INTEGRACJE
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktury
WorkTime Expert opis integracji z KSeF.
Wymieniaj dane z systemem KSeF bezpiecznie i wygodnie
Zapanuj nad procesem i zyskaj kontrolę nad dokumentami wysyłanymi do KSeF.
Moduł integracji z KSeF
WorkTime Expert zapewnia pełną elastyczność w dostosowywaniu konfiguracji upraszczając i przyśpieszając proces obsługi faktur wysyłanych do KSeF.
Wymiana informacji z KSeF
Wysyłanie dokumentów sprzedażowych do KSeF, odbiór UPO i KSeF_ID
Odbiór dokumentów kosztowych z KSeF
Generowanie PDF z dokumentem w KSeF wraz z kodami QR i numerem KSeF_ID
Autoryzacja
Uwierzytelnienie i podpisywanie faktur oparte o certyfikaty osobiste z KSeF
Weryfikacja poprawności wgrywanych certyfikatów
Bezpieczne przechowywanie certyfikatów.
Pozostałe funkcjonalności
Konfiguracje uprawnień do KSeF
Poziomy uprawnień w zakresie wysyłania oraz akceptacji konfigurowane odrębnie dla wielu sprzedawców
Konfiguracje numeracji i nazw usług
Konfiguracja nazw usług przesyłanych do KSeF z możliwością indywidualnych ustawień dla klienta
Konfiguracja procesu wysyłania dokumentów do KSeF ustawiana za pomocą dedykowanej numeracji dokumentów
Konfiguracja obiegu dokumentów
Konfiguracja wewnętrznego obiegu dokumentów z procesem wielopoziomowej akceptacji
Listy dokumentów oczekujących z informacją o terminie wysłania
Listy dokumentów w KSeF z numerem KSeF i możliwościa pobrania pliku xml
Decyduj jakie informacje wysyłasz do KSeF
Zachowaj kontrolę nad bezpieczeństwem danych w obiegu skarbowym.
Oryginalne pozycje z faktury
Prześlij do KSeF fakturę z oryginalnymi opisami
Zgrupuj automatycznie
Skonfiguruj ustawienia i przypisz dla wybranej numeracji. Automatycznie zgrupuj wszystkie pozycje faktury i wyślij alternatywny opis do KSeF
Zgrupuj ręcznie
Użyj konfiguracji aby zachować oryginalne pozycje na fakturze a alternatywny opis wyślij do KSeF w postaci jednej linii z opisem np: "Prace zgodnie z umową z dnia ..."
Certyfikaty KSeF
Bezpieczne przechowywanie certyfikatów
- Uwierzytelnienie i podpisywanie faktur oparte o certyfikaty osobiste z KSeF
- Weryfikacja poprawności wgrywanych certyfikatów
- Bezpieczne przechowywanie certyfikatów.
Instalacja certyfikatu wymaga 2 plików i hasła:
Plik .crt – certyfikat imienny.
Plik .key – klucz prywatny potwierdzający uprawnienia wraz z hasłem.
Pliki moga zawierać dane typu: Uwierzytelnienie lub Offline
Moduł Certyfikaty posiada wbudowany mechanizm, który automatycznie sprawdza poprawność pary kluczy podczas ich dodawania.
Zachowaj pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów
WorkTime Expert wspiera sprawny obieg faktur wysyłanych do KSeF.
-
D – jak Draft
Czyli faktura robocza, którą możesz dowolnie edytować, dopóki nie zostanie zatwierdzona. -
A – Akceptacja
Faktura może przejść przez weryfikację merytoryczną lub decyzję właściciela. -
R – Ready
Czyli gotowe i można wysyłać. WorkTime podaje Ci informację, ile dni masz do "następnego dnia roboczego", w którym musisz wysłać fakturę.
- N – No KSEF - Faktura nie powinna zostać wysłana do KSeF.
Zaplanuj obieg faktur wysyłanych do KSeF
D - Draft - wielokrotne potwierdzenia - 2 poziomy akceptacji i 3 akcje
Utworzenie faktury w WorkTime powoduje umieszczenie dokumentu tylko na 1 liście:
- Faktury, noty, korekty.
Osoba, która wystawia faktury może nie posiadać uprawnień “do akceptacji”, ale może wysłać fakturę na listę “Do akceptacji”. Następnie druga osoba, która ma uprawnienia “do akceptacji” akceptuje fakturę i przesuwają na listę “Do wysyłki”. I na końcu trzecia osoba posiadająca uprawnienia “do wysyłki” wysyła fakturę do KSeF.
