Wiedza

Czas Twoich prac może być rejestrowany na 4 sposoby do wyboru:

• na kalendarzu prac
• przez prosty formularz dodawania pracy
• w tabeli z pracami

Ciekawą możliwością jest ewidencja czasu pracy przy pomocy zadań i terminów w kalendarzu.
Jednym kliknięciem zamieniasz termin w kalendarzu w zarejestrowaną pracę zachowując przy tym dane: spotkanie zaplanowane na 1 godzinę, ale przedłużyło się i zarejestrowany czas pracy wynosi 1,5 godziny.

Umowy z klientami mogą zawierać różne rodzaje rozliczeń:

• stawki godzinowe czyli wynagrodzenie za godzinę pracy. Różne dla różnych klientów lub ich projektów / spraw / zleceń. Może być też zależne od stanowiska lub inne dla różnych pracowników i dodatkowo może zawierać minimalną jednostkę - np. każde rozpoczęte 15 minut.
• wynagrodzenie za projekt (sprawę/zlecenie) zwane "fixed fee". To ustalone z góry wynagrodzenie, które może dodatkowo zawierać limit godzin. Po przekroczeniu limitu godzin mogą być stosowane inne stawki.
• stałe miesięczne wynagrodzenie za stałą obsługę czyli ryczałt miesięczny. Taki model rozliczenia może również zawierać limit godzin, a nie wykorzystane godziny mogą przechodzić na następne okresy. Okresy mogą być też kwartalne lub dwu-miesięczne.
• limit wynagrodzenia zwany cap. To rodzaj umowy w której wynagrodzenie obliczane jest wg stawek godzinowych, ale dodatkowo określamy maksymalny górny limit wynagrodzenia. Tu również limit może być na cały projekt lub na prace wykonywane w ciągu miesiąca lub kwartału.
• "sucess fee" to dodatkowe wynagrodzenie za pozytywny efekt. Przykładem jest % od uzyskanego odszkodowania
• stawki godzinowe progowe (progresywne). Stosujemy je wtedy gdy umowa z klientem przewiduje, że stawka godzinowa zmienia się w miarę przepracowanych godzin. Np. pierwsze 20 godzin po wyższej stawce, następnie 20 do 40 godzin po innej stawce i ponad 40 godzin po niższej stawce.
• rozliczenia "za sztukę" to specjalne modele rozliczeń używane głównie w biurach rachunkowych. Dobrym przykładem jest rozliczenie za liczbę zaksięgowanych dokumentów czy też liczbę pracowników w usługach kadrowo-płacowych.

WorkTime Expert automatycznie sprawdzi i powiadomi Cię o przekroczeniu czasu lub kosztu realizacji zlecenia.
Możesz ustawić alerty zależne od:

• czasu pracy, np.: poinformuj mnie gdy czas pracy przekroczy 20 godzin,
• kosztu pracy: np.: prześlij powiadomienie gdy wyliczony koszt pracy 3.000
• przychodu: prześlij informację do osób zajmujących się fakturowaniem, że wyliczony przychód przekroczył 5.000 i można wystawić fakturę

Alerty można ustawiać w różnych miejscach WorkTime Expert:

• dla wszystkich prac Klienta
• tylko w wybranym projekcie/zleceniu/sprawie
• do przekroczonego limitu czasu w ryczałtach okresowych i wynagrodzeniach za projekt/sprawę
• gdy zbliżasz się do limitu wynagrodzenia (cap`u)

Powiadomienia mogą być wysyłane do różnych osób w tym do managerów projektów czy też kierowników zespołów.
Alerty mogą być ustawiane również na "mniej niż" - np. powiadom mnie gdy 25-tego danego miesiąca nie będzie zarejestrowanych 10-ciu godzin pracy.
Powiadomienia pokazywane są w systemie WorkTime Expert i przesyłane w wiadomościach e-mail.