5 rzeczy, które charakteryzują nowoczesną kancelarię

Ciągły postęp technologiczny sprawia, że rynek usług musi stale dostosowywać się do rosnących potrzeb klientów. Internet stwarza nam możliwości dokładnego researchu, przejrzenia opinii i porównania z konkurencją. Zwiększa się również rola działań marketingowych. Klienci są coraz bardziej wymagający, a ich decyzje uzależnione są od wielu różnych czynników.

Nie inaczej jest w branży prawniczej. Kancelarie prawne powinny zacząć stawiać na nowoczesność i innowacyjność, by zaspokoić rosnące potrzeby rynku i wyróżnić się na tle konkurencji.

Kluczowym elementem jest na pewno otworzenie się na nowe technologie, które pozwalają usprawniać procesy zachodzące w firmie, ale także zwiększają wiarygodność firmy. Takie nowoczesne podejście pozwala zwiększać skuteczność i efektywność działań.

Jakie kryteria powinna spełniać kancelaria? Przedstawiamy 5 czynników o których musisz pamiętać, jeśli chcesz zarządzać nowoczesną kancelarią:

1. Bezpieczeństwo danych osobowych
2. Mobilność
3. Dobra organizacja pracy
4. Sprawny obieg dokumentów
5. Jasny system rozliczeń z klientami

1. Bezpieczeństwo danych osobowych

Jedną z najważniejszych rzeczy, o którą powinna zadbać nowoczesna kancelaria jest ochrona danych osobowych. Klienci, zlecając nam  swoją sprawę oczekują poufności i tego, że ich dane będą bezpieczne i nigdzie nie wyciekną. Odkąd weszło w życie RODO kładzie się na to jeszcze większy nacisk.

W obecnych czasach trudno sobie wyobrazić kancelarię, która nie korzysta z rozwiązań cyfrowych. Dane przechowywane są często w tzw. chmurach i innych narzędziach wykorzystywanych przez kancelarie. Warto więc się dokładnie upewnić, czy rozwiązania na które się zdecydowaliśmy oferują szyfrowanie i pełną ochronę danych, wynikającą z przepisów o ochronie danych osobowych oraz RODO.

Ponadto powinniśmy zadbać o bezpieczeństwo wewnętrznej sieci kancelaryjnej. Dostęp do niej powinien być poprzedzony odpowiednim uwierzytelnieniem, tak by nie dostały się do niej osoby niepożądane.

Należy też pamiętać, by uprawnienia do wybranych zasobów nadawać jedynie osobom, którym te dane są niezbędne do pracy. Dodatkowo dostęp do danych powinien być na bieżąco sprawdzany i monitorowany. System powinien umożliwiać weryfikację użytkowników oraz wykonywanych przez nich działań.

2. Mobilność

Nowoczesna kancelaria z pewnością powinna być również mobilna. W zakres Twoich prac często wchodzą spotkania z klientem, rozprawy, wyjazdy służbowe czy delegacje.

Wszystko to sprawia, że nie wykonujesz swojej pracy jedynie w biurze.

Dlatego tak ważna jest mobilność. Pozwala ona na pracę “w drodze”, ciągły kontakt z współpracownikami czy klientem. Dzięki temu możesz lepiej wykorzystać czas pracy , a co za tym idzie zwiększyć swoją skuteczność i efektywność.

Aby „być mobilnym” warto się odpowiednio do tego przygotować. Sprzęt taki jak laptop, tablet czy smartfon nie budzi już w nikim zdziwienia - są to podstawowe narzędzia pracy. Połączenie z Internetem również nie sprawia dziś problemu.

Oprócz tego powinieneś również zadbać o oprogramowanie, które pozwoli Ci np. na rejestrację czasu pracy, sprawny obieg dokumentów czy zapisywanie ważnych informacji czy terminów. Dzięki takim rozwiązaniom w każdej chwili będziesz mieć dostęp do wszelkich niezbędnych informacji z jednego miejsca (czy urządzenia).

Taką innowacyjną kancelarię można przenieść niemal wszędzie.

3. Dobra organizacja pracy

W natłoku spraw, klientów i ich projektów ciężko czasem zapanować nad firmą. W wielu kancelariach panuje chaos utrudniający pracę. Pracownicy nie wiedzą czym mają się w danym momencie zająć, kto jest za co odpowiedzialny i na jakim etapie są dane sprawy.

Nowoczesna kancelaria powinna więc odpowiednio organizować pracę. Z pomocą przychodzą tutaj różne narzędzia dostępne na rynku m.in. WorkTime.

