Polityka Prywatności WorkTime

_{Rodo_1.1}

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych Usługobiorcy i, o ile takie dane zostaną Usługodawcy przekazane, Użytkowników przez Usługodawcę prowadzącego serwis znajdujący się na stronach internetowych w domenach należących do Usługodawcy zawierających słowo worktime (np.: worktime.pl, worktime.com.pl, worktime.lt, worktime.at, worktime.es, worktime.fr, worktime.si) zwane dalej strony worktime i świadczącego usługę dostępu do oprogramowania WorkTime w modelu SaaS zwanego dalej WorkTime. Jeżeli z treści dokumentu nie wynika nic innego, wyrażenia pisane w nim wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie WorkTime, dostępnym na stronach worktime.

Administratorem danych osobowych w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa jest Empresoft Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Armii Krajowej 19, 30 - 150 Kraków, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000523426, NIP: 6762479748, REGON: 12321061800000, kapitał zakładowy: w wysokości 1.300.000,00 zł. Kontakt z Administratorem jest możliwy za pomocą wiadomości e-mail wysłanej na adres dane.osobowe@worktime.pl

1. Gromadzenie danych osobowych

Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem serwisu i stron worktime i oprogramowania WorkTime są przekazywane Administratorowi bezpośrednio przez Usługobiorcę lub Użytkowników poprzez wypełnienie dostępnych online formularzy założenia Profilu, zapisywanie danych w ramach oprogramowania WorkTime, a także w trakcie kontaktu email lub telefonicznego.

Strony worktime można przeglądać anonimowo. Jednak z uwagi na specyfikę Usługi, korzystanie z WorkTime nie jest możliwe anonimowo (konieczne jest podanie prawdziwych danych osobowych). Podanie danych nieprawdziwych może uniemożliwić lub poważnie utrudnić korzystanie ze stron worktime, WorkTime i wszystkich ich funkcji.

Warunkiem zawarcia umowy na świadczenie Usługi jest podanie danych wymienionych w formularzu zakładania Profilu, a także akceptacja postanowień Regulaminu WorkTime i niniejszej Polityki Prywatności. Podanie danych oraz akceptacja Regulaminu WorkTime i Polityki Prywatności są dobrowolne, jednak ich brak uniemożliwia zawarcie umowy na świadczenie Usługi.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w zakresie odpowiedzi na zapytanie, o którym mowa w ust. 3.2, jest dobrowolna, jednak jej brak uniemożliwi Administratorowi udzielenie odpowiedzi na złożone zapytanie.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w zakresie świadczenia usługi newslettera lub do celów marketingu bezpośredniego jest dobrowolna, jednak jej brak uniemożliwi Administratorowi kontakt z Usługobiorcą w zakresie, w jakim zgoda została wyrażona.

2. Okres przechowywania danych

2.1 Dane osobowe przechowywane będą przez okres świadczenia Usługi, a także po zakończeniu współpracy, wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem, np. w celach dochodzenia roszczeń, analityki i statystyki.

2.2. W przypadku, w którym dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody udzielonej na realizację zapytania, o którym mowa w ust. 3.2, dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do przetworzenia zapytania i udzielenia na nie odpowiedzi oraz przez okres do 2 lat od dnia złożenia zapytania.

2.3. W przypadku, w którym dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody udzielonej na świadczenie usługi newslettera lub marketing bezpośredni Administratora, dane osobowe przechowywane będą do czasu wycofania zgody bądź wniesienia skutecznego sprzeciwu.

3. Cel i podstawa przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie na podstawie prawnej przewidzianej w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [dalej: „Rozporządzenie”].

Administrator może przetwarzać dane osobowe, co do zasady:

3.1. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym umożliwienia zawarcia umowy o świadczenie Usługi i świadczenia Usługi oraz umożliwienia Administratorowi komunikacji z Usługobiorcą i Użytkownikami w sprawach związanych z działalnością WorkTime (w szczególności takich jak informacje o zmianach Regulaminu, przewidywanych przerwach technicznych, wymiany korespondencji związanej z reklamacjami), na podstawie art. 6 ust. 1 pkt b) Rozporządzenia tj.: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

3.2. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to odrębną zgodę, jej dane osobowe mogą być przetwarzane na potrzeby udzielenia odpowiedzi na zapytanie dotyczące spraw wykraczających poza zakres wskazany w ust. 3.1 powyżej, na podstawie art. 6 ust. 1 pkt a) Rozporządzenia, tj.: której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

3.3. Jeżeli Usługobiorca wyrazi na to odrębną zgodę, jego adres poczty elektronicznej może być wykorzystywany przez Administratora także na potrzeby świadczenia usługi newslettera. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest zgoda wyrażona przez Usługobiorcę w myśl art. 6 ust. 1 pkt a) Rozporządzenia, tj.: której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

3.4. Jeżeli Usługobiorca wyrazi na to odrębną zgodę, jego dane osobowe mogą być przetwarzane także na potrzeby marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych Administratora. Podstawą przetwarzania w tym zakresie jest zgoda wyrażona przez Usługobiorcę w myśl art. 6 ust. 1 pkt a) Rozporządzenia, tj.: osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

3.5. Administrator może przetwarzać dane osobowe jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – art. 6 ust. 1 pkt c), np. w zakresie podatkowym.

