WDROŻENIE
Przejście na WorkTime Expert nie oznacza chaosu
Zmiana na nowy system może budzić obawy, szczególnie gdy nie wiadomo, jak będzie wyglądał cały proces i od czego zacząć.
Wdrożenie zaczyna się od sprawdzenia, czy WorkTime Expert pasuje do Twojej organizacji
Zanim rozpoczniesz testy, umawiamy spotkanie online. Opowiadasz nam o swojej firmie, strukturze zespołu, modelach rozliczeń i najważniejszych problemach, które chcesz rozwiązać.
Następnie pokazujemy WorkTime Expert na koncie z przykładowymi danymi. Dzięki temu możesz zobaczyć, jak system działa w praktyce: od rejestrowania czasu, przez rozliczenia i raporty, po fakturowanie, analitykę i zarządzanie zespołem.
W spotkaniu uczestniczy z naszej strony ekspert ds. wdrożenia programu. Po stronie Twojej organizacji mogą uczestniczyć wszystkie osoby, które powinny ocenić system - najczęściej są to właściciele, wspólnicy, managerowie, administracja lub osoby odpowiedzialne za rozliczenia.
Czas na testy
Po spotkaniu możesz rozpocząć 14-dniowy bezpłatny okres próbny.
W ramach testów otrzymujesz pełnoprawny system z dostępem do wszystkich funkcji. Możesz dodać pracowników, wprowadzać własne dane, rejestrować prace, sprawdzać raporty i testować rozliczenia.
Jedynym ograniczeniem jest czas trwania bezpłatnego dostępu oraz integracja z testowym środowiskiem KSeF zamiast środowiskiem produkcyjnym.
Start pracy z systemem zajmuje około 15 minut
Testy rozpoczynamy od krótkiego spotkania, podczas którego wspólnie zakładamy konto i wykonujemy podstawową konfigurację. WorkTime Expert nie wymaga długiego przygotowania, aby rozpocząć codzienną pracę. Na początku wystarczy absolutne minimum: użytkownicy, klienci, projekty i podstawowe ustawienia. Bardziej zaawansowane elementy, takie jak modele rozliczeń, raporty, fakturowanie czy analityki, można skonfigurować później.
Nie musisz wdrażać systemu technicznie
WorkTime Expert działa w przeglądarce oraz w aplikacji mobilnej. Nie trzeba instalować programu na serwerze, organizować infrastruktury technicznej ani angażować działu IT w klasyczne wdrożenie systemu. Po utworzeniu konta użytkownicy mogą rozpocząć pracę.
Możemy zaimportować dane z dotychczasowego systemu
Jeżeli korzystasz już z innego programu, arkuszy lub własnej bazy danych, możemy pomóc w przeniesieniu informacji do WorkTime Expert - nie tylko klientów, projektów i pracowników, ale także historycznych czynności oraz faktur.
Dzięki temu po uruchomieniu system nie jest pusty. Od pierwszego dnia możesz pracować na danych, które pokazują historię obsługi klientów i rozliczeń, tak jakby WorkTime Expert był używany w organizacji od lat.
Pracownicy mogą zacząć korzystać z systemu bez długich szkoleń
WorkTime Expert jest projektowany tak, aby codzienna rejestracja czasu była prosta dla pracowników. Udostępniamy również gotowe szkolenie dla użytkowników, które możesz przekazać zespołowi.
Dzięki temu osoby rejestrujące czas pracy mogą szybko nauczyć się podstaw: jak dodać pracę, jak korzystać ze stopera, jak przypisać pracę do klienta i projektu oraz jak pracować z zadaniami.
Formalności są ograniczone do minimum
WorkTime Expert działa w modelu subskrypcyjnym, bez konieczności podpisywania osobnej umowy wdrożeniowej. Korzystanie z systemu odbywa się na podstawie [Regulaminu aplikacji] oraz [Polityki prywatności].
Nie wiążemy użytkowników długimi zobowiązaniami. Możesz opłacić wybrany okres abonamentowy, a jeśli po jego zakończeniu nie chcesz dalej korzystać z systemu, wystarczy nie opłacać kolejnego okresu.
Płatności i faktury działają automatycznie
Za abonament możesz zapłacić kartą płatniczą, szybkim przelewem albo przelewem tradycyjnym.
System abonamentowy jest zautomatyzowany, a płatności obsługuje uznany operator Tpay. Po zaksięgowaniu płatności faktura jest wystawiana automatycznie na dane podane przez użytkownika, wysyłana do KSeF oraz przekazywana na wskazany adres e-mail.
Jak wygląda proces wdrożenia krok po kroku
- Rozmowa o Twojej organizacji
Poznajemy sposób pracy firmy, modele rozliczeń, strukturę zespołu i najważniejsze potrzeby. - Prezentacja na przykładowych danych
Pokazujemy, jak WorkTime Expert odpowiada na konkretne problemy Twojej organizacji. - Uruchomienie 14-dniowego testu
Zakładamy konto testowe z dostępem do wszystkich funkcji systemu. - Podstawowa konfiguracja
Wspólnie ustawiamy najważniejsze elementy potrzebne do rozpoczęcia pracy. - Start rejestrowania czasu
Pracownicy mogą rozpocząć pracę w systemie bez czekania na pełną konfigurację rozliczeń. - Rozszerzenie konfiguracji
Na kolejnych spotkaniach możemy skonfigurować modele rozliczeń, raporty, fakturowanie, analityki, uprawnienia i inne moduły. - Import danych
Jeżeli potrzebujesz przenieść dane z dotychczasowego systemu, możemy przygotować import. - Codzienna praca i rozwój wykorzystania systemu
Po wdrożeniu możesz korzystać ze wsparcia naszego zespołu, materiałów szkoleniowych i konsultacji.
FAQ - najczęściej zadawane pytania
Czy musimy od razu skonfigurować wszystkie modele rozliczeń?
Nie. Możecie zacząć od rejestrowania czasu pracy, a modele rozliczeń skonfigurować później. To ważne szczególnie wtedy, gdy organizacja chce szybko rozpocząć pracę w systemie i stopniowo dopracować bardziej zaawansowane ustawienia.
Czy test obejmuje wszystkie funkcje?
Tak. W okresie próbnym otrzymujesz pełnoprawny system z dostępem do wszystkich funkcji. Ograniczeniem jest czas trwania testu oraz integracja z testowym środowiskiem KSeF.
Czy możemy dodać wszystkich pracowników podczas testu?
Tak. Podczas testów możesz dodać pracowników i sprawdzić system na realnym sposobie pracy zespołu.
Czy WorkTime Expert wymaga instalacji?
Nie. System działa w przeglądarce oraz aplikacji mobilnej. Nie wymaga instalacji na serwerze ani technicznego wdrożenia po stronie organizacji.
Czy możemy przenieść dane z poprzedniego systemu?
Tak. Możemy pomóc w imporcie danych, aby ograniczyć ręczne przepisywanie informacji i szybciej rozpocząć pracę.
Czy musimy podpisywać osobną umowę?
Nie. Korzystanie z WorkTime Expert odbywa się na podstawie regulaminu aplikacji i polityki prywatności.
Jak działa płatność za abonament?
Możesz opłacić abonament kartą, szybkim przelewem albo przelewem tradycyjnym. Po zaksięgowaniu płatności system automatycznie wystawia fakturę.