A - Akceptacja - 1 poziom akceptacji i 2 akcje
Utworzenie faktury w WorkTime powoduje umieszczenie dokumentu na 2 listach:
- Faktury, noty, korekty
- Do Akceptacji
R - Ready - bez akceptacji i 1 akcja
Utworzenie faktury w WorkTime powoduje umieszczenie dokumentu na 2 listach:
- Faktury, noty, korekty
- Do Wysłania
N - No KSeF - dla dokumentów, które nie umieszczamy w KSeF
Utworzenie faktury w WorkTime powoduje umieszczenie dokumentu na 1 liście
- Faktury, noty, korekty:
Nie ma możliwości wysłania dokumentu do KSeF
Odrębne widoki dla faktur wysyłanych do KSeF
Faktury, numery KSeF i UPO – wszystko jest w jednym miejscu, bez przełączania się między narzędziami. Status obiegu dokumentów, termin wysłania oraz faktury wysłane do KSeF.
Lista faktur Do akceptacji
W tym miejscu uprawniony użytkownik może zaakceptowąć fakturę oraz zaakceptować i bezpośrednio przesłać do KSeF
Lista faktur oczekujących na wysłanie do KSeF
Wszystkie niezbędne informacje na temat faktur które mają zostać wysłane do KSeF
- Wysyłka - informacja o terminie wysłania faktury
- Status KSeF - Komunikaty potwierdzające status wysyłania: "OK" lub kod błędu w przypadku probelmów z weryfikacją danych na fakturze. Uzytkownik może odczytać lub skopiować treść błędu.
Lista faktur wysłanych do KSeF
Wszystkie niezbędne informacje na temat faktur wysłanych do KSeF
- KSEF_ID - numer nadany przez KSeF
- UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru potwierdzające poprawne przyjęcie faktury
- Link do faktury w KSeF
Dodatkowo użytkownik ma możliwość pobrania pliku xml
Poznaj Work Time Expert i sprawdź jak może wspomóc pracę Twojego biznesu.
Integracja z KSeF - najczęściej zadawane pytania
Jakie certyfikaty są wymagane do integracji z KSeF?
Integracja opiera się na certyfikatach osobistych (osób fizycznych). Aby poprawnie uwierzytelnić system i podpisywać faktury, należy wgrać parę plików:
- Plik .crt – certyfikat imienny.
- Plik .key – klucz prywatny potwierdzający uprawnienia wraz z hasłem. System posiada wbudowany mechanizm, który automatycznie sprawdza poprawność pary kluczy podczas ich dodawania
Gdzie mogę sprawdzić status wysyłki i pobrać potwierdzenie UPO?
Pełne dane znajdują się w nowym widoku „Dokumenty KSeF”, która zawiera trzy zakładki:
- Do akceptacji oraz Do wysyłki – do zarządzania bieżącymi dokumentami.
- KSeF (Archiwum) – lista wszystkich dokumentów, które trafiły do systemu. Z tego poziomu można skopiować oficjalny numer KSeF, pobrać fakturę w formacie XML oraz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
Kto ma uprawnienia do obsługi KSeF?
Uprawnienia konfiguruje się w sekcji Uprawnienia / Grupy uprawnień, tworząc nową grupę (np. „Uprawnieni do KSeF”) i zaznaczając opcję KSeF. Następnie należy przypisać stworzoną grupę uprawnień w profilu pracownika
Jakie są dostępne modele obiegu faktur?
W WorkTime Expert można ustawić cztery statusy sterujące obiegiem faktur. Obiegi przypisać do numeracji dokumentów:
- D (Draft): Najdłuższa ścieżka – 2 poziomy akceptacji i 3 akcje.
- A (Akceptacja): Prosta akceptacja – 1 poziom i 2 akcje.
- R (Ready): Szybka ścieżka – bez akceptacji, 1 akcja (wysyłka).
- N (No KSeF): Dokumenty nieobjęte wysyłką do KSeF, trafiające tylko mailem do klienta
Kto może akceptować faktury przed wysyłką?
Dla każdego ze skonfigurowanych sprzedawców można wskazać konkretne osoby uprawnione do wysyłania oraz akceptacji. Jeżeli faktury wymagają akceptacji, należy włączyć suwak „Włącz akceptację przed wysłaniem”. Jeśli pole osób akceptujących pozostanie puste, faktury nie będą wymagały zatwierdzenia