3.6. Administrator może również przetwarzać dane osobowe w celach analitycznych i statystycznych. Podstawą przetwarzania w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 pkt f) Rozporządzenia, tj.: przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

3.7. Administrator będzie przetwarzać dane Usługobiorcy i Użytkowników także na potrzeby wyjaśnienia okoliczności niedozwolonego korzystania z WorkTime. Podstawą przetwarzania w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 pkt f) Rozporządzenia, tj.: przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

4. Informacje o odbiorcach danych osobowych lub kategoriach odbiorców

4.1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą być przekazywane organom państwa uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, na potrzeby prowadzonych przez nie postępowań.

4.2. Dane osobowe mogą być przekazywane również podmiotom współpracującym z Administratorem (np. podmiotom świadczącym usługi księgowe). Przekazanie danych odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i uprawnia te podmioty do korzystania wyłącznie w celach i w czasie wskazanym przez Administratora.

4.3. Administrator w żadnym wypadku nie odsprzedaje danych osobowych Klientów podmiotom trzecim na potrzeby prowadzenia przez te podmioty ich działań marketingowych.

5. Uprawnienia osoby której dane dotyczą

5.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

5.2. W przypadku przetwarzania przez Administratora danych osobowych na podstawie zgody, osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

5.3. W przypadku przetwarzania przez Administratora danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, zgodnie z pkt. 3.5 niniejszej Polityki Prywatności, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.

5.4. W przypadku przetwarzania danych osobowych opartego na podstawie art. 6 ust 1 lit. f, w tym profilowania, osoba której dane dotyczą z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych.

5.5. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do przenoszenia danych osobowych, przez co należy rozumieć prawo do otrzymania od Administratora danych osobowych i ich przesłania innemu administratorowi.

5.6. Uprawnienia o których mowa w pkt. 5.1 - 5.5 powyżej, można zrealizować przez kontakt z Administratorem (w tym w szczególności przesłanie e-maila na adres: dane.osobowe@worktime.pl) lub przez samodzielne dokonanie zmian danych w ramach narzędzi informatycznych dostępnych za pośrednictwem stronworktime lub WorkTime (o ile takie narzędzia będą dostępne).

6. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Usługobiorca oraz Użytkownicy mają prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim Unii Europejskiej miejsca swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia, jeżeli sądzą, że przetwarzanie dotyczące ich danych osobowych narusza Rozporządzenie.

7. Pliki cookies

7.1 Administrator informuje, że podczas korzystania ze stron internetowych Administratora, jak i WorkTime, w urządzeniu Usługobiorcy i Użytkowników mogą być instalowane krótkie dane informatyczne (tzw. „pliki cookies" lub inne pliki analityczne) przez Administratora i Podmioty Zaufane

Podmioty Zaufane: Albacross Nordic AB, Facebook Inc, Google LLC, Heap INC, Yandex

7.2. Poprzez pliki cookies należy rozumieć dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, przechowywane w urządzeniach końcowych Usługobiorcy i Użytkowników przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Usługobiorcy i Użytkowników i odpowiednio wyświetlić stronę internetową dostosowaną do ich indywidualnych preferencji. Pliki cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

7.3. Pliki cookies używane są w celu dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji Usługobiorcy i Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych. Używane są również w celu tworzenia anonimowych, zagregowanych statystyk, które pomagają zrozumieć w jaki sposób Usługobiorca i Użytkownicy korzystają ze stron internetowych co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości, z wyłączeniem personalnej identyfikacji Usługobiorcy i Użytkowników.

7.4 Korzystając ze strony internetowej Administratora, Usługobiorca i Użytkownicy wyrażają zgodę na instalowanie plików cookies, ich przechowywanie w ich urządzeniu końcowym oraz uzyskiwanie dostępu do nich. Mogą oni w każdej chwili określić warunki przechowywania lub uzyskiwania dostępu do cookies w tym wyłączyć opcję przyjmowania plików cookies poprzez zmianę ustawień oprogramowania służącego do przeglądania stron internetowych, w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym przesłaniu na urządzenie końcowe. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

7.5 Ograniczenie stosowania plików cookies, może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach worktime jak i dostępne w ramach WorkTime.

8. Zabezpieczenie danych

8.1. Administrator dokłada wszelkich starań, aby chronić przekazane mu dane osobowe Usługobiorców i Użytkowników.

8.2. Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, gwarantujące bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych oraz przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem.

8.3. Komunikacja pomiędzy urządzeniem Usługobiorcy lub Użytkowników a serwerem Administratora podczas przetwarzania danych osobowych jest zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL.

8.5 Dla potrzeb działania WorkTime w trybie offline i przechowywane na urządzeniach Usługobiorcy są szyfrowane silnym algorytmem AES256.

8.4. Do danych osobowych przetwarzanych przez Administratora mają dostęp wyłącznie nieliczne osoby posiadające upoważnienie do przetwarzania danych i zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Pozostali pracownicy Administratora którzy obsługują WorkTime od strony technicznej pracują na danych zanonimizowanych.