębszą, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Diabeł, jak zwykle, tkwi w szczegółach, a te detale – jak rygorystyczne podejście do daty wystawienia, wewnętrznej numeracji czy całkowita eliminacja not korygujących – fundamentalnie zmieniają codzienne procesy. KSeF nie wybacza pośpiechu ani błędów, dlatego jeżeli szukasz oprogramowania gotowego na KSeF – przetestuj WorkTime Expert
Autor: Stanisław Zasada
Manager, analityk, projektant systemów informatycznych i przedsiębiorca od zawsze. Współtwórca i COO w WorkTime Expert, specjalizujący się w doradztwie i optymalizacji procesów rozliczeniowych dla firm z branży usług profesjonalnych: kancelarii prawnych, firm doradczych i księgowych.
Nie wiesz co wybrać? Chętnie pomożemy!
Dowiedz się jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Jakie firmy korzystają z aplikacji WorkTime Expert?
- Kancelarie prawne i adwokackie doceniają WorkTime Expert przede wszystkim za możliwości konfiguracji dowolnych form rozliczeń i konfigurowalne raporty dla klientów.
- Firmy doradcze, szczególnie doradcy podatkowi wykorzystują zaawansowane analityki.
- Biura rachunkowe ewidencjonują prace dodatkowe i konsultacje telefoniczne, a także rozliczają usługi abonamentowe "za sztukę" (np. za liczbę dokumentów) wyznaczając rentowność poszczególnych abonamentów.
- Architekci mierzą czas zleceń dodatkowych, wyjazdy na obiekty oraz czasy poszczególnych etapów projektowania.
- Aplikacja świetnie sprawdza się również w firmach produkcyjnych i szkoleniowych.
Jak wygląda wdrożenie WorkTime Expert?
WorkTime Expert wdrażasz w jeden dzień. Wdrożenie nie przeszkadza w codziennej działalności firmy. Aplikacja obsługiwana na komputerze / laptopie nie wymaga instalacji - działa przez przeglądarkę (polecamy Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge). Po prostu zakłasz konto dla swojej firmy, dodajesz pracowników i działa. Konfiguracja ustawień trwa 15 minut.
Jak rozpocząć pracę z WorkTime Expert?
Samodzielnie tworzysz konto dla swojej firmy. To prosty proces, który trwa mniej niż 5 minut. Nasi eksperci pomogą Ci skonfigurować wszystkie potrzebne opcje. Przez 14 dni możesz bezpłatnie przejrzeć i przetestować wszystkie funkcje i możliwości.
Na jak długo zawierana jest umowa?
Nie podpisujemy żadnych specjalnych umów. Warunki współpracy precyzują Regulamin i Polityka prywatności. Możesz zrezygnować w każdej chwili - po prostu nie opłacasz kolejnego abonamentu.
Jakie dane dostarczy mi WorkTime Expert?
Z WorkTime Expert otrzymasz czytelne raporty w PDF i Excel z danymi o czasie pracy, przychodach i kosztach oraz dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. W dodatkowych modułach dostępne są również dane o urlopach i zwolnieniach. Obliczone dane analityczne, pomogą Ci w wyznaczaniu odpowiedniego kursu w stronę większej rentowności.