Takie rozwiązanie pozwoli Ci na sprawne zarządzanie kancelarią, zarówno od strony organizacyjnej, jak i komunikacyjnej. Możesz tworzyć zadania, delegować je innym, ustalać priorytety, dodawać terminy do kalendarza oraz komunikować się przez wewnętrzny czat. Masz też podgląd na obłożenie pracowników i na to, co dzieje się w danej chwili w firmie.

Odpowiednie zarządzanie kancelarią i dobra organizacja pracy pomagają w zwiększaniu efektywności i optymalizacji czasu. Nie tracisz wtedy czasu na zbędne “poszukiwania” i możesz go wykorzystać w lepszy sposób.

4. Sprawny obieg dokumentów

Inną bardzo ważną cechą, którą powinna się charakteryzować nowoczesna kancelaria jest sprawny obieg dokumentów. Przez kancelarie prawne przewija się szereg dokumentacji, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

W procedurze obiegowej bierze udział wielu pracowników, najpierw trafiają one do sekretariatu, następnie po zarejestrowaniu ich powinny trafić do osób zajmujących się daną sprawą. Innowacyjna kancelaria powinna stworzyć swój własny wewnętrzny system, który pozwoli jej nad tym zapanować.

Obecnie na rynku dostępne są narzędzia wspomagające obieg dokumentów. Znacząco usprawniają one cały proces, zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa, pozwalają uporządkować całą dokumentację i zaoszczędzić czas poprzez łatwy dostęp z dowolnego miejsca. Ma to też duże znaczenie przy zbiorach archiwalnych, gdzie odszukanie dokumentu sprzed kilku lat nie stanowi żadnego problemu. Minimalizuje również ryzyko ich zaginięcia.

Nowoczesna kancelaria powinna więc zadbać o odpowiednie zorganizowanie procesu obiegu dokumentów i skorzystać z dostępnych na rynku rozwiązań, znacznie ułatwiających pracę. Przełoży się to z pewnością na zwiększenie produktywności i efektywności pracowników, a co za tym idzie – zwiększenie zysków w firmie.

5. Jasny system rozliczeń z klientami

Nowoczesna kancelaria powinna być przede wszystkim przyjazna dla klienta. To w końcu dzięki niemu może w ogóle funkcjonować. Dlatego tak ważne jest, by dostosowywać procedury do jego potrzeb i być elastycznym.

Jasny i przejrzysty system rozliczeń to podstawa udanej współpracy. Kancelaria powinna mieć w swojej ofercie możliwość skorzystania z różnych systemów rozliczeń m.in. system rozliczeń godzinowych, system wynagrodzenia ryczałtowego, a także ryczałtowo – godzinowego.

W kancelariach prawnych stawki są zazwyczaj uzależnione od stanowiska i doświadczenia danego pracownika. Jako kancelaria powinniśmy jasno poinformować o tym klienta. Dobrym rozwiązaniem jest dołączanie do faktur raportów, które jasno wykażą klientowi czas rozliczony.

Takie opcje oferuje WorkTime, który pozwala na rejestrowanie czasu poświęconego na dane prace i rozmowy telefoniczne, co jest niezwykle ważne przy rozliczeniach godzinowych i ryczałtowych. Oferuje również rozliczanie czasu pracy i generowanie raportów, zarówno od strony kosztowej, jak i przychodowej.

Dzięki temu możemy w każdej chwili przedstawić w czytelny sposób wszelkie niezbędne informacje związane ze stawkami, kosztami i przepracowanymi godzinami. Takimi rozwiązaniami budujesz zaufanie swoich klientów i umacniasz biznesowe relacje z nimi.

Podsumowanie

Jak widać, nowoczesna kancelaria powinna przede wszystkim dostosowywać się do rosnących potrzeb klientów oraz zmieniającego się rynku usług. Ciągłe zmiany prawne i proceduralne powodują, że nie można się zatrzymać w miejscu, trzeba iść z duchem czasu, by nie zostać daleko za konkurencją. Dziś nowe technologie odgrywają ogromną rolę, warto więc zastanowić się, z jakich narzędzi skorzystać, by znacząco usprawnić pracę i zarządzanie firmą.

Odpowiednia strategia pozwoli zoptymalizować procesy zachodzące w firmie, wyeliminować nierentowne działania. Pozwoli również zdobyć zaufanie klientów, co będzie miało pozytywny wpływ na wizerunek firmy i świadomość marki. W efekcie pozwoli nam to na zwiększenie zysków. 

Jakie cechy, Waszym zdaniem, powinna jeszcze posiadać nowoczesna kancelaria?**